Qu’est-ce que la GED ?

Définition GED

Apparue dans les années 1980, la Gestion Électronique des Documents (ou GED) est le pivot autour duquel se construit l’architecture des données d’une organisation puisqu’elle est le réceptacle de l’ensemble des documents numériques.

 

Gestion Électronique des Documents : définition

L’augmentation des flux documentaires, la dématérialisation croissante des documents et le développement des modes de communication informatique ont commandé la création d’un outil intelligent capable de regrouper, de rationaliser et de maîtriser l’ensemble des documents qui circulent au sein d’une structure.
La Gestion Électronique des Documents (ou GED) est un système informatique de gestion électronique partagée. Il est utilisé par les entreprises pour faciliter la gestion et l’exploitation de l’ensemble de leurs flux de documents papier et électroniques, quelles que soient leurs sources : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice, et autres documents issus de la dématérialisation des processus d’entreprises et des progiciels métier (outils de gestion, plannings, comptabilité, ressources humaines, achats, etc.)
La GED centralise les documents vivants et les archives courantes qu’elle place dans un répertoire numérique central unique afin d’optimiser leur accès, leur partage et leur diffusion.
Selon l’usage, le terme GED désigne également les outils et englobe tous les moyens électroniques (logiciels et matériels) qui entrent en action au cours du traitement des documents au format numérique.

La GED a un objectif opérationnel. Elle regroupe l’ensemble des actions et des outils pour structurer les documents de différentes natures et origines, rattachés aux divers services d’une entreprise.

Exemple de flux documentaire
GED Pivot

 

Point sur les sigles et acronymes associés à la GED

Dans le monde de l’entreprise, la Gestion Electronique des Documents (ou GED) est sans doute l’un des termes les plus utilisés mais il se rapporte à un domaine complexe et d’autres sigles et acronymes lui sont communément associés :

  • EDM (Electronic document management) et DMS (Document management system) sont les équivalents anglais.
  • ECM (Enterprise content management) est souvent employé comme synonyme de GED mais l’ECM englobe tous les types de contenus propres à une organisation, c’est-à-dire tous les documents et toutes les informations non-structurées.
  • GEIDE (Gestion Electronique d’Information et de Documents de l’Entreprise) est plus rarement employée. Elle est apparue avec le développement d’Internet et la nécessité de gérer des documents numériques mais aussi des documents nativement électroniques. Elle se rapporte à la dématérialisation des contenus des documents issus d’échanges électroniques.
  • Le sigle GEC est parfois utilisé dans le sens Gestion Electronique de Contenu mais il signifie également Gestion Electronique de Courrier : un double sens qui prête à confusion.

 

Comment fonctionne la GED ?

La Gestion Electronique des Documents (ou GED) regroupe toutes les étapes du processus de gestion des documents, de leur acquisition à leur diffusion en passant par l’indexation, le classement et le stockage des informations. Sur une plateforme commune adaptée aux besoins de l’organisation, s’élabore un référentiel unique des documents qui structure l’ensemble du système de gestion documentaire.

La GED permet de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser tous types de documents grâce à des logiciels informatiques.

 

Les principales étapes :

1°/ l’acquisition des documents

Deux possibilités selon la nature du document originel :

  • Un fichier numérique original, cela concerne la majorité des documents internes, et de plus en plus de documents externes, grâce à la possibilité de coupler la GED aux services en ligne du portail Extranet de l’entreprise.
  • Un document sur support papier, le plus souvent des documents venus de l’extérieur ou les archives de l’entreprise. La numérisation est alors nécessaire pour ces documents qui ne sont pas natifs numériquement. Le document est scanné et un fichier image (ou plat) est généré auquel s’ajoute une couche de texte grâce à un logiciel OCR (Reconnaissance Optique des Caractères). Le texte ainsi ajouté permet d’indexer tous les mots d’un fichier pour une recherche globale.

 

2°/ le versement, l’indexation et la recherche

Trois opérations sont effectuées sur le document numérique : le classement, le référencement et l’indexation. Le classement et le référencement sont réalisés à partir de différents critères comme la date de création, le créateur du fichier, le numéro ou le nom du client alors que l’indexation s’appuie sur des mots-clés, sur les métadonnées et sur le contenu.
Ces traitements successifs aboutissent à une description fine du document et facilitent les requêtes de recherche simple ou avancée, en plein texte, full text, et leur exploitation ultérieure grâce à un moteur de recherche.
La description résulte d’un traitement à la fois manuel et automatique, toutes les métadonnées techniques sont renseignées automatiquement ainsi que les métadonnées liées aux workflows comme la définition du statut.

