Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation, “démat” pour les intimes, désigne l’ensemble du processus de transformation des documents d’une entreprise ou d’une administration, du format papier physique au format numérique. C’est ainsi que tous les documents sont traités, classés et conservés via des serveurs informatiques.
Que signifie dématérialisation ou “démat” ?
Littéralement, la dématérialisation consiste à transformer des supports matériels (papier le plus souvent) en supports numériques. On parle de “dématérialiser un document”.
On distingue deux types de dématérialisation :
- La dématérialisation duplicative : elle consiste à transformer un document physique (papier le plus souvent) en format numérique.
- La dématérialisation native : un document est natif lorsqu’il est créé directement en format numérique.
Dématérialiser ses documents présente en effet un certain nombre d’avantages pratiques tels que le gain de temps et de place, mais aussi l’augmentation de la productivité. La dématérialisation ne se limite pas à la transformation des documents. Elle engage un changement plus global et profond dans le cadre de la transformation digitale des entreprises.
La multiplication des dénominations relatives au monde du digital peut parfois prêter à confusion. C’est le cas des termes de digitalisation, numérisation et dématérialisation qui en font souvent l’objet. Bien que proches, ils ne renvoient pas tout à fait à la même chose.
Différence entre dématérialisation, digitalisation et numérisation
- La dématérialisation des documents consiste en la conversion de documents physiques au format numérique (ou directement à la création de documents numériques).
- La digitalisation consiste quant à elle à réorganiser la gestion des processus métiers au sein de l’entreprise. Des méthodes agiles et collaboratives s’intègrent au sein de la transformation globale. La digitalisation permet d’optimiser les processus via des solutions d’automatisation telles que la RPA. On peut considérer que ces deux concepts se complètent dans la mesure où la digitalisation ne peut exister sans l’étape préliminaire de dématérialisation des documents.
- La numérisation renvoie à un processus précis et technique consistant à copier un document matériel en document numérique. Ce procédé s’effectue le plus souvent à l’aide d’un scanner. La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) permet alors de transformer un document scanné en texte. Le logiciel OCR compare les signes détectés avec des bibliothèques de formes afin de les faire correspondre. La numérisation est une opération technique s’inscrivant dans une démarche plus globale de dématérialisation des documents.
La numérisation fidèle
La numérisation fidèle permet de répondre aux obligations légales conformément aux certifications Z 42-013 et NF Z42-026. L’objectif étant de conférer aux copies numériques la même valeur légale probante que les originaux. On reconnaît la valeur probante d’une copie numérique lorsque la numérisation du document est dite fidèle et qu’elle est conservée durablement au sein d’un Système d’Archivage Électronique
Pourquoi recourir à la dématérialisation ?
La dématérialisation est un enjeu central de la transformation digitale des entreprises. Elle facilite grandement la gestion des documents et offre ainsi de nombreux avantages.
Les avantages de la dématérialisation
Gain de place : opter pour une sauvegarde virtuelle de tous les documents permet de libérer de l’espace autrefois consacré aux salles d’archives, peu pratiques et souvent mal organisées.
Gain de temps : le stockage des documents étant désormais centralisé, cela permet de faciliter l’accès aux données de l’entreprise. Chaque document remplit des conditions d’accessibilité (modification, partage, création etc.) par les différents collaborateurs. L’organisation et la communication globale sont facilités. D’autre part, les fichiers sont soigneusement classés et répertoriés afin de minimiser le temps de recherche.
Écologique : l’aspect environnemental devient une priorité incontournable. Le recours à la dématérialisation permet de réduire l’empreinte écologique en produisant moins de déchets.
Économique : dématérialiser ses documents permet de faire des économies significatives. Le stockage du papier engendre en effet des coûts liés à l’impression, l’encre, le papier sans compter les dépenses induites par la rémunération du personnel pour organiser et superviser l’archivage. De plus, libérer les espaces de stockage permet d’économiser sur le prix de location des salles prévues à cet effet. Un argument d’autant plus important que les locaux se situent là où le prix de mètre carré est particulièrement élevé.
Traçabilité : toutes les informations, données et documents sont suivis ainsi que toutes les opérations effectuées.
