Quels sont les logiciels de GED ?

Logiciel GED

Un logiciel de Gestion Electronique de Documents regroupe l’ensemble des fonctionnalités de la gestion documentaire au sein d’un même outil.

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Les types de logiciels de GED

Il existe principalement deux types de logiciels de GED, à choisir en fonction de la taille de la structure de son organisation (la quantité de données), de son budget mais aussi de ses objectifs à atteindre.

Logiciel en SAAS

Ce type de logiciel de GED concerne principalement des structures modestes. Un logiciel en SAAS (Software as a service ou, en français, logiciel en tant que service) est accessible en ligne, le fournisseur tiers hébergeant les données sur le Cloud, sur le principe du Cloud Computing. Cette solution ne nécessite pas l’achat de licence et se paye via un abonnement, ce qui permet de réaliser des économies.

Logiciel en SAAS intégré au SI (système d’information)

Ce choix de logiciel est préférable pour les structures plus importantes. Elle repose sur le même principe qu’un logiciel en SAAS, à la différence que celui-ci est intégré au système d’information. A titre d’exemple, c’est le cas de la GED QI.Les principales fonctionnalités d’un logiciel de GED.

Acquisition des documents numérisés et récupération des documents nativement électroniques
Indexation automatique
Recherche en texte intégral
Facilité de consultation
Interface web
Sauvegarde des documents

Comment choisir un logiciel de GED adapté à ses besoins ?

Le choix du bon logiciel de GED adapté à ses besoins repose sur différents critères, à commencer par le contrôle de la sécurité (veiller à la confidentialité des données conformément à l’attribution des règles de droits de gestion) et la bonne utilisation des métadonnées pour fluidifier la recherche des documents notamment. Le choix d’un logiciel flexible est également essentiel pour s’adapter à l’infrastructure existante.

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