Combien coûte une GED ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un outil indispensable pour les entreprises modernes. Elle permet non seulement de stocker et de gérer les documents de manière plus efficace, mais aussi d’améliorer la productivité et de réduire les coûts liés à la gestion manuelle des documents. Mais une question essentielle se pose : combien coûte réellement une GED ?

Les différents types de GED

Les GED selon leurs fonctions principales

GED de production : Ces solutions sont centrées sur la création et la gestion quotidienne des documents. Elles facilitent la collaboration, la validation et le suivi des documents. Par exemple, elles peuvent être utilisées pour gérer les factures, les contrats ou les processus d’approbation.
GED de diffusion : Destinées à la distribution rapide et sécurisée des documents, ces GED permettent de partager des informations avec des partenaires externes ou de mettre à disposition des documents sur un portail documentaire.
GED d’archivage : Spécialisées dans le stockage à long terme, ces solutions garantissent la pérennité des informations et la conformité aux réglementations. Elles sont souvent utilisées pour archiver les documents comptables ou les dossiers individuels.

Les GED selon leur mode de déploiement

GED sur site (on-premise): Le logiciel est installé sur les serveurs de l’entreprise. Cela offre une grande personnalisation mais nécessite des investissements en matériel et en maintenance.
GED en mode SaaS (Software as a Service): Le logiciel est hébergé dans le cloud. Il est accessible via un navigateur internet et ne nécessite pas d’installation.

Les GED selon leur domaine d’application

GED sectorielles: Certaines GED sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques de secteurs d’activité particuliers (santé, juridique, industrie, etc.). Elles intègrent des fonctionnalités spécifiques et sont conformes aux réglementations propres à chaque secteur.
GED généralistes: Ces solutions sont plus polyvalentes et peuvent être adaptées à différents types d’entreprises.

Quels sont les facteurs influençant le coût d’une GED ?

Fonctionnalités et complexité

Plus une solution GED propose de fonctionnalités avancées et personnalisées, plus son coût aura tendance à augmenter. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui peuvent faire grimper la facture :

La reconnaissance optique de caractères (OCR) : Cette fonctionnalité permet de transformer des documents scannés en fichiers texte modifiables. Plus la précision de l’OCR est élevée (par exemple, pour des documents complexes comme des factures ou des contrats), plus sa mise en œuvre peut être coûteuse.
Les workflows automatisés : Les workflows permettent de définir des processus de validation et d’approbation automatiques. Plus les workflows sont complexes et personnalisés (avec de nombreuses étapes, des règles de décision complexes, des notifications personnalisées), plus leur configuration et leur maintenance sont coûteuses.
La signature électronique : L’intégration d’une solution de signature électronique permet de signer numériquement des documents. Les fonctionnalités avancées de cette solution (comme la gestion des certificats, la certification de temps, etc.) peuvent augmenter le prix de la GED.
La gestion des versions : Cette fonctionnalité permet de suivre l’évolution des documents dans le temps. Plus la gestion des versions est fine (avec des fonctionnalités de comparaison, de restauration, etc.), plus elle est complexe à mettre en œuvre.
Les intégrations avec d’autres systèmes : L’intégration de la GED avec d’autres outils de l’entreprise (ERP, CRM, etc.) peut nécessiter des développements spécifiques, ce qui augmente les coûts.
La sécurité : Les fonctionnalités de sécurité avancées (chiffrement, authentification à plusieurs facteurs, etc.) sont essentielles pour protéger les données sensibles. Elles peuvent représenter un coût supplémentaire.
La personnalisation : Si vous avez besoin de personnaliser l’interface utilisateur, les rapports ou les fonctionnalités de la GED, cela nécessitera des développements spécifiques qui feront augmenter le coût.

