Pourquoi dématérialiser et automatiser la gestion des flux documentaires ?

Les flux documentaires représentent un volume important de données à gérer au sein d’une entreprise. Qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants, une gestion maîtrisée du flux documentaire est essentielle au bon fonctionnement d’une organisation. C’est pourquoi la dématérialisation et l’automatisation des documents via des outils et logiciels spécialisés offrent une solution de gestion adaptée. C’est tout l’enjeu de la mise en place d’une GED au sein d’une organisation.

Qu’est-ce qu’un flux documentaire ?

Chaque entreprise dispose au sein de son organisation d’une multitude de documents. Ces différents documents composent la matière d’un grand nombre de processus d’entreprise. Une bonne gestion des flux documentaires garantit la fluidité des relations avec les acteurs externes; au niveau interne elle permet de faciliter les échanges entre les différents services.

Les différents types de document

Une entreprise dispose donc d’un grand nombre de documents différents à manipuler au cœur de son organisation dont il existe plusieurs types :

• Les flux entrants : Ce type de flux documentaire recouvre l’ensemble des documents reçus par l’entreprise. Il peut s’agir de documents physiques ou numériques. Ils proviennent de différents partenaires (selon la taille de l’organisation). Le courrier entrant peut concerner les factures de fournisseurs, les bons de commandes, les factures client etc. Les documents entrants sont majoritaires au sein du flux global.
• Les flux sortants : Les flux sortants quant à eux concernent tous les documents émis par l’entreprise vers les acteurs extérieurs.
• Les flux circulants : Ce sont les flux de documents qui circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces documents peuvent être entrants ou sortants, leurs parcours s’effectuent dans les différents services de l’entreprise comme le service financier, le service client, le service comptable etc.
• Les flux dormants : Il s’agit de documents qui ne “servent” plus, c’est-à-dire qu’ils ne sont plus actifs dans le flux documentaire de l’entreprise. Néanmoins, les réglementations légales soumettent les entreprises à conserver et archiver certains documents. C’est pourquoi on les qualifie de flux “dormant”.

La dématérialisation des flux documentaires

Compte tenu du nombre important de documents que doit gérer une entreprise relativement aux services et fonctions qu’elle propose, il est nécessaire de structurer la gestion des flux documentaires. La dématérialisation et l’automatisation des flux constituent des solutions avantageuses pour les entreprises.

Quels sont les avantages liés à la dématérialisation ?

Dans le cadre de la transformation digitale qui s’effectue actuellement dans la plupart des entreprises, la dématérialisation des documents, c’est-à-dire la conversion de documents papiers physiques en version numérique, se démocratise largement.

La numérisation des documents permet :

• Gain de temps : Facilité à retrouver, classer et ranger les documents. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur les tâches à réelle valeur ajoutée.
• Gain de place : La dématérialisation libère les espaces de stockage physiques.
• Traçabilité : Les documents sont tracés et enregistrés, ce qui diminue considérablement les risques de perte par exemple.
• Réduction des coûts : La diminution des dépenses liées à l’impression et aux espaces de stockage permettent de réaliser des économies mais également de réduire les déchets.
• Sécurité : Les documents sont sécurisés en cas de fraude.

Quelles sont les solutions de gestion et d’automatisation ?

Il existe différents outils et logiciels de gestion pour maîtriser les flux de documents.

Une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) s’appuie sur des logiciels de gestion pour traiter les documents. Il s’agit de les regrouper et les centraliser dans un répertoire numérique central. Ainsi, l’ensemble du flux documentaire est rationalisé, sécurisé et maîtrisé. En effet, un logiciel de GED permet l’indexation, l’interopérabilité, le classement et le partage des différents documents (factures, bulletins de paie, commandes, achats etc.).

D’autre part, adopter une solution logicielle de gestion documentaire permet d’automatiser différentes tâches dont le classement des documents. De plus, l’automatisation offre un gain de temps non négligeable dans le processus de traitement des documents. En effet, lorsqu’un document papier devait passer entre les mains de plusieurs services, l’automatisation des processus peut prendre en charge (plus ou moins partiellement) la tâche à accomplir. Cela libère les collaborateurs de l’ensemble des tâches fastidieuses et chronophages.

Le recours à l’automatisation des flux documentaires a donc pour conséquence majeure l‘augmentation de la productivité.

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