 

3°/ l’hébergement et le partage des données

L’accès au document numérique doit être facile et rapide. Le dimensionnement des serveurs de stockage en ligne doit donc être adapté au volume actuel et à venir des documents afin d’éviter la saturation des serveurs d’hébergement ce qui pénaliserait la productivité.
Des sauvegardes doivent être réalisées régulièrement pour éviter toute perte en cas d’accident ou de panne de matériel.

 

4°/ la diffusion

Les modalités de diffusion des documents électroniques dépendent des spécificités et des contraintes de chaque métier. Il est donc indispensable de définir clairement les principaux critères s’agissant de la structure documentaire, de l’accès en lecture ou en écriture des informations, des droits d’accès aux documents.
Le partage des données entre collaborateurs peut s’effectuer par Intranet ou Internet. Il existe des plateformes de partage dédiées pour mettre en ligne les dossiers et les fichiers en toute sécurité.

 

5°/ l’archivage

Le document électronique est archivé de façon temporaire pendant sa phase d’utilisation courante, archivage dont le délai peut être paramétré par défaut ou adapté à chaque fichier. Certains documents ont d’ailleurs une durée de conservation limitée.
Les fichiers versés dans la GED sont soumis à de multiples modifications au cours de leur cycle de vie : océrisation, compression, indexation et diverses interventions des collaborateurs. Il s’agit donc d’une copie de travail et non du fichier d’origine non modifié.
C’est pourquoi, même si la GED héberge des documents, elle n’a pas vocation à garantir leur archivage sécurisé au sens de la norme NF Z 42-013 qui dispose des exigences à respecter dans le cadre de la conservation sécurisée des fichiers électroniques.
Ainsi, seul un Service d’Archivage Electronique à valeur probante (ou SAE) répond aux critères de l’archivage légal numérique, en conformité de ladite norme pour la conservation du document original.
En effet, l’objectif de la GED est de partager largement l’information et de permettre de travailler sur le document alors que le SAE, au contraire, restreint les accès au coffre numérique à un nombre limité de personnes habilitées et empêche toute modification des fichiers d’origine, des restrictions incompatibles avec les principes de la GED.
En pratique, les entreprises utilisent le plus souvent une GED associée à un SAE car lui seul garantit la disponibilité, la confidentialité et la pérennité du document.

 

6°/ le monitoring

Plusieurs outils complètent le processus de Gestion Électronique des Documents afin de superviser l’activité de l’organisation :

  • Les notifications automatiques, chaque collaborateur est averti immédiatement des événements importants du cycle de vie d’un document le concernant, par exemple de l’arrivée d’une pièce attendue pour compléter un dossier.
  • Le dashboard, ou tableau de bord, unique par utilisateur permet à chacun de visualiser ses tâches en cours. Il fournit également une aide à la décision en regroupant différentes sources transverses de données : liste des tâches des collaborateurs, historique des tâches effectuées, statistiques d’utilisation au niveau individuel ou du groupe.

Cela facilite le suivi du circuit des documents et donc l’analyse de l’activité (ou reporting), en évitant de multiplier les fichiers Excel.

Le fonctionnement d’une GED
Le fonctionnement d'une GED

 

Quelles sont les fonctionnalités majeures d’une GED ?

Les principales fonctionnalités de la GED sont :

  • l’automatisation du classement, selon des règles préalablement paramétrées,
  • la recherche organisée à partir des métadonnées ou du contenu, versés sur une base de données comptant autant d’accès que de données,
  • la consultation et le téléchargement des documents,
  • le partage en interne et le travail collaboratif,
  • la traçabilité des différentes versions d’un document et de ses modifications successives,
  • la flexibilité afin de s’adapter aux spécificités des métiers,
  • l’interopérabilité permettant à la GED de communiquer avec tous les outils et applicatifs du Système Informatique (SI) de l’entreprise,
  • la conservation adaptée aux exigences du métier.

