L’interopérabilité de la GED : une fonctionnalité indispensable

L’interopérabilité de la GED

L’interopérabilité est la capacité à faire collaborer des produits ou des systèmes avec d’autres produits ou systèmes, existants ou futurs, sans restriction, en dépit de leur hétérogénéité.

L’interopérabilité est donc une sorte de passerelle entre les flux d’informations provenant de différents outils métiers et le logiciel de GED.

La GED comme réceptacle central des données

Diversité des documents versés dans la GED

La GED (pour Gestion Electronique des Documents) est une solution logicielle dont l’objectif est de maîtriser et de diffuser les documents et les archives vivantes d’une organisation, indispensables à son activité courante : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice et progiciels métier (outils de gestion, plannings, comptabilité, ressources humaines, achats, etc.)

Ils proviennent de sources qui n’ont pas été conçues pour collaborer et communiquer avec un outil de GED : mails, applications métier, portails collaboratifs.

Diversité des documents versés dans la GED

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Collaboration entre la GED et les applicatifs métier

Pour recevoir et traiter toutes ces données, la GED doit être en mesure de se synchroniser avec les divers applicatifs métiers utilisés par les différents services pour créer un répertoire numérique unique qui centralise tous les documents, ainsi que les données qui leur sont associées. Ainsi chaque applicatif vient déposer ses propres données, sans être contraint de les stocker, et peut également accéder à celles qui ont été versées par d’autres et les utiliser.

Collaboration entre la GED et les applicatifs métier

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GED APIsable et interopérable

Distincte de la compatibilité, l’interopérabilité est une notion transversale permettant à divers outils de fonctionner ensemble.

Pour remplir pleinement son rôle de container pivot, la GED doit être interopérable, une fonctionnalité rendue possible grâce à la technologie des API qui simplifie l’interfaçage entre les différentes briques de l’architecture documentaire de l’organisation et garantit l’enrichissement continu de son Système d’Information (SI).

GED APIsable et interopérable

Illustration Cecilia Erlich – Dribble

API, la clé de l’interopérabilité

Diverses solutions d’interfaçage

Il existe plusieurs solutions pour interfacer différents systèmes, logiciels ou applications.

Certaines ont un coût élevé, notamment la création de connecteurs sur-mesure. La pratique la plus répandue est le recours à une API (acronyme pour Applicative programming interface ou Interface de Programmation Applicative).

API, la clé de l’interopérabilité

Illustration Jonathon Garza – Dribble

Les avantages des API

  • Flexibilité

L’interfaçage grâce aux API est plus souple que l’emploi de connecteurs. Le seul prérequis à sa réussite est que chaque logiciel dispose d’une API. Les deux systèmes, de GED et de métier, sont alors capables de fonctionner de concert et d’échanger leurs données de façon réciproque.

L’éditeur de la solution GED fait en sorte que son logiciel appelle l’API du logiciel métier, dont il peut ainsi récupérer les données grâce à un point de communication standardisé qui est aussi un point de passage obligatoire et contrôlé par le propriétaire qui peut paramétrer les droits d’accès via une API key et garantir la sécurisation des données et des échanges.

  • Gain de temps, réduction des coûts de développement et innovation

Les développeurs n’ont pas besoin de créer un programme spécial ou de connaître les détails d’élaboration et de mise en œuvre du programme qu’ils doivent exploiter, les API simplifient les processus puisqu’elles font office de porte d’entrée vers l’application ou le programme.

De plus, les API peuvent être mises en place rapidement grâce à leur langage de programmation générique et elles permettent également de gagner en réactivité pour s’adapter aux évolutions constantes du marché numérique.

Image à la Une Zhuwenli – Dribble

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