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Coût des licences et abonnements

Le prix d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) est un élément crucial à considérer lors du choix d’un logiciel. Il est influencé par une multitude de facteurs, dont les principaux sont les suivants :

Le modèle de tarification

Licence perpétuelle : Vous achetez une licence définitive pour le logiciel. Des frais d’abonnement peuvent s’ajouter pour le support et les mises à jour.
Abonnement mensuel ou annuel : Vous payez un montant fixe chaque mois ou chaque année pour accéder au logiciel.
Pay-per-use : Vous payez en fonction de votre utilisation réelle du logiciel (stockage, nombre de documents traités, etc.).

Le nombre d’utilisateurs

Plus le nombre d’utilisateurs simultanés est élevé, plus le coût de la licence augmente. Les éditeurs proposent souvent des tarifs dégressifs pour les grands volumes.

Le volume de données

Le volume de données à stocker influence directement le budget de la GEDtar, surtout pour les solutions cloud. Les éditeurs proposent généralement des forfaits de stockage avec des tarifs variables en fonction de la capacité.

Les fonctionnalités

Fonctionnalités de base : Stockage, indexation, recherche, partage de documents.
Fonctionnalités avancées : Workflow, signature électronique, reconnaissance optique de caractères (OCR), intégration avec d’autres systèmes.
Personnalisation : Les développements spécifiques pour adapter le logiciel à vos besoins augmentent le coût.

Le niveau de support

Le niveau de support technique proposé par l’éditeur (téléphone, email, assistance en ligne) influence également le coût.

Le déploiement

On-premise : Le coût initial est plus élevé en raison de l’achat des serveurs, du logiciel et des services d’installation.
SaaS : Les coûts sont répartis dans le temps sous forme d’abonnement, mais des frais initiaux peuvent être demandés pour la migration des données.

Exemples de coûts

Il est difficile de donner un prix exact pour une GED, car les tarifs varient considérablement d’un éditeur à l’autre et en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Cependant, voici quelques éléments qui peuvent vous donner une idée des fourchettes de prix :

Petites entreprises: Quelques centaines d’euros par mois pour une solution SaaS de base.
Moyennes entreprises: Plusieurs milliers d’euros par an pour une solution complète avec des fonctionnalités avancées.
Grandes entreprises: Plusieurs dizaines de milliers d’euros par an pour une solution personnalisée et hautement disponible.

Coût de l’installation et de la mise en place

L’installation et la mise en place d’une GED représentent des étapes cruciales qui peuvent influencer de manière significative le tarif total du projet. Ces coûts varient en fonction de la complexité de l’intégration, des systèmes existants au sein de l’entreprise, et des besoins spécifiques en termes de personnalisation. Voici les principaux éléments à considérer :

Intégration avec les systèmes existants

L’une des premières étapes lors de la mise en place d’une GED est de s’assurer qu’elle s’intègre parfaitement avec les autres systèmes informatiques de l’entreprise, tels que les ERP (Enterprise Resource Planning), les CRM (Customer Relationship Management), ou encore les systèmes de comptabilité. Cette intégration peut nécessiter des développements spécifiques pour assurer une communication fluide entre les différentes plateformes. Les coûts d’intégration peuvent être élevés si les systèmes en place sont complexes ou obsolètes, car il peut être nécessaire de développer des connecteurs spécifiques ou de mettre à jour les systèmes existants.

Personnalisation de la solution

Chaque entreprise a des besoins uniques en matière de gestion documentaire. Par conséquent, la solution GED choisie peut nécessiter une personnalisation pour répondre aux spécificités de l’organisation. Cette personnalisation peut inclure la configuration de flux de travail spécifiques, l’ajout de modules supplémentaires, ou la création d’interfaces utilisateur adaptées. Plus la personnalisation est poussée, plus les coûts d’installation augmentent, car elle nécessite l’intervention d’experts et de développeurs spécialisés.

