8 automatisations des flux CLM pour optimiser la gestion du cycle de vie des contrats
L’automatisation des flux de gestion de contrats (CLM) révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leurs contrats tout au long de leur cycle de vie. De la création à l’exécution, en passant par la gestion des modifications et l’expiration, l’automatisation des flux CLM offre une solution complète pour optimiser les processus contractuels.
Définition de l’automatisation des flux CLM
L’automatisation des flux CLM (Contract Lifecycle Management) est un processus qui utilise des technologies telles que l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et les solutions de RPA pour gérer de manière efficace et transparente l’ensemble du cycle de vie d’un contrat, de sa création à son archivage.
Cette solution comprend des fonctionnalités telles que la gestion centralisée des contrats, l’analyse des clauses, la génération de rapports et la conformité réglementaire. En automatisant les processus contractuels, les entreprises peuvent réduire les délais de traitement, minimiser les erreurs et les risques de non-conformité, et améliorer la visibilité et le contrôle sur l’ensemble du portefeuille de contrats.
8 automatisations des flux CLM
1/ Automatisation de la génération de contrats
Les contrats peuvent être générés automatiquement en fonction des besoins spécifiques, réduisant ainsi les erreurs, les risques juridiques et les délais. d’améliorer la précision et la cohérence contractuelle, et de réduire les risques juridiques.
L’automatisation des contrats permet alors de :
- Utiliser des modèles prédéfinis adaptés aux différents types de contrats fréquemment utilisés par l’entreprise.
- Personnaliser les modèles en fonction des besoins spécifiques de chaque contrat, en y intégrant les informations des parties prenantes, les conditions contractuelles et les clauses spécifiques.
- Générer automatiquement les contrats au format souhaité (PDF, Word, etc.) en quelques clics.
- Appliquer des règles de formatage et de mise en page uniformes à tous les contrats, garantissant une présentation professionnelle et cohérente.
- Intégrer des clauses contractuelles pré-approuvées et validées par le service juridique, réduisant ainsi les risques d’erreurs et d’incohérences juridiques.
- Effectuer des contrôles de cohérence pour s’assurer que les informations contractuelles sont complètes, exactes et conformes aux exigences réglementaires.
2/ Suivi automatisé des échéances
Le suivi automatisé des échéances permet aux entreprises de garder le contrôle sur les obligations contractuelles et de minimiser les risques de retards, de pénalités et de litiges. En effet, la gestion manuelle des échéances contractuelles peut s’avérer complexe et sujette à des oublis, ce qui peut entraîner des conséquences négatives pour l’entreprise.
L’automatisation de ce processus offre différentes fonctionnalités :
- Extraire automatiquement les dates d’échéance présentes dans les contrats, telles que les dates de paiement, de livraison, de reporting ou de renouvellement.
- Consolider les échéances issues de différents contrats et sources dans un référentiel centralisé.
- Structurer les informations pour faciliter le filtrage, le tri et la recherche des échéances.
- Définir des délais d’alerte adaptés en fonction de l’importance et de l’urgence des échéances.
- Choisir le mode de notification le plus approprié (email, SMS, notifications in-app, etc.).
- Envoyer automatiquement des rappels aux parties prenantes concernées pour les échéances imminentes.
- Générer automatiquement des documents de suivi (factures, demandes de paiement, etc.).
- Mettre à jour automatiquement le statut des échéances en fonction des actions réalisées.
3/ Automatisation des notifications et alertes
L’automatisation des notifications et alertes permet avant tout de maintenir une communication proactive et transparente pour assurer le bon déroulement des contrats, prévenir les retards, les erreurs et les litiges.
L’automatisation des alertes consiste à :
- Envoyer des notifications automatiques à chaque étape clé du cycle de vie d’un contrat, telles que la création, l’approbation, la signature, l’exécution, le renouvellement ou la résiliation.
- Personnaliser les notifications en fonction du rôle et des responsabilités de chaque partie prenante.
- Mettre en place des alertes personnalisées pour informer les parties prenantes concernées (départements financiers, opérationnels, juridiques, etc.) des échéances à venir.
- Définir des seuils d’alerte adaptés en fonction de la gravité des événements et des risques potentiels.
- Permettre aux parties prenantes de réagir rapidement pour prendre les mesures correctives nécessaires.
4/ Intégration des systèmes avec le CLM
L’automatisation permet l’intégration transparente des systèmes de CLM avec d’autres applications métier telles que les systèmes CRM ou ERP, assurant ainsi une visibilité et une cohérence accrues des données.
Intégration avec le système ERP (Enterprise Resource Planning)
- Automatisation de la création de contrats à partir des commandes clients ou des bons de livraison générés dans le système ERP.
- Transfert automatique des données contractuelles, telles que les informations sur les produits ou services, les prix et les conditions de paiement, vers le système ERP.
- Mise à jour automatique du statut des contrats dans le système ERP en fonction des événements survenus dans le CLM (signature, approbation, expiration, etc.).
Intégration avec le système CRM (Customer Relationship Management)
- Association des contrats aux opportunités et aux comptes clients dans le système CRM.
- Mise à jour automatique des informations sur les clients dans le CLM en fonction des modifications apportées dans le système CRM.
- Envoi automatisé de notifications aux clients concernant les événements importants liés à leurs contrats (signature, expiration, etc.).
Intégration avec la GED (gestion électronique de documents)
- Stockage des documents contractuels (contrats, avenants, pièces jointes, etc.) dans un système de gestion documentaire centralisé.
- Liaison automatique des documents contractuels aux contrats correspondants dans le CLM.
