Pourquoi dématérialiser les fonctions RH ?
A l’instar de toutes les autres fonctions et métiers d’une entreprise, les Ressources Humaines recouvrent une grande partie de l’activité. C’est pourquoi, à l’heure de la transformation digitale, il est essentiel pour les organisations de développer la dématérialisation de leurs fonctions RH.
Le rôle des fonctions RH
Les ressources humaines dans une entreprise centralisent toutes les fonctions visant à la gestion du personnel. L’objectif pour les RH est donc de maintenir le dialogue social entre les employés et les employeurs tout en veillant à augmenter la productivité et la compétitivité de l’entreprise.
Qu’est-ce que la GRH (Gestion des Ressources Humaines) ?
La GRH, ou Gestion des Ressources Humaines, renvoie à l’ensemble des méthodes déployées dans le domaine de la gestion du personnel d’entreprise. Cette gestion du personnel doit être coordonnée aux enjeux commerciaux, stratégiques et économiques de l’entreprise. Les quatre principales fonctions de la gestion des ressources humaines sont :
1/ Le recrutement : le recrutement est la fonction première des RH, il s’agit de sélectionner le personnel le plus adapté aux besoins de l’entreprise.
2/ La rémunération : la rémunération renvoie à ce que coûte le salarié à l’entreprise. L’enjeu de la mission de rémunération pour les RH est de trouver l’équilibre entre la maîtrise des coûts pour l’entreprise et un salaire attractif pour constituer une source de motivation suffisante pour le salarié.
3/ L’amélioration des conditions de travail : il s’agit pour les RH de veiller à la bonne application du Code du Travail et au bien-être global des salariés. Pour ce faire, ils doivent assurer leur sécurité et gérer les risques liés aux accidents du travail notamment.
4/ La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) : la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences a pour objectif d’accompagner le personnel dans les changements et évolutions de l’entreprise.
Comment dématérialiser les fonctions RH ?
La gestion des Ressources Humaines se voit désormais bouleversée avec l’extension de la dématérialisation dans la plupart des entreprises. Nous avons vu l’importance du département RH dans une organisation. C’est pourquoi, les entreprises cherchent à dématérialiser les fonctions RH avec des outils adaptés.
SIRH
Le SIRH (système d’information ressources humaines) est une solution logicielle dématérialisée exclusivement dédiée à la gestion des ressources humaines. La solution prend en charge l’ensemble des fonctions : gestion des prestations de travail, gestion de la paie, gestion des prestations sociales et gestion de l’humain. Le SIRH permet alors l’automatisation des process sur une plateforme regroupant toutes les fonctions.
GED
Il est également possible de recourir à une solution de GED pour dématérialiser les fonctions RH. Elle peut être plus avantageuse car plus facile à mettre en place et ne se limite pas uniquement aux fonctions RH comme un SIRH. Un système de gestion électronique de documents consiste en une plateforme en ligne permettant de stocker tous types de documents. Dans le cas des RH, il s’agira de documents types notes de frais, contrats, de travail, arrêts maladie, demandes de formation etc. La GED prend alors en charge tout le cycle de vie du document avant son archivage et permet de répondre aux obligations légales en vigueur.
Les avantages de la dématérialisation des RH
- Gain de temps : grâce à l’automatisation de certaines tâches, les délais des processus rh sont réduits. Cela permet de gagner en productivité mais aussi aux collaborateurs de recentrer sur leur cœur de métier et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réduction des coûts : la dématérialisation des documents permet de réaliser des économies au niveau du matériel employé, souvent lié à l’impression (encre, papier etc.) mais également aux envois postaux. D’autre part, il n’est plus nécessaire de mettre en place un archivage physique.
- Amélioration de l’onboarding : la centralisation et le partage des données permettent aux nouvelles recrues une adaptation plus rapide à l’environnement de l’entreprise.
- Meilleure traçabilité : l’ensemble des opérations effectuées sur les documents, telles que des modifications éventuelles sont visibles et apparaissent sur un historique.
- Meilleure accessibilité : la centralisation de l’ensemble des données telles que la CVthèque, la contrathèque ou encore les dossiers du personnel par exemple, permet une meilleure accessibilité et diffusion des informations entre les collaborateurs.
- Sécurité des données : sur une plateforme de dématérialisation (SIRH ou GED en l’occurrence), la sécurité des données est assurée par des accès paramétrés et des mesures de contrôle d’accès.
Conclusion
Les fonctions Ressources Humaines sont au cœur même de l’entreprise et occupent une place centrale dans la mesure où elle concerne la main-d’œuvre d’une organisation. C’est pourquoi l’enjeu principal de la dématérialisation des RH reste de mettre l’humain au premier plan. Les outils de dématérialisation tels que la GED ou le SIRH permettent d’opérer cette étape de la transformation digitale.
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