Qu’est-ce que la RPA ?

RPA puce Plume

La RPA (Robotic Process Automation) que l’on peut traduire par “automatisation robotisée des processus” en français, est une technologie permettant d’automatiser les processus métier afin de gagner en productivité.

RPA : définition

La RPA (Robotic Process Automation) est une technologie basée sur la programmation de robots logiciels permettant de réaliser différentes tâches, souvent répétitives et à faible valeur ajoutée. Ces tâches sont alors automatisées via différents modes (RPA Attended, Unattended ou cognitive) afin de gagner du temps dans l’exécution des opérations et d’accroître la productivité. Le déploiement d’un projet de RPA est très rapide en raison de ses qualités intrinsèques d’une part mais surtout de son mode agile. Le mode agile étant une approche collaborative mettant le client au centre du projet.

Les types de RPA

Il existe différents “types” ou “modes” de RPA regroupés en trois catégories principales : la RPA traditionnelle, la RPA Low Code et la RPA cognitive.

La première, la RPA traditionnelle, a pour branches la RPA assistée (Attended automation) et la RPA non assistée (Unattended automation).

Les solutions de RPA en mode Low Code se réfèrent à des méthodes utilisant très peu de code informatique.

La RPA cognitive est quant à elle le niveau le plus complexe et le plus avancé de l’automatisation des processus. Elle s’appuie sur les technologies d’intelligence artificielle et du Machine Learning.

La RPA assistée (Attended automation)

La RPA assistée ou attended automation constitue un premier niveau d’automatisation. Les robots logiciels fonctionnent davantage comme des “assistants virtuels” en automatisant de façon partielle les tâches les plus rébarbatives à faible valeur ajoutée. Les robots de RPA assistée agissent en binôme avec les collaborateurs : ils sont activés par un humain pour réaliser la tâche définie en temps réel sur un ordinateur. Ce type de RPA est employée principalement pour les processus de front office.

La RPA non assistée (Unattended automation)

La RPA non assistée ou Unattended automation est quant à elle capable d’automatiser une tâche du début à la fin en autonomie totale. Elle ne nécessite donc pas d’intervention humaine. Cela permet aux collaborateurs de traiter des activités à plus forte valeur ajoutée. Les robots de RPA non assistés exécutent des instructions selon des règles prédéfinies et ce “sans surveillance”. Lorsqu’un robot ne reconnaît pas l’instruction à suivre, il suspend son activité, qui sera à nouveau déclenchée par un collaborateur qui prend le relais. L’Unattended automation est essentiellement mise en pratique pour traiter les tâches de back office.

La RPA cognitive

La RPA cognitive est l’association des solutions de RPA traditionnelle et des technologies d’intelligence artificielle. Elle permet le traitement des données structurées, la reconnaissance d’images (OCR), la reconnaissance vocale ou encore le traitement du langage naturel (NLP). L’intelligence artificielle au service de la RPA conduit à l’automatisation intelligente des processus désignée par l’acronyme anglais IPA (Intelligence Process Automation).

La RPA Low Code

Le Low Code, ou faible code en français désigne les méthodes de codage nécessitant peu de programmation informatique. Le recours à la programmation Low Code permet aux utilisateurs de prendre la main et d’accélérer les processus de développement, celle-ci étant beaucoup plus rapide qu’un développement traditionnel.

Le mode de codage des plateformes de Low Code se présente sous la forme d’une interface utilisateur graphique contrairement au codage traditionnel. Cela offre la possibilité de créer de vastes bases de données, gérées de façon fiable, la diminution du codage manuel réduisant considérablement le risque d’erreur. Les utilisateurs ont alors la possibilité de créer leurs propres applications indépendamment, sans passer par des développeurs aguerris. La création d’application métier peut ainsi s’étendre à un plus grand nombre d’entreprises ne disposant pas nécessairement de grandes connaissances dans le domaine du code.

La RPA associée au Low Code offre une solution d’automatisation des processus plus complète, les robots logiciels de RPA gérés en mode Low Code ont une plus grande capacité d’autonomie. Le Low Code est particulièrement adapté au traitement des données non structurées. Il s’intègre aux systèmes existants, ce qui évite une éventuelle mise à jour ou la création d’une nouvelle structure.

L’intégration du Low Code constitue une véritable démocratisation dans la mise en œuvre de l’automatisation des processus. Elle présuppose pour autant une gouvernance adaptée au sein de l’organisation.

 

 

Comment mettre en place une solution de RPA ?

