Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?
L’automatisation des processus désigne l’ensemble des méthodes mobilisant diverses technologies numériques dans le but d’automatiser des actions répétitives ou fastidieuses.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est un ensemble ordonné d’actions menées de bout en bout dans le but d’obtenir un résultat. Il doit être lisible et simple à comprendre. Cette condition s’applique d’autant plus dans une démarche d’automatisation pour laquelle on déploie différentes technologies d’automatisation des processus telles que :
- La RPA (Robotic Process Automation)
- Le BPM (Business Process Management)
- La BPA (automation des processus d’entreprise)
- La DPA (Digital Process Automation)
- L’IPA (Intelligent Process Management)
- Le WLA (Workload Automation)
Les types de processus
On distingue différentes catégories de processus au sein d’une entreprise. Ils sont regroupés en 3 catégories principales :
- Les processus de support : un processus de support ou de soutien consiste à fournir les ressources nécessaires au bon déroulement de l’ensemble des processus. C’est le cas de la comptabilité, des ressources humaines, de la maintenance ou des achats de fourniture.
- Les processus de réalisation : ces processus englobent toute la chaîne de réalisation de la demande du client à sa satisfaction. Il s’agit de conception, production, de fabrication, de recherche etc.
- Les processus de management : les processus de management ou de direction consistent à donner une vision stratégique de la politique qualité et des objectifs via tous les autres processus en assurant l’amélioration constante. Ce sont des processus de planification, de pilotage de la stratégie, de gestion etc.
En quoi consiste un processus métier ?
L’ISO 9000:2000 donne la définition suivante des processus métier : “Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie”.
Un processus métier, aussi appelé processus d’entreprise et appartenant à la catégorie des processus d’affaires, se définit comme une succession d’activités liées les unes aux autres dans le but d’obtenir un résultat prédéfini. Le résultat est la raison d’être du processus en question.
Un processus métier peut être manuel ou automatisé.
Lorsqu’il est manuel, un processus métier est réalisé par des humains via des outils informatiques. Les temps de réalisation des tâches sont plus longs et les erreurs plus fréquentes.
La majorité des processus métier sont désormais automatisés ou en cours d’automatisation dans le cadre de la transformation digitale des entreprises. On déploie pour cela des solutions d’automatisation telles que la RPA (Robotic Process Automation) ou encore des technologies d’intelligence artificielle (IPA).
Organisation transversale des processus métier
L’approche collaborative d’une organisation transversale permet de mettre à profit les compétences des collaborateurs au sein d’une même entreprise. On entend par “transversale”, une organisation dont la gestion ne s’établit plus de façon “cloisonnée” entre les différents services. La mobilisation de plusieurs services simultanément sur un même projet permet en effet l’obtention d’un résultat final commun et abouti. En ce sens, la transversalité inhérente aux processus métier dans l’entreprise est un levier de la rationalisation des tâches organisationnelles. Les processus métier maintiennent l’interaction entre les différentes fonctions de l’entreprise et facilitent la communication externe avec les clients.
Rationalisation des processus métier
Rationaliser ses processus devient indispensable pour rester compétitif. La rationalisation des processus métier consiste à simplifier et fluidifier leur déroulement. Certains processus sont complexes et inefficaces. Ils engendrent une perte de temps et de productivité importantes. L’automatisation permet, entre autres, de rationaliser les processus métier et de créer de la valeur pour l’entreprise.
Les processus doivent être bien définis et constamment actualisés afin que les collaborateurs interviennent de façon uniforme pour obtenir le même résultat final.
Modélisation et cartographie d’un processus métier
Un processus métier clairement défini et actualisé est un processus métier efficace. Le bon déroulement de celui-ci dépend ainsi de sa structure qui doit être lisible pour tous les collaborateurs qui interviennent. Pour ce faire, on cartographie les processus à l’aide de logiciels et outils informatiques. C’est-à-dire que l’ensemble des tâches ordonnées dans l’enchaînement du processus est représenté graphiquement. Cela offre une vision d’ensemble du déroulement. Les oublis sont limités et les processus rationalisés.
Les solutions d’automatisation des processus métier
Il existe 4 solutions majeures d’automatisation des processus métier, entendu qu’il est possible de les articuler entre elles. On peut par exemple créer une synergie entre un outil de BPM et un outil de RPA.
- RPA (Robotic Process Automation)
- BPM (Business Process Management)
- DPA (Digital Process Automation)
- IPA (Intelligent Process Automation)
RPA (Robotic Process Automation)
RPA est un acronyme anglais signifiant en français “automatisation robotisée des processus”, ou bien encore “automatisation robotique des processus”.
La RPA est une technologie logicielle d’automatisation des processus visant à reproduire l’intervention humaine dans le but de gagner en productivité. Les robots logiciels sont programmés pour réaliser des tâches répétitives et chronophages. Les actions sont automatisées via différents modes (RPA Attended, Unattended et cognitive). Les robots logiciels ont la capacité d’analyser un écran et de naviguer dans les systèmes pour extraire ou saisir des données. Ils agissent conformément aux tâches précises qui leurs sont assignées, ce qui évite les erreurs manuelles et assure la fiabilité des données. Lorsqu’un robot ne “comprend” pas la tâche à accomplir, il suspend son activité.