- Accès sécurisé aux documents contractuels pour les parties prenantes autorisées.
5/ Automatisation des processus d’approbation
Les workflows automatisés peuvent acheminer les contrats aux bonnes personnes pour approbation, en fonction des règles prédéfinies, accélérant ainsi le processus tout en garantissant la conformité. En effet, l’approbation manuelle des contrats peut s’avérer un processus long, fastidieux et sujet à des erreurs.
L’automatisation de ce processus permet ainsi de :
- Identifier les parties prenantes responsables de l’approbation des contrats à chaque étape du processus.
- Définir les règles d’approbation, telles que l’ordre des approbations, les délais de validation et les options de délégation.
- Visualiser le workflow d’approbation sous forme de diagramme pour une meilleure compréhension du processus.
- Envoyer automatiquement les contrats aux approbateurs concernés en fonction du type de contrat, du montant engagé et des règles d’approbation définies.
- Fournir aux approbateurs un accès facile aux informations contractuelles nécessaires à leur prise de décision.
- Suivre en temps réel l’avancement des approbations et identifier les goulots d’étranglement potentiels.
- Permettre aux approbateurs de donner leur approbation électronique directement dans le flux de travail, sans impression et signature papier.
- Stocker les approbations électroniques et les signatures en toute sécurité dans le référentiel du CLM.
- Notifier automatiquement les parties prenantes de l’état d’approbation des contrats.
- Mettre en place des processus de gestion des exceptions pour traiter les cas où une approbation ne peut être obtenue dans le délai imparti.
- Permettre aux approbateurs de rejeter les contrats avec des commentaires explicatifs.
- Renvoyer automatiquement les contrats rejetés aux demandeurs pour correction ou modification.
6/ Gestion automatisée des modèles de contrats
Les bibliothèques de modèles de contrats automatisées permettent de gérer et de mettre à jour facilement les contrats standard, en garantissant leur cohérence et leur conformité. La gestion automatisée des modèles de contrats permet aux entreprises de gagner du temps et d’améliorer la cohérence et la qualité des contrats.
Les fonctionnalités que permettent l’automatisation de ce processus :
- Stocker tous les modèles de contrats dans un référentiel centralisé accessible aux utilisateurs autorisés.
- Classer les modèles de contrats par type, catégorie ou domaine d’application.
- Mettre en place une arborescence de navigation claire et intuitive pour faciliter la recherche des modèles de contrats.
- Suivre l’historique des modifications apportées à chaque modèle de contrat.
- Restaurer les versions précédentes des modèles de contrats en cas de besoin.
- Définir des workflows d’approbation pour les nouvelles versions des modèles de contrats.
- Intégrer des clauses et des conditions contractuelles pré-approuvées dans les modèles de contrats.
- Permettre aux utilisateurs de personnaliser les modèles en fonction des besoins spécifiques de chaque contrat.
- Générer automatiquement des contrats au format souhaité (PDF, Word, etc.) avec les informations pré-remplies.
7/ Analyse de données automatisée
Les outils d’automatisation peuvent analyser les données des contrats pour identifier les tendances, les risques potentiels et les opportunités d’amélioration, permettant ainsi une prise de décision plus éclairée.
L’automatisation de l’analyse des données permet entre autres de collecter et centraliser les données contractuelles :
- Extraire automatiquement les données contractuelles à partir des contrats stockés dans le référentiel CLM.
- Consolider les données contractuelles provenant de différentes sources (contrats, emails, documents, etc.).
- Structurer les données contractuelles dans un format standard pour faciliter l’analyse.
- Effectuer des analyses descriptives pour comprendre les caractéristiques des contrats, telles que le type de contrat, la valeur du contrat, la durée du contrat, les clauses contractuelles, etc.
- Réaliser des analyses prédictives pour identifier les tendances et les risques potentiels liés aux contrats.
- Mettre en place des tableaux de bord et des rapports pour visualiser les données contractuelles et les résultats des analyses.
- Définir des KPIs contractuels pertinents pour l’activité de l’entreprise, tels que le délai de négociation des contrats, le taux de respect des échéances, le nombre de litiges contractuels, etc.
- Suivre l’évolution des KPIs contractuels dans le temps pour identifier les domaines d’amélioration.
- Comparer les performances contractuelles entre différents services, régions ou types de contrats.
8/ Renouvellement automatisé des contrats
Les contrats peuvent être automatiquement renouvelés permettant de gagner du temps, de réduire les risques d’oubli et de rupture de contrat, et d’améliorer la satisfaction des clients.
Les possibilités du renouvellement automatisé des contrats :
- Suivre les dates d’expiration des contrats stockés dans le référentiel CLM.
- Identifier les contrats éligibles au renouvellement en fonction de leurs clauses et conditions.
- Notifier les parties prenantes concernées à l’approche de la date d’expiration des contrats.
- Générer automatiquement des propositions de renouvellement basées sur les termes du contrat original.
- Permettre aux parties prenantes de modifier les propositions de renouvellement en fonction de leurs besoins.
- Faciliter la négociation des renouvellements avec les fournisseurs ou les clients.
- Envoyer automatiquement les propositions de renouvellement aux parties prenantes concernées.
- Collecter les signatures électroniques pour finaliser les renouvellements.
- Archiver les documents de renouvellement dans le référentiel CLM.
Conclusion
L’automatisation des flux CLM offrent aux entreprises un moyen efficace d’optimiser la gestion du cycle de vie de leurs contrats. En adoptant des solutions CLM automatisées, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire les risques et rester compétitives dans un environnement commercial en évolution rapide.
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