La technologie logicielle du RPA séduit de plus en plus d’entreprises de toute taille et tous secteurs confondus. Elle devient un acteur majeur et inéluctable de la transformation digitale des entreprises. Le déploiement d’une solution de RPA, aussi rapide à mettre en place soit-il, nécessite une organisation précise et rigoureuse. Certains aspects ne doivent pas être négligés et différentes étapes sont à prendre en compte pour mener à bien l’implémentation d’un projet de RPA.

1/ Identification des processus automatisables

La première étape du déploiement d’une solution de RPA efficace est l’identification des processus et tâches à automatiser. La sélection des tâches doit s’effectuer selon certains critères.

L’automatisation des processus va concerner en premier lieu les tâches manuelles à faible valeur ajoutée que les robots logiciels maîtrisent parfaitement en autonomie. Les tâches itératives ont également un fort potentiel d’automatisation, cela libère du temps aux collaborateurs pour les missions nécessitant une intervention humaine. Aussi il est préférable de sélectionner des processus stables afin de réduire les temps de reprogrammation. Enfin, un certain nombre de processus est sujet aux erreurs manuelles, la RPA permet de les limiter pour gagner en fiabilité et en sécurité.

2/ Le choix du fournisseur

Une fois réalisée l’identification des processus à automatiser, il est important de choisir l’outil de RPA adéquat selon les besoins de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il est primordial de définir les objectifs de son projet afin de sélectionner le bon fournisseur. Le budget ou les fonctionnalités à intégrer doivent être définis à l’avance ainsi que le type de RPA qui peut varier en fonction des besoins. En effet, certaines tâches nécessitent une autonomie partielle tandis que d’autres nécessiteront une automatisation totale.

Les solutions RPA Low Code de grands éditeurs tels que Microsoft sont particulièrement adaptées pour les utilitaires grands publics. En revanche, lorsqu’il s’agit d’outils métiers ou de processus métiers complexes mobilisant différents outils ou applicatifs, une ESN (Entreprise de Services du Numérique) spécialisée sera plus à même de développer une solution sur mesure afin de faire évoluer la solution de RPA au gré des migrations et évolutions de périmètre.

3/ Se former au RPA

Afin d’installer une solution de RPA efficace, il est nécessaire de se former aux technologies de RPA pour en maîtriser les aspects techniques et pouvoir suivre le déploiement de façon autonome. Cela permet de garder une certaine indépendance sur le fonctionnement global de la solution en mode agile.

4/ La mise en place du pilote

La mise en place du pilote correspond à la phase de test de l’utilisation des solutions choisies. C’est le moment de vérifier, en conditions réelles, l’efficacité du projet afin d’ajuster ou d’effectuer des modifications éventuelles.

Les bénéfices de la RPA

La RPA cumule de nombreux avantages. Elle change radicalement l’organisation, les opérations mais aussi la culture des entreprises. Le déploiement d’une solution de RPA étant relativement simple à mettre en place, elle est accessible à diverses structures (petites ou moyennes). Le bénéfice majeur de tous les avantages de la RPA est l’augmentation de la productivité.

Réduction des coûts

La réduction des coûts étant l’un des enjeux majeurs des entreprises, la RPA permet de diminuer considérablement certaines dépenses. En effet, la mise en place d’un robot logiciel est moins coûteuse que le recrutement de collaborateurs pour effectuer des tâches fastidieuses et répétitives.

Gain de temps

La prise en charge des tâches rébarbatives par les robots engendre une redistribution des activités au sein de l’entreprise. Les tâches manuelles autrefois assignées à certains collaborateurs sont désormais activées par les robots, le temps est alors réinvesti dans les missions à forte valeur ajoutée que seuls les humains peuvent exécuter correctement.

Fiabilité

Les robots logiciels ne commettant plus d’erreur de saisie manuelle, cela assure la fiabilité et la sécurité du traitement des données.

Traçabilité

Toutes les activités du robot sont tracées et enregistrées, ce qui permet de simplifier les audits de contrôle en interne. D’autres part, la traçabilité des actions répond aux contraintes réglementaires sur la sécurité des données.

Rapidité

Les robots de RPA exécutent les tâches répétitives et notamment les saisies manuelles plus rapidement et de façon plus constante que les collaborateurs. D’autre part, les actions menées par les robots sont exécutables sur une période plus grande et en dehors des horaires de bureau : ils peuvent effectuer des tâches 24h/24h.

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