COPIE CERTIFIÉE FIDÈLE
Donnez à vos fichiers numériques la même valeur légale que vos originaux papiers
Les bénéfices de la copie certifiée fidèle
Simplifiez vos relations clients
Contrairement au papier, les données numériques sont accessibles à tout moment et se recherchent facilement.
Sécurisez vos données sensibles
Un fichier numérique certifié fidèle a la même valeur probante que l’original papier, sauf qu’il peut être stocké sur plusieurs sites. Vous renforcez la couverture de vos obligations de compliance.
Optimisez vos coûts
Le stockage numérique prend moins de place, est moins cher, et simplifie le fonctionnement de votre organisation.
La copie certifiée fidèle chez Puce & Plume
Tiers de confiance certifié NF544 par l’Afnor, vous avez la garantie que Puce & Plume répond aux exigences de la norme NF Z 42-026 pour produire de manière sécurisée des fichiers qui respectent la fidélité formelle et informationnelle à l’original :
- Le fichier numérique est scellé pour garantir son authenticité
- L’horodatage, les paramètres de création : toute la traçabilité du contexte de numérisation est encapsulée dans le fichier ;
- Une empreinte électronique est apposée pour prouver l’authenticité du fichier.
Nous pouvons livrer deux jeux d’exemplaires numériques :
- Un pour la sauvegarde, réputé fidèle à l’original à verser dans un SAE NF461 (en option)
- Un exemplaire de travail qui pourra être modifié et enrichi, destiné au partage au travers d’une solution de GED interopérable avec vos applicatifs métier (en option).
Données clés
Le nombre de pages que nous numérisons chaque jour avec des séries de 10 à 10 000 documents.
Le délai moyen de mise en place d’une chaîne certifiée fidèle.
Le volume résiduel de flux au format papier à faire converger dans le SI d’une organisation post-dématérialisation des processus.
Vous craignez de devoir toujours prouver que votre document est authentique en produisant sa version papier ?
La loi confère aux copies numériques certifiées fidèles par un tiers de confiance NF 544, la même valeur qu’à l’original papier (décret d’application du 5 décembre 2016 de la loi modifiant l’article 1379 du Code Civil sur le droit de la preuve). De facto, la charge de la preuve est renversée et vos fichiers numériques sont présumés conformes aux originaux.
Vous vous inquiétez de la pérennité de ce nouveau système de stockage dématérialisé pour vos archives ?
Nous pouvons verser vos documents numérisés dans un Système d’Archivage Électronique certifié NF 461 à valeur probante. Vous avez la garantie que tous vos fichiers demeurent exploitables dans le temps.
Les forces de notre solution
Performance et flexibilité
Nos chaînes de scan sont adaptées à tout type de besoin : haute cadence, numérisation à plat, page à page, délais de livraison à J, etc.
L’indexation fine : du document aux datas
Nous assurons l’indexation non seulement du document, mais aussi des données qui le composent de façon à les rendre plus interopérables.
Sécurisation de vos données sensibles
Il existe une quinzaine de prestataires de numérisation en France, mais nous sommes le seul expert à la fois habilité à dématérialiser des documents classés Trésor National au sens du Code du patrimoine et en même temps certifié tiers de confiance en numérisation certifiée fidèle (NF544).
« La numérisation certifiée fidèle de nos flux papiers avec la mise en place d’un SAE – NF 461 a contribué à sécuriser notre continuité d’exploitation en mode distanciel et à augmenter notre capacité de traitement, le tout dans un cadre légal. »
Notre accompagnement
De la copie fidèle à la copie fiable : la preuve durable
L’un de nos chefs de projets sera votre interlocuteur principal, expert en optimisation des flux de datas, il saura mobiliser nos consultants technico-fonctionnels et développeurs IT pour fluidifier vos workflows électroniques et améliorer le partage de l’information.
Nous vous accompagnons aussi dans la sécurisation de la valeur probante de vos copies numériques certifiées fidèles comme de vos flux nativement numériques en assurant leur intégration dans un Système d’Archivage Electronique à valeur probante certifié NF461 pour en garantir la durabilité.