La RPA permet d’automatiser une variété de tâches différentes telles que la connexion sur des applications, les copiés-collés, l’ouverture des mails, se connecter à des API, effectuer des calculs, extraire des données structurées etc.
Les types de RPA
La RPA traditionnelle est divisée en deux catégories : RPA assistée et RPA non assistée.
- La RPA assistée (Attended automation) dont les robots logiciels sont programmés pour effectuer des tâches simples en autonomie partielle, fonctionne comme des assistants virtuels. C’est-à -dire que la machine fonctionne en tandem avec un collaborateur. Les robots sont activés par un humain pour réaliser la tâche définie en temps réel sur un ordinateur. L’Attended automation traite principalement les tâches de front-office.
- La RPA non assistée ou Unattended automation, fonctionne quant à elle en totale autonomie. Les robots peuvent traiter des processus plus complexes. Ils exécutent des instructions selon des règles prédéfinies et ce “sans surveillance”.
RPA et Low Code
Les solutions d’automatisation de RPA en mode Low Code permettent une automatisation plus complète : les robots logiciels programmés en faible code ont une forte capacité d’autonomie et s’adaptent parfaitement au traitement des données non structurées. Il peut s’intégrer à des systèmes existants facilitant les éventuelles mises à jour des structures.
Les objectifs et avantages de la RPA
- Gain de temps : un robot logiciel peut agir 24h/24h et effectuer des saisies plus rapidement qu’un collaborateur. D’autre part, le temps est réinvesti vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réduction des coûts : la mise en place d’un robot logiciel est moins coûteuse que le recrutement de collaborateurs pour effectuer des tâches fastidieuses et répétitives.
- Traçabilité : les actions menées par les robots logiciels sont enregistrées et tracées pour simplifier les contrôles d’audit en interne et répondre aux réglementations sur la sécurité des données.
- Fiabilité : Les erreurs manuelles étant limitées voire inexistantes, la fiabilité et la sécurité des données est assurée.
- Gain de productivité : l’ensemble du système d’automatisation de la RPA permet de gagner en productivité et d’obtenir un retour sur investissement rapide.
Exemple d’automatisation de processus (RPA) : le traitement des factures fournisseurs
Le cas de la gestion des factures fournisseurs illustre bien la nécessité de l’automatisation de certains processus. En effet les factures fournisseurs, lorsqu’elles sont gérées de façon manuelle, présentent des complications dans le traitement.
Description du processus en mode manuel
Les factures envoyées par le fournisseur au format papier sont communiquées au service financier qui l’attribue à la personne concernée pour la faire signer et assurer le suivi. Elles sont ensuite traitées manuellement dans l’ERP (Enterprise Ressource Planning), logiciel gérant l’ensemble des processus opérationnels.
Le parcours de la facture est alambiqué et occasionne ainsi des erreurs de saisie, la perte des documents, le ralentissement des circuits de transmission entre les services et rend le contrôle difficile.
Description du processus en mode “automatisé”
La RPA permet, entre autres, d’automatiser la gestion des factures fournisseurs. Pour ce faire, les fournisseurs communiquent leurs factures via un email au service concerné (responsable des achats / service financier en l’occurrence). Ensuite, les robots logiciels prennent le relais et récupèrent la facture en pièce jointe, en extraient les données grâce à l’ OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
BPM (Business Process Management)
L’acronyme BPM pour Business Process Management que l’on peut traduire par “gestion des processus” en français fait référence à l’ensemble des outils et procédés visant à automatiser les processus. C’est une discipline organisationnelle.
La gestion des processus a pour objectif d’optimiser le déroulement des processus métier au sein de l’organisation de travail. Elle assure la gouvernance de l’entreprise. L’automatisation est un des leviers de l’amélioration des processus. Une solution de BPM se déploie par le biais de logiciels informatiques permettant de modéliser graphiquement les différents processus à automatiser. Les entrées doivent être bien définies et les sorties doivent être uniques. L’éventail des processus pouvant être gérés par un BPM est assez large. En effet les processus peuvent être courts ou longs, simples ou complexes. Cela dépend du type d’organisation et du logiciel choisi.
Différence entre BPM et BPA
La gestion des processus (BPM) et l’automatisation des processus (BPA) sont souvent confondus, et pour cause, ils présentent un certain nombre de similitudes et sont parfois complémentaires dans leur utilisation respective.
Un BPM se concentre sur la “gestion” des processus de façon générale, qu’ils soient ou non automatisés. Il gère les workflows (flux de travail) de plusieurs processus à la fois. Il a une approche plus complète et globale qu’un logiciel de BPA. Un logiciel BPM gère l’optimisation des opérations commerciales.
