Quelles sont les différences entre la GED et le SAE ?

Différences GED et SAE

Le contexte de transformation digitale des entreprises voit apparaître de multiples solutions de dématérialisation. Parmi lesquelles on retrouve la GED et le SAE, deux outils souvent confondus qui se distinguent pourtant dans leurs fonctions bien que complémentaires.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED (Gestion Electronique de Documents) est une solution de dématérialisation des documents visant à optimiser la gestion globale de l’ensemble des documents d’une entreprise. Il s’agit d’un système informatique permettant de prendre en charge une grande partie du cycle de vie des documents, quelle que soit leur nature (document comptable, RH etc.). La GED optimise ainsi les processus de gestion documentaire en offrant la possibilité de stocker, sauvegarder, partager ou encore modifier les documents selon la politique de droit d’accès mise en place. La GED prend en compte les étapes d’acquisition des documents, de versement, d’indexation, de recherche et de diffusion.

Qu’est-ce qu’un SAE ?

Un SAE, ou service d’archivage électronique, est une solution permettant le versement de l’ensemble des archives d’une entreprise sur une plateforme. Celle-ci garantit avant tout, et conformément aux obligations légales, la valeur probante des documents. La norme NF Z 42-013 détaille les obligations auxquelles sont soumises les entreprises en matière de durée de conservation. Ainsi, une fois versées dans un SAE, les données ne peuvent plus faire l’objet de modification et conservent leur valeur probante. Un SAE a donc pour objectif d’assurer la pérennité, la confidentialité et l’intégrité des archives dans la durée.

 

Différences et complémentarité

GED et SAE fonctionnent de paire, en effet ces deux solutions sont complémentaires car elles ne peuvent se substituer l’une à l’autre et occupent des fonctions différentes au sein du cycle de vie des documents. Alors que la GED permet le stockage de documents courants, avec la possibilité d’être modifiés et partagés, le SAE quant à lui concerne la conservation légale des documents. La GED facilite le partage et la diffusion des données là où le SAE se cantonne à un rôle de conservation stricte.

Conclusion

Le déploiement d’une solution de GED au sein d’une entreprise est généralement l’une des premières briques d’une démarche de dématérialisation globale. En effet, numériser et centraliser l’ensemble du flux documentaire dans un système informatique est une étape essentielle. La réussite du projet nécessite alors un bon accompagnement afin de respecter le déroulé de toutes les étapes clés.

 

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