 

Choisir sa GED selon les besoins de son entreprise et la mettre en place

Définir son projet

La mise en place de la GED nécessite l’identification préalable de l’ensemble des objectifs de l’entreprise et des besoins en gestion documentaire des équipes mais aussi des blocages et des problèmes récurrents afin de trouver la solution la plus adaptée parmi la multitude de propositions des éditeurs.
La décision finale résulte d’un long processus, en plusieurs étapes échelonnées sur plusieurs mois, et requérant la collaboration de l’ensemble des acteurs concernés par le changement.
Deux principaux axes définissent le choix de la GED : la faisabilité technique et le financement.

Trois solutions principales

  • Un système transversal, c’est-à-dire un seul logiciel GED pour l’ensemble de l’entreprise qui prend en compte la collaboration entre les services mais nécessite plus de temps pour sa mise en place.
  • Un système par métier, c’est-à-dire que chaque service dispose du logiciel le plus adapté. Cela nécessite une personnalisation des paramétrages de l’outil et des workflows ainsi que la multiplication des GED afin que chacune réponde scrupuleusement aux besoins de chaque métier présent dans l’entreprise. Si l’ultra spécialisation de chaque GED facilite le travail quotidien, cette segmentation pénalise la transversalité des informations et la collaboration entre les services.
  • Un système mixte, grâce à une nouvelle génération d’outils, à la fois transverse et configurable de différentes façons en fonction des besoins métiers spécifiques de chaque département de l’organisation.

Les 3 principales solutions GED
Les 3 principales solutions GED

 

Choisir une GED adaptée

Le cahier des charges élaboré au cours de la phase de préparation du projet sert de référence tout au long du processus. Y sont définis tous les besoins de l’entreprise notamment en matière de :

  • quantité et nature de contenu des documents,
  • format et poids des fichiers,
  • hébergement,
  • classement et indexation des fichiers,
  • gestion des documents (droits d’accès, de modification, suivi, archivage, etc.).

L’organisation peut demander un audit auprès d’une entreprise éditrice de logiciels de gestion documentaire. Il est recommandé d’organiser un test des solutions retenues sur un seul service pour analyser leur impact sur l’organisation et le traitement des informations, en vue de déterminer les améliorations à apporter pour gagner en efficacité et de juger de son intuitivité et de son accessibilité à tous les utilisateurs quelles que soient leurs compétences informatiques.
La compatibilité des outils de GED avec l’écosystème informatique existant est également un paramètre important à considérer ainsi que leur aptitude à interagir avec les outils déjà présents au travers d’API (Applicative programming interface ou Interface de programmation applicative) ou de webservices.
Le choix doit aussi prendre en compte l’évolutivité du logiciel et la capacité de son éditeur à proposer de nouvelles interfaces, de nouvelles fonctions voire un nouveau design.
La confiance dans l’hébergeur est un point important car il va recevoir et gérer toutes les données de l’entreprise. S’assurer de sa pérennité est également recommandé, notamment de sa mise à jour régulière. Doivent aussi être proposés un service de maintenance pour réparer les bugs et les incidents ainsi qu’un suivi pour la formation des nouveaux utilisateurs ou l’explication de nouvelles fonctionnalités.
Après les besoins et les contraintes techniques, entrent en considération les principaux facteurs de coût et postes de dépenses au rang desquels les licences logicielles, la mise en place du système, la maintenance et l’assistance, l’investissement matériel, la numérisation et la formation des utilisateurs au logiciel et aux procédures.

La réussite du déploiement d’une GED repose sur la consultation et l’implication de l’ensemble de ses futurs utilisateurs.

 

Les différents types de logiciels de GED

Toute entreprise, quels que soient son type et sa taille, est confrontée à la gestion quotidienne d’une masse importante de documents numériques dont le volume ne cesse de croître.
Grâce à la démocratisation du prix des logiciels de GED et à la multiplication des offres chez les éditeurs, chacune peut trouver une solution adaptée à ses besoins spécifiques et à son budget.

Pour les petites et les très petites entreprises (moins de 10 salariés) :

Les organisations modestes peuvent s’orienter vers le déploiement d’une GED à partir d’un logiciel en SAAS (Software as a service ou, en français, logiciel en tant que service) ce qui signifie que le logiciel est hébergé sur le Cloud et exploité par un tiers, une solution par abonnement et donc moins coûteuse que l’achat d’une licence. Il faut toutefois être vigilant sur le lieu de stockage des données car elles sont soumises à la législation en vigueur dans le pays où se trouvent les data centers.

