GED et Signature électronique dans le processus d’approbation
L’usage de la signature électronique ne doit pas être systématique. Il est notamment surdimensionné pour les approbations internes qui peuvent être accordées par un workflow électronique.
Par ailleurs, la signature électronique en stand alone n’est pas une solution optimisée pour la collaboration et l’archivage des engagements. Elle peut même constituer un risque, par exemple lorsque le signataire quitte l’entreprise et que l’on n’a plus accès à ce qu’il a signé…
La GED en tant que parapheur numérique
En exploitant les workflows de validation de votre GED vous pouvez utiliser votre outil de gestion documentaire pour approuver vos demandes et vos documents internes.
En allant plus loin vous allez pouvoir, sur le principe du parapheur,regrouper toutes les demandes d’approbation pour un même signataire pour lui permettre de ne pas passer plus de temps que dans la signature papier. Vous allez même collectivement gagner du temps puisque dans la GED, tous les justificatifs du document à approuver lui sont automatiquement rattachés. Ce qui fiabilise le travail d’approbation et économise du temps de préparation du dossier.
Au-delà du gain de temps que cela apporte, vous allez pouvoir avoir une traçabilité interne de tout ce qui a été validé ou en cours de validation et surtout partager cette information avec vos collaborateurs.
La GED pour archiver vos documents signés électroniquement
La GED peut également être utilisée pour sauvegarder automatiquement vos documents signés électroniquement. Grâce à l’indexation documentaire, vous pourrez ainsi facilement retrouver les engagements pris par votre société tout en vous affranchissant du stockage des plateformes de signature électronique.
Enfin la GED va vous permettre d’archiver et d’historiser les différentes versions des documents signés et de les partager ces informations avec vos collaborateurs qui sont immédiatement notifiés de l’approbation d’un document et de sa mise à disposition des équipes.
