Comment dématérialiser ses processus métier ?
La dématérialisation est devenue quasiment incontournable dans le contexte actuel de transformation digitale et son enjeu principal réside au niveau des processus métier. Pour ce faire, il existe différents outils permettant de dématérialiser ces processus entraînant la dématérialisation globale de l’entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation des processus métier ?
Les processus métier d’une entreprise concerne, comme son nom l’indique, les métiers de l’entreprise tels que les Ressources Humaines, la comptabilité, la communication et le marketing ou encore le département des finances. Chaque métier a ses particularités, ses documents spécifiques et répond à une organisation réfléchie. L’objectif de la dématérialisation des processus métier est tout simplement de fluidifier et rationaliser l’ensemble des tâches à accomplir. Par dématérialisation, il faut entendre la numérisation des documents, l’automatisation éventuelle de certains processus mais surtout le stockage des données via une plateforme numérique.
Les différents types de processus métier
- Les processus opérationnels : il s’agit des processus liés à la vente, au marketing ou encore à la production. L’objectif des processus opérationnels est d’atteindre la satisfaction du client tout en optimisant les coûts. A titre d’exemple, il peut s’agir d’un processus de livraison ou de recherche et développement d’un produit.
- Les processus de management : les processus de management, également appelés processus de pilotage ou de direction, concernent la gestion et la stratégie globale de l’organisation. Il s’agit de processus de planification, de gestion des ressources ou encore de pilotage d’activités.
- Les processus de support : les processus de support ou de soutien “supervisent” en quelque sorte le bon fonctionnement des autres processus. Leur rôle étant de mettre à disposition les ressources et moyens nécessaires au bon déroulement des actions mises en œuvre. Parmi ces processus, on retrouve la gestion des Ressources Humaines ou encore la gestion du SI (système d’information).
Comment dématérialiser les processus métier avec la GED ?
Dématérialiser ses processus implique l’utilisation d’outils spécifiques pour une solution de dématérialisation pérenne et efficace. Le déploiement d’une GED (Gestion Electronique de Documents) permet de répondre en tout point aux enjeux de dématérialisation des processus métier.
La mise en place d’une GED
Une solution de gestion électronique de documents n’a pas uniquement vocation à “stocker” informatiquement l’ensemble des documents d’une entreprise. Son champ d’action est bien plus large et elle permet de rationaliser toute l’organisation, et ce de façon transversale. En effet, la GED couvre tous les métiers d’une entreprise et centralise donc au même endroit l’intégralité des données facilitant leur partage et leur diffusion aux différents intervenants.
La GED prend en charge le cycle de vie des documents (création, acquisition, versement, indexation, recherche, partage etc.) mais également des fonctionnalités liées aux documents (modification , gestion de droits d’accès, envoi, validation etc.). Dans le cas des processus métier, la GED peut gérer automatiquement les documents de chaque métier en s’intégrant aux autres outils éventuels de l’entreprise (SIRH etc.)
Conclusion
Une GED ne se résume pas uniquement à la gestion documentaire, elle figure parmi les outils essentiels de la dématérialisation et a vocation à transformer profondément l’organisation des entreprises en rationalisant les processus.
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