Un logiciel BPA, quant à lui, concerne “l’automatisation” des processus. Il a vocation à simplifier et rationaliser des processus métier (tâches répétitives et fastidieuses) via les méthodes d’automatisation.
Un BPM a une approche plus générale et plus complète : tous les BPA sont une forme de BPM tandis que tous les BPM n’incluent pas nécessairement de logiciel d’automatisation des processus.
Les logiciels de BPM
Les logiciels de gestion des processus disposent d’un certain nombre de fonctionnalités permettant de répondre aux besoins des entreprises sur tous les aspects organisationnels des processus métier. Les logiciels de BPM comportent des outils de modélisation visant à représenter visuellement l’enchaînement des processus. Les outils permettent de dessiner les étapes avec précision. Les logiciels sont également capables de suivre les processus en cours à l’aide de tableaux de bords paramétrables permettant d’être à jour.
D’autre part, les outils de gestion des processus métier sont évolutifs et peuvent s’adapter aux changements constants du marché.
Les avantages de la gestion des processus
Si de plus en plus d’entreprises font appel à des outils de gestion des processus pour fluidifier l’organisation générale c’est qu’ils offrent des avantages certains parmi lesquels :
- Réduction des coûts : opter pour une solution de BPM optimise les processus, ceux-ci sont plus performants et évitent les goulots d’étranglement.
- Meilleure transparence : les différentes actions des collaborateurs sont formellement définies entraînant une bonne compréhension globale des tâches à effectuer.
- Agilité : confiance entre les équipes grâce à un management transversal où la place du client est essentielle.
- Traçabilité : les processus et échanges entre les collaborateurs sont entièrement traçables et les informations centralisées.
- Productivité : l’organisation générale étant simplifiée, l’exécution des processus est plus rapide. Ainsi, la productivité est augmentée.
DPA (Digital Process Automation)
La DPA, Digital Process Automation ou automatisation des processus numériques en français regroupe l’ensemble des logiciels et technologies informatiques d’automatisation dans le but de transformer entièrement l’entreprise. C’est une technique proche de la gestion des processus (BPM). Elle privilégie une approche plus globale de l’automatisation. On pourrait considérer la DPA comme un niveau plus avancé de gestion des processus.
L’automatisation des processus numériques ne vise pas exclusivement l’automatisation totale des processus. Les outils de DPA peuvent fonctionner en binôme avec les humains dans le cas de processus partiellement automatisés.
Elle permet d’optimiser tous les processus, qu’ils soient internes ou externes en les maintenant à jour afin de fluidifier l’organisation. Elle automatise un grand nombre de tâches commerciales.
Les logiciels de DPA
Mettre en œuvre une solution de DPA dans le cadre de la transformation digitale des entreprises requiert l’intégration d’une plateforme de Low Code. Les applications de DPA sont donc codées en mode Low Code et nécessitent alors peu de programmation informatique. Le codage manuel est limité diminuant ainsi le risque d’erreur.
On recense deux catégories de plateformes de DPA, les plateformes “profondes”(deep) et les plateformes “larges”(wide). Les premières nécessitent une maîtrise technique en développement informatique pour automatiser des processus complexes. Elles sont conçues pour des processus de longue durée. Tandis que les plateformes “larges” automatisent des processus plus simples en mode Low Code.
Les avantages de l’automatisation des processus numériques
Les principaux avantages des plateformes de DPA dans le cadre de l’automatisation des processus :
- Gain de temps
- Réduction des coûts opérationnels
- Meilleure efficacité globale
- Expérience et satisfaction client améliorées
- Satisfaction des employés améliorée
- Conformité et sécurité renforcées
- Meilleure agilité et flexibilité
- Meilleure rentabilité
- Meilleure productivité
IPA (Intelligent Process Automation)
L’IPA (Intelligent Process Automation) signifie automatisation intelligente en français. L’automatisation intelligente née de l’association entre la Robotic Process Automation et les technologies d’intelligence artificielle.
L’objectif de l’automation intelligente est d’être au plus près du raisonnement humain. C’est le niveau le plus avancé d’automatisation. La RPA cognitive emploie les technologies d’intelligence artificielle comme le Machine Learning pour automatiser des processus complexes. La machine, nourrie d’informations et de données, apprend de sa propre expérience en autonomie et peut traiter des données non structurées telles que les fichiers audio, vidéo, les textes ou les images. En effet le traitement de ses données passe par trois principaux outils d’intelligence artificielle :
- L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), technologie permettant la conversion de document textuel en document numérique
- Le NLP (traitement naturel du langage) capable d’imiter de comprendre le langage humain
- La reconnaissance vocale, capable d’extraire les éléments du langage oral et de le convertir en document lisible par une machine.
L’intelligence artificielle couvre tout le cycle d’automatisation. L’un des avantages majeurs est l’apprentissage automatique de la machine ne nécessitant aucune intervention humaine. Le réel apport de l’IA dans l’automatisation des processus réside dans la prise de décision. Les robots logiciels sont dotés de capacités cognitives et peuvent désormais prendre des “initiatives”.
Lire aussi :