SAE pour archiver ses contrats

Archivage contrats dans un SAE

Les contrats électroniques bénéficient de certaines particularités, notamment sur le plan de la réglementation légale. Les archiver au sein d’un SAE permet, entre autres, de répondre à cette problématique.

Qu’est-ce qu’un SAE ?

Définition du SAE à valeur probante

Un SAE, ou système d’archivage électronique, est un outil de gestion dématérialisé permettant la conservation des documents conformément à norme NF Z 42-013. Ainsi, le SAE à valeur probante garantit l’intégrité et la pérennité des documents assurant leur conservation légale. Le SAE assure le versement des archives dans la solution, leur conservation sécurisée, leur consultation et leur destruction.

Pourquoi archiver ses contrats électroniques dans un SAE ?

Les contrats sont des documents essentiels au sein d’une entreprise, et pour cause ils transitent en nombre important en interne et en externe, c’est pourquoi ils ont tout intérêt à être dématérialisés afin de sécuriser et de fluidifier leur gestion.

Découvrir notre solution de SAE

Les avantages du SAE pour archiver les contrats

La conservation légale : le SAE permet de rester en conformité légale en matière de durée de conservation des contrats (qui peut varier selon les types de contrats).
L’automatisation : recourir à un SAE pour les contrats simplifie la gestion et les transactions (lors des signatures électroniques par exemple) qui peuvent alors s’effectuer à distance, l’automation permet d’être notifié pour les différentes échéances (résiliation, renouvellement etc.).
Preuve juridique : en cas de litiges, l’archivage à valeur probante permet de fournir des pièces authentiques. Que ce soit entre un professionnel ou un consommateur ou entre professionnels, la conservation du contrat peut servir à prouver le contenu d’un acte juridique ou à veiller au respect d’une exigence de forme. Dans tous les cas, cela protège les différents partis.
La traçabilité : l’ensemble des opérations relatives aux contrats est tracé au sein du SAE, de façon à suivre et garder un historique des actions effectuées sur chaque document.
La conservation sécurisée : placer les contrats électroniques sur un outil informatique sécurisé réduit les risques de pertes et assure la confidentialité des documents conformément à la politique de droits d’accès configurée.
La simplification des audits : en cas d’audit de contrôle, l’archivage électronique des contrats facilite la présentation des pièces requises.

Durées légales de conservation des contrats

Différentes durées légales de conservation sont applicables en fonction du type de contrat :

Contrats commerciaux : 5 ans
Contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 euros) : 10 ans
Contrats d’acquisition : 30 ans
Contrats de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
Contrats et justificatifs de crédit immobilier ou à la consommation : 2 ans
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite : 5 ans

Conclusion

Archiver ses contrats dans un SAE est la solution dématérialisée la plus adaptée à la conservation de contrats électroniques dans la mesure où elle permet la rationalisation du processus d’archivage tout en garantissant le respect de la réglementation.

A lire aussi :

Vous souhaitez améliorer votre offre de valeur ?

Contactez-nous