Dématérialisation RH : GED ou SIRH ?

La dématérialisation des Ressources Humaines est un enjeu de taille pour la plupart des entreprises. En effet, la transformation digitale pousse les organisations à se tourner vers des solutions de gestion dématérialisée. Dans le cas des RH, deux options majeures sont envisageables telles que la mise en place d’un SIRH ou encore d’une GED.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH ou système d’information des ressources humaines est un outil de GRH dématérialisé (Gestion des Ressources Humaines). Il s’agit d’une plateforme regroupant l’ensemble des fonctions du socle RH permettant ainsi la centralisation et le partage des données relatives à la gestion RH. Le SIRH automatise certaines tâches (gestion de la paie, du personnel, du planning, des congés etc.) afin de gagner du temps et de rationaliser la gestion globale des RH en unifiant les processus. Cela permet notamment aux collaborateurs de se tourner vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un outil de SIRH fonctionne avec des briques logicielles modulables pour chaque fonction RH. Une organisation peut ainsi décider de n’intégrer que les fonctions nécessaires. Un logiciel SIRH peut prendre plusieurs formes : en mode Saas (Software as a Service), en ASP (Application Service Provider) ou en logiciel On-premise.

Les fonctionnalités d’un SIRH

Les principales fonctionnalités présentes dans une solution SIRH : 

• La gestion des congés et absence
• La gestion de la paie
• La gestion des dossiers du personnel (données des employés)
• La gestion du planning
• La gestion des notes de frais
• Le recrutement
• La gestion de la performance
• L’Onboarding et le Offboarding des employés
• La gestion des entretiens
• La gestion des rapports et des tableaux de bord
• Les formations

Qu’est-ce que la GED ?

La GED (Gestion Electronique de Documents) est une solution informatique regroupant l’ensemble des documents d’une entreprise sur une seule et même plateforme. La mise en place d’un projet de GED permet de rationaliser la gestion documentaire. En effet, l’outil prend en charge la totalité du cycle de vie d’un document (création, acquisition, versement, indexation, recherche, partage, diffusion archivage) de façon automatisée.

La GED peut-elle constituer une alternative au SIRH ?

En matière de gestion dématérialisée des missions RH, il existe plusieurs solutions comme le SIRH ou la GED. Cette dernière peut constituer une alternative au déploiement d’un projet SIRH.

GED pour les fonctions RH

La dématérialisation s’invitant dans toutes les sphères d’une entreprise, la gestion des Ressources Humaines n’échappe pas à la règle. En effet, dématérialiser les fonctions RH, grâce à la GED notamment, a pour objectif d’optimiser la GRH. Voici les principaux avantages que présente la mise en place d’une solution de GED pour les RH :

• Gain de temps : certaines missions RH telles que les tâches administratives s’avèrent souvent rébarbatives et chronophages. A titre d’exemple, dans le cas d’un contrat de travail, la GED peut générer automatiquement des modèles de contrats signables électroniquement. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps à redistribuer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• CVthèque numérique : disposer d’une CVthèque numérique permet de centraliser l’ensemble des CV reçus par une entreprise afin de fluidifier les étapes de recrutement.
• Recherche facilitée : les documents sont centralisés et stockés au même endroit afin de faciliter le partage des données d’une part et la recherche des documents d’autre part. La recherche peut s’effectuer via mots-clés, filtres ou métadonnées.
• Optimisation des coûts : opter pour une solution de GED permet de réduire les coûts sur le long terme par l’augmentation de la productivité et la valorisation des tâches mais également par le biais d’économies portant sur l’achat de matériel (encre, papier etc.).
• Sécurité des données : les documents rh sont particulièrement fournis en informations sensibles, les données personnelles sur les employés notamment. La GED offre une solution permettant de stocker les données de façon sécurisée avec une politique de droits d’accès choisie en conséquence.
• Traçabilité : l’ensemble des opérations effectuées sur les documents RH (signatures de contrats de travail, gestion de paie etc.) sont enregistrés et visibles sur un historique.

SIRH (solutions dédiée) vs GED (solution polyvalente)

Le SIRH est une solution dématérialisée dédiée à la gestion des Ressources Humaines. Comme évoqué ci-dessus, elle présente un certain nombre de fonctionnalités relatives aux RH. Cependant, la mise en place d’un SIRH est complexe et souvent coûteuse (entre 25 000 et 40 000 euros en moyenne). C’est pourquoi cette solution est plus adaptée à des structures de grande taille.

La GED quant à elle, est une solution plus complète, couvrant un champ d’action plus large. En effet, la GED peut s’appliquer à toutes les fonctions d’une entreprise. Opter pour un SIRH intégré à la GED permet d’obtenir un outil complet, plus flexible, adaptable à différentes fonctions et compatible avec des structures de taille plus modeste.

Conclusion

Le SIRH et la GED peuvent fonctionner de paire et leurs fonctionnalités peuvent être additionnées afin de maximiser le potentiel de chaque solution. Cependant, un projet de GED étant relativement facile à déployer, il peut être plus intéressant de le mettre en place en y intégrant les fonctionnalités d’un SIRH dans le but d’en faire un outil plus accessible. La GED constitue alors une alternative à la mise en place d’un SIRH.

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