Augmenter la collaboration avec la GED
La gestion électronique de documents (GED) offre un moyen efficace d’améliorer le travail collaboratif au sein des entreprises. En centralisant les documents, en facilitant l’accès à l’information et en renforçant la sécurité des données, la GED favorise une collaboration fluide et productive entre les membres de l’équipe.
Centralisation et partage des documents
L’un des principaux avantages de la GED est sa capacité à centraliser tous les documents au sein d’une plateforme unique. Plutôt que d’avoir des fichiers dispersés sur différents supports de stockage, les employés peuvent accéder à tous les documents dont ils ont besoin à partir d’un seul endroit. Par exemple, dans une équipe de projet, tous les membres peuvent accéder aux documents de planification, aux rapports de progrès et aux fichiers de référence depuis la même interface, ce qui améliore la collaboration et assure la cohérence des informations. Les collaborateurs qui utilisent la GED sont 80% plus satisfaits de leur travail collaboratif.
Accès aux documents de n’importe où
Grâce à la GED, les employés peuvent accéder aux documents nécessaires en quelques clics, où qu’ils se trouvent. Par exemple, un commercial en déplacement peut facilement consulter les informations sur un prospect en accédant à la plateforme de GED depuis son téléphone portable. Cela permet une collaboration efficace à distance et favorise la mobilité des employés, sans compromettre l’accès aux informations cruciales. En effet, la GED permet aux collaborateurs d’accéder aux informations en temps réel, depuis n’importe quel endroit et sur n’importe quel appareil.
Historisation des contributions
Suivi des modifications
Les solutions de GED offrent souvent la possibilité de suivre les modifications apportées aux documents au fil du temps. Cela permet aux membres de l’équipe de voir qui a modifié un document, quand les modifications ont été apportées et quelles ont été les modifications spécifiques effectuées, ce qui facilite la collaboration et la gestion des versions.
Commentaires et annotations
Les fonctionnalités de commentaires et d’annotations permettent aux utilisateurs de la GED de laisser des commentaires sur les documents, de poser des questions ou de faire des suggestions directement dans le fichier. Cela facilite la communication et la collaboration en permettant aux membres de l’équipe de donner leur avis et de fournir des retours d’information précieux.
Amélioration de la communication
Communication interne
La GED peut être utilisée pour créer des espaces collaboratifs où les collaborateurs peuvent partager des informations, des idées et des fichiers. Elle peut également être employée pour automatiser des communications internes, telles que les newsletters, les invitations aux réunions et les rappels de congés. La GED peut réduire le nombre d’e-mails de 30% en facilitant le partage des documents. Cela permet de libérer du temps pour les collaborateurs et de garantir que tout le monde est informé. Cela permet alors de favoriser une meilleure communication interne et de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Communication externe
La solution de GED peut être mise en place pour collaborer avec des partenaires externes, tels que des fournisseurs et des sous-traitants. Cela permet de partager des documents, de suivre les projets et de gérer les communications. De plus, la création d’un portail client où les clients peuvent accéder à leurs documents, suivre leurs commandes et poser des questions permet d’améliorer la satisfaction des clients et de réduire les coûts de service client.
Sécurité renforcée
La GED offre des fonctionnalités avancées de sécurité des données, ce qui est essentiel pour la collaboration. Par exemple, les autorisations d’accès peuvent être définies pour chaque document, permettant de contrôler qui peut voir, modifier ou supprimer des informations. De plus, la sauvegarde automatique des documents et le suivi des versions garantissent que les données sont sécurisées et protégées contre la perte ou la corruption.
Accélérer la collaboration en intégrant la GED aux plateformes collaboratives
Les systèmes de GED peuvent être intégrés à d’autres outils de collaboration populaires, tels que les messageries instantanées, les outils de gestion de projet et les plateformes de visioconférence. Cela permet aux utilisateurs de travailler de manière transparente entre différentes applications et de centraliser toutes leurs communications et leurs documents au même endroit.
Intégration avec Slack
La GED peut également être intégrée à Slack, une application de messagerie d’entreprise. Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent partager des liens vers des documents stockés dans la GED directement dans les canaux de discussion de Slack. Cela facilite la collaboration en permettant aux membres de l’équipe d’accéder rapidement aux documents pertinents et de discuter de leur contenu en temps réel.
Intégration avec Microsoft Teams
Une solution de GED peut être intégrée à Microsoft Teams, une plateforme de communication collaborative. Cette intégration permet aux utilisateurs d’accéder directement aux documents stockés dans la GED depuis l’interface de Teams. Les membres de l’équipe peuvent ainsi partager des documents, collaborer dessus et discuter en temps réel, le tout dans un environnement centralisé.
Intégration avec Google Workspace
Google Workspace offre une suite d’outils de productivité, dont Google Drive pour le stockage de documents. En intégrant la GED avec Google Drive, les utilisateurs peuvent accéder aux documents stockés dans la GED directement depuis l’interface de Google Drive. Cela simplifie le processus de collaboration en permettant aux membres de l’équipe d’utiliser les outils familiers de Google pour travailler sur des documents partagés.
Conclusion
La mise en place d’une solution de GED est un investissement judicieux pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur travail collaboratif. La GED permet de centraliser l’information, de faciliter le partage des documents et d’automatiser des processus documentaires, ce qui se traduit par une meilleure communication entre les collaborateurs et une collaboration plus efficace.
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