GED : une bonne indexation pour faciliter la recherche
Lorsque le document est “acquis” dans le système informatique, il faut désormais passer à l’étape de l’indexation de celui-ci. Le document numérique doit être classé, référencé et indexé pour bénéficier de toute la puissance de recherche que peut offrir une GED.
En quoi consiste l’étape d’indexation dans une GED ?
Le procédé d’indexation d’un document consiste à s’appuyer sur les métadonnées, les mots-clés et le contenu afin d’y associer des repères pour simplifier le classement et la recherche.
L’indexation par métadonnées
Les métadonnées permettent de décrire un ensemble structuré d’informations. Il en existe trois types principaux :
- Les métadonnées de gestion : elles fournissent des informations comme le titre du document, l’auteur, la date de création, la catégorie etc.
- Les métadonnées de préservation : elles permettent de comprendre le document via les droits, le format du fichier, la résolution etc.
- Les métadonnées de description : elles concernent le contenu du document, le sujet.
L’indexation par mots-clés
Pour l’indexation par mots-clés, il s’agit de recenser tous les termes apparaissant de façon récurrente dans les différents documents et de les placer dans un gestionnaire de mots-clés.
Une recherche simplifiée dans la GED
Les différentes opérations d’indexation ont pour objectif d’harmoniser le volume de données et simplifier les requêtes de recherche. Les résultats de recherche sont donc basés soit sur le contenu, c’est ce que l’on appelle l’indexation par type (métadonnées) ou avec les mots-clés, que l’on appelle l’indexation par concept. L’indexation relève d’un procédé manuel et automatique à la fois.
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