La GED est l’outil central autour duquel se développe l’architecture des données d’une organisation.

Gestion Électronique des documents : définition

La Gestion Électronique des Documents (ou GED) est une solution logicielle visant à rationaliser et à maîtriser l’environnement documentaire d’une entreprise, regroupant les documents vivants et les archives courantes qui sont classés dans un répertoire numérique central unique.

Elle permet de simplifier, d’uniformiser et d’optimiser la gestion et l’exploitation de l’ensemble des flux documentaires électroniques et papiers d’une organisation ainsi que leurs données associées, issus de diverses sources qui ne sont pas toujours conçues pour communiquer entre elles : mails, applications métier, portails collaboratifs.

Principales fonctionnalités d’un système de GED

Les principales fonctionnalités d’un système de GED sont :

• L’automatisation du classement
• L’indexation
• La recherche
• La centralisation
• Le partage
• La flexibilité
• L’interopérabilité

Applications d’un système de GED

Le déploiement d’une GED a pour but de faciliter les tâches récurrentes de traitement des datas et de répondre aux besoins de chaque métier, par exemple en termes de nombre de documents versés, d’accessibilité étendue à tous les collaborateurs ou de connexions simultanées sur un même document. La recherche dans un document est simplifiée grâce à un système d’indexation.

La GED s’intègre à l’écosystème digital global d’une structure et se fonde sur le principe de la transversalité entre les services, entre les collaborateurs, entre l’entreprise et ses clients, dans une démarche de dématérialisation numérique à grande échelle.

Sigles liés à la GED

D’autres sigles sont associés à la Gestion Électronique des Documents (ou GED) et sont parfois employés à sa place :

– EDM (Electronic Document Management) et DMS (Document Management System) sont ses équivalents anglophones.

– GEIDE (Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise) est une variante peu utilisée et renvoie essentiellement à la dématérialisation du contenu d’un document grâce aux échanges électroniques.

Lire aussi :

• Qu’est-ce que la GED ?
• GED : interopérabilité des outils et des données
• L’interopérabilité de la GED : une fonctionnalité indispensable
• Quels sont les logiciels de GED ?
• GED : une bonne indexation pour faciliter la recherche
• GED : le stockage des données / documents
• GED : Les modalités de diffusion des documents électroniques
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Crédit image à la Une Mike Piechota  – Dribble