Migration des données

Si l’entreprise dispose déjà d’un système de gestion documentaire ou de documents stockés de manière dispersée (sur des serveurs, des disques durs, ou des plateformes cloud), une migration des données sera nécessaire. Cette étape consiste à transférer tous les documents existants vers la nouvelle plateforme GED, tout en assurant leur intégrité et leur accessibilité. La migration des données peut être un processus complexe et coûteux, surtout si le volume de documents à transférer est important ou si les formats de fichiers sont variés.

Formation des utilisateurs

Une fois la solution de GED installée, il est essentiel de former les utilisateurs pour qu’ils puissent l’utiliser efficacement. Cette formation peut inclure des sessions en présentiel, des modules de formation en ligne, ou des guides d’utilisation. Le coût de la formation dépend du nombre d’utilisateurs à former, du niveau de complexité de la GED, et de la durée nécessaire pour que les employés soient à l’aise avec le nouveau système. Une formation insuffisante peut entraîner des erreurs, une adoption lente de la solution, voire une résistance au changement, ce qui pourrait affecter le retour sur investissement de la GED.

Tests et validation

Avant de déployer la GED à l’échelle de l’entreprise, des phases de test et de validation sont indispensables pour s’assurer que la solution fonctionne correctement et réponde aux attentes. Ces tests peuvent inclure des essais de performance, des tests de sécurité, et des vérifications de compatibilité avec les systèmes existants. Les coûts associés à cette étape dépendent de la rigueur et de l’ampleur des tests effectués. Un manque de tests peut entraîner des dysfonctionnements après le déploiement, ce qui peut coûter cher en termes de temps et de ressources pour corriger les problèmes.

Assistance au déploiement

Le déploiement d’une solution GED peut nécessiter une assistance technique continue pour répondre aux problèmes imprévus ou pour ajuster la configuration en fonction des retours des utilisateurs. Cette assistance, souvent fournie par le prestataire de la GED ou par des consultants externes, a un coût qui doit être pris en compte dans le budget global de mise en place. Une assistance de qualité peut cependant minimiser les interruptions de service et assurer une transition en douceur vers la nouvelle solution.

Retour sur investissement (ROI) d’une GED

Malgré les coûts associés à la mise en place d’une GED, il est important de considérer le retour sur investissement. Une GED bien implémentée permet de réaliser des économies significatives, notamment en réduisant le temps consacré à la gestion des documents et en limitant les erreurs humaines. De plus, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle peut avoir un impact positif sur les résultats de l’entreprise.

Comparaison des coûts : GED SaaS vs GED On-Premise

Lorsqu’il s’agit de comparer les coûts entre une GED SaaS et une GED On-Premise, plusieurs éléments doivent être pris en compte :

Coût initial : Le SaaS nécessite moins d’investissement initial, tandis que l’On-Premise demande un achat de licence conséquent dès le départ.
Coût à long terme : À long terme, une solution On-Premise peut s’avérer plus économique, surtout pour les grandes entreprises, tandis que le SaaS est plus flexible mais peut devenir coûteux si le nombre d’utilisateurs augmente.

Études de cas : Exemples de coût réel d’une GED

Pour illustrer les coûts réels d’une GED, prenons l’exemple de deux entreprises :

Petite entreprise : Une petite entreprise avec moins de 50 utilisateurs pourrait opter pour une solution SaaS avec un abonnement de 20 € par utilisateur, soit un coût annuel d’environ 12 000 €.
Grande entreprise : Une grande entreprise avec des milliers d’utilisateurs pourrait investir dans une solution On-Premise, avec un coût initial de plusieurs centaines de milliers d’euros, mais des coûts récurrents moindres.

Conclusion

Le coût d’une GED peut varier considérablement en fonction de nombreux facteurs, notamment la taille de l’entreprise, le type de solution choisie (SaaS ou On-Premise), et les options supplémentaires. Cependant, il est crucial de ne pas se focaliser uniquement sur le coût initial. Une GED bien choisie et bien implémentée peut offrir un retour sur investissement significatif, en améliorant l’efficacité et en réduisant les coûts à long terme.

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