Comment réussir un projet de GED ?
A l’ère de la transformation digitale, de nombreuses entreprises doivent s’adapter et trouver de nouvelles solutions de dématérialisation pour rester compétitives. Dans cette perspective, le recours à une solution de GED peut s’avérer nécessaire.
Pourquoi recourir à une solution de GED ?
La GED, ou Gestion Electronique de Documents est un système informatique permettant de regrouper toutes les données documentaires d’une entreprise (courriers, factures fournisseurs, notes de frais, factures clients, contrats de travail, bons de commande etc.). L’ensemble des données est stocké sur la solution de GED facilitant ainsi le partage et le traitement des informations à travers tous les services.
Dans le cadre d’une démarche de dématérialisation globale d’une entreprise, la mise en place d’une GED est souvent l’une des premières étapes. Elle permet l’optimisation de la gestion des documents via l’automatisation des tâches rébarbatives et chronophages. Les collaborateurs peuvent ainsi réinvestir leur temps vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En substance, la mise en place d’un projet de GED permet de réduire les coûts, simplifier le partage des données et ainsi augmenter la productivité.
Les étapes de la mise en place d’une GED
L’implémentation d’un système de GED au sein d’une entreprise nécessite le respect de certaines étapes clés pour mener à bien le projet.
1/ Définir les objectifs
Identifier les besoins et objectifs de l’entreprise constitue la première étape du déploiement d’une GED. En effet, il est essentiel de réfléchir en amont à tous les paramètres pour bénéficier de la meilleure solution. L’ensemble des acteurs doivent être impliqués dans l’élaboration du projet. Pour ce faire, il est possible de nommer une personne référente qui supervisera le déploiement de la GED.
2/ Effectuer un audit documentaire
Selon la taille des entreprises, le volume du flux documentaire est très variable. Dans le cas d’un volume important de documents, il est nécessaire d’effectuer un “audit documentaire” afin d’établir une sélection de documents éligibles au stockage dans une GED. Il s’agit alors d’analyser le flux documentaire :
- En cartographiant l’ensemble du flux : cette étape consiste à faire un “état des lieux” du flux documentaire, c’est-à-dire quantifier le volume de documents, à connaître leur nature et leur format.
- En identifiant les usages : il s’agit pour cette deuxième étape de prendre en compte la manière dont sont utilisés les documents par les collaborateurs.
L’audit documentaire a pour objectif principal de sélectionner les documents pertinents dans le but d’améliorer l’efficacité de la solution.
3/ Etablir un cahier des charges
Afin de d’établir le fil conducteur du projet, il est impératif de procéder à la rédaction d’un cahier des charges. Celui-ci doit présenter de façon claire toutes les attentes du projet. C’est le document référence pour tous les acteurs de la mise en œuvre de la GED.
Voici les éléments à prendre en considération dans un cahier des charges de GED :
- Le choix des fonctionnalités
- Le choix du plan de classement
- La définition des droits d’accès
- Statuer sur les modalités de modification des documents
- Les informations de recherche (métadonnées)
- Les calendriers de conservation
4/ Choisir les bons prestataires
Certaines structures décident de déployer leur solution de GED en interne, cependant la plupart d’entre elles font appel à des spécialistes. En effet, choisir un prestataire externe permet d’optimiser l’implémentation de la GED en supervisant le projet. L’expertise sur les questions techniques permet un gain de temps considérable au niveau du déploiement. Le fournisseur peut être un éditeur de logiciel ou bien un intégrateur, auquel cas celui-ci pourra configurer une GED personnalisée conformément aux attentes.
D’autre part, il est également essentiel de former ses équipes à la GED, cela est très intéressant pour la cohésion d’équipe mais aussi et surtout parce que les collaborateurs seront les premiers utilisateurs du service.
5/ Mettre en place un pilote
Le pilote correspond à la phase de test du projet. Elle est essentielle pour identifier les limites ou éventuelles problématiques lors du déploiement. Il s’agit d’utiliser la solution en conditions réelles, au fur et à mesure. Cela permet de pouvoir effectuer tous les ajustements nécessaires avant son développement définitif.
Conclusion
Le déploiement d’une solution de GED au sein d’une entreprise est généralement l’une des premières briques d’une démarche de dématérialisation globale. En effet, numériser et centraliser l’ensemble du flux documentaire dans un système informatique est une étape essentielle. La réussite du projet nécessite alors un bon accompagnement afin de respecter le déroulé de toutes les étapes clés.
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