Sécurité : le stockage dématérialisé des documents limite considérablement les risques de pertes liés à des accidents (incendie, inondation, vols etc.) et à des déménagements de services.
Dématérialisation des flux entrants multicanaux
Les entreprises reçoivent quotidiennement un volume toujours plus important de flux de documents extérieurs. Les solutions de dématérialisation s’avèrent très efficaces dans la gestion de ces flux entrants multicanaux. En effet, qu’il s’agisse de mail, d’appels téléphoniques, de formulaires en ligne, de SMS, de courriers ou encore de factures fournisseurs, il est essentiel d’optimiser la gestion afin de centraliser sur une plateforme unique (guichet unique) l’ensemble des flux dans une optique “zéro papier”.
RPA : une gestion automatisée des processus
La RPA (Robotic Process Automation) est une technologie logicielle permettant d’automatiser des processus métiers chronophages et répétitifs. Cette automatisation s’effectue par le biais de robots programmés à réaliser des tâches définies en amont.
Dans le cas du traitement de flux entrants multicanaux, la première étape consiste à les numériser et à les capturer en utilisant un logiciel OCR par exemple pour les documents dactylographiés et ICR pour les documents manuscrits. Il s’agit ensuite de qualifier les informations, c’est-à-dire de les classer avant de passer à l’étape de l’automatisation.
Il existe plusieurs modes de RPA en fonction du processus à automatiser. Pour une automatisation partielle, choisir une solution de RPA assistée (Attended) sera plus avisé. Elle est principalement utilisée pour les tâches de front office. En binôme avec un collaborateur, elle permet ainsi d’automatiser l’ensemble des processus commerciaux (support client, vente, marketing etc.) d’une entreprise.
Dans le cas d’une automatisation totale d’une tâche, il s’agit de RPA non assistée (Unattended) : les robots exécutent alors les tâches qui leur sont assignées sans surveillance humaine. A l’inverse, ce mode de RPA est employé pour traiter des processus de back office. Cela concerne principalement les processus internes et s’applique aux domaines des ressources humaines, de la comptabilité, du secteur financier et technique ou encore la gestion des risques.
Le dernier niveau d’automatisation concerne la RPA cognitive. Elle est le fruit des solutions de RPA traditionnelles combinées aux méthodes d’intelligence artificielle. Cette méthode permet quant à elle de couvrir l’ensemble des processus automatisables : les tâches de front et back office. L’intelligence artificielle offre la possibilité de traiter les données non structurées, de reconnaître des voix (reconnaissance vocale), des images (OCR) etc.
Toutes ces méthodes d’automatisation visent, entre autres, à améliorer la gestion des flux entrants multicanaux dans les entreprises.
Les solutions de gestion de documents dématérialisés
Différents outils sont utilisés dans le processus de dématérialisation des documents tels que la mise en place de projets de GED ou de SAE.
GED (Gestion Electronique des Documents)
Dans le cadre de la dématérialisation de sa structure (entreprise ou administration), la mise en place d’un logiciel de GED permet d’optimiser la gestion globale des documents. La GED prend en charge différentes étapes du cycle de vie d’un document telles que l’acquisition, le versement, l’indexation, la recherche, l’hébergement et le partage des données ainsi que la diffusion. D’autre part, la GED permet l’automatisation des projets.
Les fonctionnalités
- Automatiser le classement
- L’indexation des documents via les métadonnées ou le contenu pour faciliter la recherche
- La recherche en texte intégral
- Consulter et télécharger les documents
- Partager les documents en interne à travers un travail plus collaboratif
- Tracer toutes les versions des documents en suivant toutes les modifications effectuées
SAE (Système d’Archivage Électronique)
Un SAE assure quant à lui les étapes de conservation et de destruction. Il vient compléter la GED pour clôturer le cycle de vie du document. Le SAE à valeur probatoire permet de garantir l’intégrité et l’inaltérabilité des documents.
Les fonctionnalités
- Versement : cette opération permet de faire transiter les documents vers le service des archives établit par un transfert sécurisé
- Conservation : afin d’assurer l’inaltérabilité et la pérennité des informations et des données, les méthodes de conservation doivent se conformer aux réglementations légales (norme NF Z 42-013)
- Consultation : le SAE permet de consulter tous les documents disponibles à l’aide d’une recherche optimisée conformément à la politique de gestion de droits choisie
- Destruction : un système d’archivage électronique détruit automatiquement les documents arrivés au terme de leur durée légale de conservation.
