GED : Les modalités de diffusion des documents électroniques

Définir les modalités de diffusion des documents consiste à trouver les moyens par lesquels les documents transitent et s’acheminent vers leurs destinataires au sein de l’écosystème de la GED.

Les modalités de diffusion dans une GED

Afin d’opter pour telle ou telle méthode de diffusion, il est essentiel de tenir compte des particularités des différents métiers. Cette étape s’effectue par l’établissement de critères précis concernant la structure du document. En effet, selon la nature et la structure du document, le mode de diffusion peut varier.

Les moyens de diffusion

Le partage des documents s’opère soit par Intranet soit par Internet selon deux modes de restitution spécifiques :

Le mode pull

Il s’agit d’une mise à disposition des documents vers les utilisateurs. Ceux-ci ont alors la possibilité de les rechercher et de les consulter eux-mêmes au sein de la base de données après s’être connectés. Les informations sont contextualisées avec le plan de classement et les affichages de gestion.

Le mode push

Le mode push consiste quant à lui en une distribution du document vers des destinataires identifiés au préalable. Les documents sont alors transférés automatiquement aux utilisateurs, le plus souvent par messagerie électronique. Ils sont parfois transmis dès leur création ou lorsqu’une nouvelle modification a été effectuée.

Toutes les données sont sécurisées afin de garantir la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité des documents diffusés.

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Déterminer les règles de gestion de droits

Définir les règles de gestion de droits est essentielle pour assurer une bonne valorisation des données. En effet, cela permet de déterminer clairement ce que chaque personne est autorisée à effectuer sur les documents (destruction, modification, partage etc.). Cette étape a pour objectif de faciliter la consultation et le partage des données au sein de la GED.

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