La gestion des contrats par la GED

Contrats GED

La dématérialisation des documents concerne désormais la plupart des entreprises. Les contrats figurent parmi les documents les plus stratégiques et peuvent être pris en charge par une solution de GED (Gestion Electronique de Documents).

Qu’est-ce que la GED ?

La GED est un outil informatique permettant de gérer l’ensemble du flux documentaire d’une entreprise. Une solution de GED regroupe donc tous les documents sur un seul et même outil afin de centraliser l’information. La GED permet ainsi de partager les données avec les différents collaborateurs. Elle prend en charge le cycle de vie des documents de l’acquisition à la diffusion en passant par le versement, l’indexation et la recherche.

Pourquoi recourir à la GED pour gérer les contrats ?

La gestion des contrats est un enjeu important au sein d’une entreprise. En effet, les contrats représentent une grande partie des documents à traiter. La gestion papier des contrats engendre une perte de temps ainsi qu’un manque de traçabilité et des risques au niveau de la sécurité.

Quels sont les avantages ?

  • Centralisation des contrats : l’ensemble des contrats est stocké au même endroit de façon sécurisée. La GED permet le classement automatique des contrats en fonction de leur nature dans une “contrathèque”.
  • Gain de temps : la dématérialisation des contrats avec la GED permet avant tout de gagner du temps, que ce soit au niveau de la recherche ou la mise en place de la signature électronique. Les contrats peuvent ainsi être validés plus rapidement en interne facilitant la communication entre les différents intervenants.
  • Traçabilité : toutes les actions sont tracées et l’historique permet de suivre l’ensemble des interventions sur les documents (les modifications par exemple). D’autre part, la GED permet de suivre toutes les échéances contractuelles avec des alertes.
  • Accessibilité : il est désormais possible d’accéder aux documents à n’importe quel moment et à distance.

 

Pour quel type de contrats ?

La GED peut prendre en charge tous types de contrat, tous départements confondus, tels que les Ressources Humaines (contrat de travail, avenants), le service commercial (vente, devis etc.), les contrats de type juridique ou encore les contrats fournisseurs.

Afin d’optimiser la gestion des contrats dématérialisés par la GED, viennent s’ajouter des fonctionnalités complémentaires telles que le SAE (Service d’Archivage Électronique) permettant de conserver les contrats en conformité avec les durées légales de conservation. D’autre part, la signature électronique et le parapheur électronique permettent de dématérialiser le processus dans son ensemble.

 

Conclusion

Le recours à une solution de GED pour la gestion des contrats est devenue quasiment incontournable dans le contexte actuel de transformation digitale. La gestion papier étant fastidieuse, les fonctionnalités que proposent la GED permettent de simplifier et fluidifier l’ensemble des processus liés aux contrats.

 

A lire aussi :

Vous souhaitez améliorer votre offre de valeur ?