Un SAE à valeur probante permet de répondre aux obligations légales de la norme NF Z 42-013. Cette norme détaille l’ensemble des recommandations légales relatives à l’exploitation d’un SAE à valeur probante afin de garantir la pérennité et l’intégrité des documents conservés.
Les processus de dématérialisation
Comment dématérialiser un document ?
La dématérialisation des documents se déroule en plusieurs étapes :
- La numérisation : cette étape consiste à copier un document matériel (papier) en fichier numérique.
- L’indexation : le procédé consiste à s’appuyer sur les métadonnées, les mots-clés et le contenu afin d’y associer des repères pour simplifier le classement et la recherche.
- L’archivage : les documents sont pris en charge par un SAE).
Quels sont les documents concernés ?
Tous les documents, quelle que soit leur nature ou leur format (PDF, DOC, RTF, JPEG, TIFF etc.), sont dématérialisables. Lorsqu’une entreprise s’engage dans un processus de dématérialisation des documents, de nombreuses ressources sont nécessaires afin de mettre en place les différents outils ou méthodes (GED, SAE, RPA etc.).
- Les documents comptables : les factures (fournisseurs, clients) sont généralement le document le plus dématérialisé au sein d’entreprise. La totalité du processus est gérée de façon automatisée.
- Les documents des Ressources Humaines : les bulletins de paie, les contrats de travail, les notes de frais, les relevés d’heures, les arrêts maladie, les déclarations sociales, les demandes de congés, les licenciements etc.
- Les documents commerciaux : les bons de commande, les bons de livraison, les relevés bancaires etc.
- Les documents médicaux / santé : dossiers médicaux, feuilles de soin etc.
Les obligations légales liées à la dématérialisation
Depuis le début des années 2000, avec l‘article 1316-1 du Code Civil, les documents électroniques ont la même valeur probante que les documents papier (sous certaines conditions).
La dématérialisation des factures
Un projet de dématérialisation des factures, entrantes ou sortantes, concerne la grande majorité des documents dématérialisés d’une entreprise, c’est pourquoi elle répond à une législation précise et adaptée. En effet, dans le cadre de la loi de finance 2020, il sera désormais obligatoire d’envoyer des factures électroniques à destination de la sphère publique pour toute entreprise assujettie à la TVA à partir de 2024.
D’autre part, le passage à la facture électronique permet de gagner en productivité grâce à l’automatisation de l’intégralité du processus de facturation pris en charge par logiciel de GED.
La signature électronique
La signature électronique est un élément central du processus de dématérialisation. En effet, depuis le 1er octobre 2016, la loi a actualisé la réglementation avec l’article 1366 du Code Civil : la signature électronique est reconnue comme ayant la même force probante qu’une signature manuscrite.
Au niveau de l’Union Européenne, le règlement elDAS harmonise les obligations légales concernant la recevabilité des signatures électroniques. Selon l’article 25.1, la signature électronique ne peut être discriminée par rapport à une signature manuscrite : “L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée.”
Ce règlement reconnaît quatre types de signatures : simple, avancée, qualifiée et avancée avec certificat qualifié.
Les objectifs principaux de la signature électronique sont de garantir l’intégrité du document, d’authentifier son auteur et le signataire et d’en prouver le consentement. Pour être qualifiée la signature doit répondre aux caractéristiques suivantes :
- Authenticité
- Unique (ne peut pas être réutilisée)
- Infalsifiable
- Inaltérable
- Irrévocable
La signature électronique ou numérique est nécessaire au processus de dématérialisation car elle permet d’authentifier et valider des documents à distance.
Conclusion
Dématérialiser ses documents répond au besoin quasi inéluctable de transformation digitale des entreprises. Cette démarche s’inscrit dans une dynamique d’augmentation de la performance globale de l’entreprise, au niveau de l’amélioration de la productivité (gain de temps, d’espace et réduction des coûts). D’autre part, la dématérialisation permet de faire face aux problématiques écologiques actuelles en diminuant de façon significative l’empreinte environnementale.
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