Qu’est-ce qu’un bon logiciel de GED ?
Un logiciel de GED est un outil permettant de regrouper l’ensemble des fonctionnalités liés à la gestion documentaire d’une entreprise via un système informatisé.
Comment bien choisir un logiciel de GED ?
La GED est un outil de gestion documentaire basé sur un système informatique permettant la centralisation et le partage des données. Il existe plusieurs critères pour choisir le logiciel de GED qui convient à votre organisation.
Les critères d’un bon logiciel de GED
1/ Le contrôle de la sécurité : la sécurité des données est le premier aspect à considérer dans le choix d’un logiciel de GED. En effet, quantité de documents, informations et données circulent au sein d’une GED. Les données doivent être sécurisées en fonction de la politique de droits d’accès adoptée.
2/ Les fonctionnalités : les logiciels de GED sont susceptibles de proposer des fonctionnalités différentes d’une solution à l’autre. C’est pourquoi il est essentiel de définir ses besoins et objectifs en amont dans un cahier des charges. Il s’agit d’être particulièrement attentif aux fonctionnalités suivantes :
- Interopérabilité de la GED
- Recherche via les métadonnées
- Automatisation du classement
- Partage des données
- Consultation, téléchargement et traçabilité des documents
3/ Le budget : critère non négligeable, le prix d’un logiciel de GED est variable en fonction de la solution choisie et du nombre de documents à gérer. Il faut prendre en compte le choix des fonctionnalités, le support technique, le modèle d’acquisition mais aussi le coût du déploiement de la GED.
4/ Le type de logiciel : le choix du type de logiciel est un point crucial à déterminer en fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins.
Il existe plusieurs types de logiciel de GED, parmi lesquels on peut compter les logiciels en SAAS (Software as a service) et les logiciels On premise, tous deux intégrés au SI (Système d’Information).
Dans le cas de logiciels SAAS, il s’agit d’un logiciel délocalisé hébergé par l’éditeur, il suffit alors d’une connexion internet pour y accéder. Ce type de logiciel a donc l’avantage de pouvoir être utilisé de n’importe quel endroit. En ce qui concerne les logiciels On-Premise, ce sont des logiciels directement installés sur le réseau de l’entreprise permettant entre autres une meilleure sécurité des données.
Un logiciel de GED “sur-mesure”
La mise en place d’une GED “sur-mesure” permet avant tout de répondre aux besoins spécifiques du client. Ainsi, opter pour une GED intégrée au SI offre la possibilité de paramétrer le logiciel au niveau de la conformité réglementaire, des workflows, de la sécurité et des processus métiers. D’autre part, mettre en place une GED personnalisée et adaptée aux métiers du client relève d’une décision stratégique de l’entreprise dans sa vision globale et plus particulièrement sa politique en termes de règles de gestion.
La GED sur-mesure
Le choix d’un logiciel de GED personnalisé permet d’élaborer une solution au plus proche de l’existant. Intégrer le logiciel au SI permet de le connecter avec l’ensemble des solutions IT de l’entreprise (ERP, CRM, SIRH etc.). Cette approche permet de maintenir l’interopérabilité entre le SI et le logiciel de GED conçu et orienté en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Les documents seront donc adaptés à l’environnement déjà en place via les métadonnées. Ainsi, le logiciel est compatible avec les données externes (email, serveur cloud, DropBox, Amazon drive etc.) permettant de fluidifier l’utilisation globale de l’outil. A titre d’exemple, la GED QI est une solution intégrée au SI adaptable en fonction des métiers du client.
Opter pour une GED personnalisée assure l’interopérabilité, la scalabilité et l’évolutivité de la solution.
Conclusion
Le choix d’un logiciel de GED dépend de différents critères mais surtout des besoins de l’entreprise. Une GED “sur-mesure” peut convenir à tout type de structure.
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