Ce modèle de logiciel offre les fonctionnalités de base d’une GED :

  • Acquisition des documents numérisés et récupération des documents nativement électroniques
  • Indexation automatique
  • Recherche en texte intégral
  • Facilité de consultation
  • Interface web permettant la consultation à distance

 

Pour les grandes entreprises et les grands comptes

Les grandes entreprises optent également pour un logiciel en SAAS, mais le plus souvent en l’intégrant à leur SI (Système d’Information). Ce logiciel propose une configuration adaptée aux particularités de l’organisation en ajoutant aux fonctionnalités élémentaires des services qui apportent un confort d’utilisation optimal.

 

Fiabilité des logiciels gratuits ?

Il existe également des logiciels open source, libres et gratuits, mais déconseillés par les experts en raison de leur faible niveau de sécurité et du manque de visibilité sur la pérennité du logiciel.

Les 2 principaux types de logiciels de GED
Les 2 principaux types de logiciels de GED

 

Avantages et impacts de la GED

Pour l’organisation

Chiffres-clés GED

Sources : Cegid, BPM Bulletin, Le Nouvel Economiste, Arcalys, Arthur D Little, LAIM (L’Association Information et Management)

 

Le déploiement d’une GED permet d’éviter les difficultés liées à la perte d’une information ou d’un document qui peuvent ralentir la productivité et nuire à la fiabilité de l’entreprise.
L’entreprise gagne en rapidité et en efficacité dans la gestion quotidienne du travail puisque les documents électroniques sont classés instantanément et accessibles facilement et rapidement.
Les outils de la GED permettent également de s’assurer que la version consultée est valide grâce au workflow de traitement et de contrôle automatique et à la traçabilité du cycle de vie du document.
L’historique des opérations simplifie encore les réponses aux requêtes internes ou d’un client.
L’entreprise réalise également des économies conséquentes, notamment grâce à la réduction des impressions et des coûts associés.
La mise en place d’une GED favorise la démarche de management de l’information et la démarche de management de la qualité selon la norme ISO 9001.
Enfin, la GED s’inscrit dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise) en diminuant son impact énergétique sur l’environnement, puisqu’elle privilégie l’accès par tous les utilisateurs à une information hébergée de façon centralisée, au lieu de la dupliquer sur un fichier par le nombre d’utilisateurs. Elle permet également de réduire le recours au papier.

Le principal enjeu de la mise en place d’une GED est le gain de productivité par l’action sur trois leviers :

  • Optimisation de la gestion courante des documents
  • Réduction des coûts de traitement
  • Simplification du partage de documents entre collaborateurs

GED & productivité
GED & productivité

 

Pour les utilisateurs

Sur le plan humain, la transition vers le digital et l’installation d’une GED sont une opportunité de simplifier le travail des utilisateurs grâce à l’automatisation des tâches répétitives, ce qui leur permet de se consacrer à un travail à valeur ajoutée.
De plus, ils disposent d’un accès immédiat aux données quel que soit leur lieu de travail (mobilité, télétravail, présentiel).
Selon les niveaux d’autorisation, plusieurs collaborateurs peuvent intervenir sur un même document et le réviser. Ainsi se met en place un circuit de validation documentaire qui repose sur la production collaborative de documents et aboutit finalement à une uniformisation des pratiques documentaires au sein d’une même organisation. Chaque collaborateur adopte une même et unique façon de classer les documents.
La formation initiale des utilisateurs ne doit pas être négligée pour une réussite du déploiement de la GED ainsi que l’accompagnement ponctuel au fur et à mesure des mises à jour.

Les principaux avantages du déploiement d’une GED au sein d’une organisation
Les principaux avantages du déploiement d'une GED au sein d'une organisation

 

Pour les partenaires extérieurs

Le déploiement d’une GED renforce la réactivité de l’accompagnement des clients, des fournisseurs ou des organismes de contrôle en diminuant le temps de réponse puisque l’accès à n’importe quel document contenu dans la GED se fait en temps réel.

