La sécurité des données avec la GED
Stocker ses documents dans une GED (Gestion Electronique de Documents) implique la dématérialisation de l’ensemble des données d’une entreprise. La sécurité et la sauvegarde des données devient alors un enjeu crucial.
Comment assurer la sécurité de ses données grâce à la GED ?
Une solution de GED est un logiciel de gestion documentaire permettant de regrouper et stocker tous les documents d’une entreprise dans un outil unique. La solution prend en charge l’intégralité du cycle des vie des documents, quelle que soit leur nature. La GED favorise ainsi le partage et la diffusion des données entre les collaborateurs. C’est pourquoi la question de la sécurité des données numériques est au premier plan d’un projet de GED.
Quels sont les risques à éviter ?
- Le piratage informatique : une entreprise peut être l’objet d’une cyberattaque via le déploiement de logiciels malveillants, de virus ou d’attaques par phishing afin d’accéder aux données sensibles de l’entreprise.
- Les erreurs des utilisateurs : une erreur de manipulation de la part d’un utilisateur peut entraîner le partage ou la destruction involontaire d’un document.
- Un dysfonctionnement informatique : une panne matérielle ou de réseau est susceptible de provoquer la perte des données en cas de sauvegarde négligée.
Comment la GED garantit-elle la sécurité des données ?
- Le contrôle d’accès et la gestion des autorisations : La GED permet un contrôle d’accès strict, garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. La configuration précise des autorisations est cruciale pour maintenir la sécurité des données.
- Les audits et suivis d’activités : La mise en place d’une GED permet d’obtenir des traces d’audit détaillées, permettant de suivre les activités des utilisateurs en temps réel. Cette surveillance constante est un élément clé de la sécurité des données.
- Mises à jour régulières et sauvegardes : Le maintien de la sécurité des données nécessite des mises à jour régulières des systèmes de GED. Elle garantit également des sauvegardes régulières des données, réduisant les risques de perte définitive en cas d’incident. Les processus efficaces de récupération des données sont également essentiels.
- Le chiffrement des documents : Le chiffrement consiste à transformer les données en un code illisible, sauf pour ceux qui possèdent la clé de déchiffrement. Dans le cadre de la GED, cela signifie que les documents stockés sont codés de manière à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent les déchiffrer.
- Gestion des versions: La GED permet de gérer efficacement les différentes versions des documents. En cas de modification non autorisée ou de corruption des données, il est possible de revenir à une version antérieure intacte, garantissant ainsi l’intégrité des informations.
- Journalisation des activités: La GED enregistre et journalise toutes les activités liées aux documents, telles que les modifications, les consultations et les téléchargements. Cela permet de tracer l’historique des actions effectuées sur les données, ce qui facilite la détection et la résolution des incidents de sécurité.
La GED au service de la conformité au RGPD
Le règlement européen sur la protection des données (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018 a pour objectif de renforcer et garantir la protection des données personnelles. Le RGPD concerne toutes les organisations (publiques et privées) traitant des données personnelles.
Mettre en place une solution de GED sécurisée pour gérer ses documents d’entreprise permet de faciliter le respect des principes et obligations du RGPD (transparence, finalité limitée, données minimales, exactitudes des données, durée de conservation limitée, confidentialité et intégrité, responsabilité). En effet, la mise en place d’une GED est un véritable atout pour la conformité : elle permet de stocker les documents à un seul et même endroit, de les classer, de tracer les actions permettant de dresser un inventaire des données. Ainsi, un logiciel de GED peut être configuré de façon à respecter l’ensemble des obligations énoncées.
Par ailleurs, la mise en place d’un SAE à valeur probante pour archiver les documents permet également de répondre à la conformité RGPD.
Conclusion
La dématérialisation des données d’entreprise est désormais incontournable. Les données sensibles et confidentielles nécessitent d’être stockées en lieu sûr. C’est pourquoi le recours à une solution de GED permet de répondre à cette problématique tout en restant en conformité avec les obligations légales.
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