 

Différence entre GED et SAE

Une confusion entre GED et SAE s’opère souvent, ces deux outils poursuivent pourtant des objectifs distincts même si complémentaires.
La Gestion Électronique des Documents (ou GED) facilite l’activité courante d’une entreprise en assurant la réception, l’enregistrement, le classement, la sauvegarde, la diffusion et le partage de l’ensemble des documents de l’entreprise.
Le Service d’Archivage Électronique à valeur probante (ou SAE) est destiné à sécuriser la conservation des documents et à assurer leur intégrité tout en restreignant l’accès. Les données ne peuvent pas être modifiées ou détruites, elles sont accessibles uniquement en lecture seule et assujetties à des autorisations spécifiques. En France, le SAE est soumis à la norme NF Z 42-013 depuis 2009 révisée en 2020 et à son équivalence internationale la norme ISO 14641-1.
Après leur classement et leur description dans le cadre de la Gestion Électronique des Documents, il est préconisé de verser les documents dans un Service d’Archivage Électronique afin de garantir leur disponibilité, leur confidentialité et leur pérennité. GED et SAE sont donc complémentaires et non interchangeables.

 

Différence entre GED et GEC

L’acronyme GEC est soumis à controverses car il renvoie à la fois à la Gestion Électronique de Contenu et à la Gestion Électronique de Courrier. C’est ce dernier sens qui est ici retenu.

GEC ou GED, quelle solution pour dématérialiser les courriers ?

La GEC en tant que Gestion Électronique de Courrier est une solution destinée à organiser et gérer exclusivement la correspondance papier et électronique d’une entreprise. Elle centralise les trois sortes de courrier : entrant, sortant et interne. Le flux du courrier est ainsi facilement régulé grâce à l’optimisation des processus de traitement, de validation et de réponse. L’information se diffuse rapidement et le temps de réponse au collaborateur ou au client s’en trouve réduit.
La Gestion Électronique des Documents (ou GED) couvre un champ d’action bien plus large et permet, outre la dématérialisation et la gestion de tous les documents, de créer une base unique de données indexées et accessibles aux collaborateurs.
Une GED est en capacité de traiter le courrier, qui est alors une des composantes de l’activité globale de la gestion documentaire. Quelques ajustements sont toutefois à prévoir afin d’y intégrer les objets et les fonctionnalités propres à la Gestion Électronique de Courrier (GEC) comme les modèles de diffusion, la gestion des contacts, le publipostage ou le parapheur électronique.

Δ Ne pas confondre
* GED & SAE : Une GED héberge des documents courants sur lesquels il est possible d’intervenir tout au long de leur cycle de vie. Néanmoins la GED n’a pas vocation à garantir leur archivage sécurisé.
Un SAE implique des restrictions d’accès et l’interdiction de modifier les fichiers d’origine.
* GED & GEC : Une GEC est une solution destinée à organiser exclusivement la correspondance papier et électronique d’une organisation alors qu’une GED gère l’ensemble des flux documentaires, courrier compris.

 

Questions fréquentes

Que veut-dire GED ?

GED est l’acronyme français pour Gestion Électronique des Documents et désigne une solution logicielle intégrée au système informatique (SI) d’une organisation afin de regrouper, organiser et diffuser l’ensemble de ses flux documentaires papier et électroniques.

Pourquoi mettre en place une GED ?

Le déploiement d’une GED vise à optimiser la gestion documentaire courante d’une entreprise grâce à l’automatisation des tâches peu valorisantes et récurrentes, à la réduction des coûts de traitement et à la simplification du partage des données entre les collaborateurs et les services.

Comment déployer une GED ?

La mise en place d’une GED nécessite une préparation minutieuse en amont afin de définir les besoins spécifiques des collaborateurs et des métiers. Le choix du logiciel résulte d’un processus en plusieurs étapes échelonnées sur plusieurs mois et repose sur la concertation avec l’ensemble de ses futurs utilisateurs.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED ?

Automatisation du classement, indexation des métadonnées, recherche en texte intégral par mots-clés, flexibilité du logiciel et interopérabilité avec les autres outils et applicatifs du Système Informatique (SI) sont les principales fonctionnalités d’une GED.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Toute entreprise est confrontée à la nécessité de classer, stocker et diffuser ses documents. Selon sa taille, son budget et la spécificité de ses besoins, elle a le choix parmi de nombreuses solutions logicielles, regroupées en trois familles principales : le système transverse, le système métier et le système mixte.

 

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