Les 7 avantages de la dématérialisation
La dématérialisation est une tendance de fond qui s’impose aux organisations de toutes tailles, privées et publiques. Elle est assurément dans l’agenda de la plupart des entreprises, collectivités locales et administrations ayant pris la mesure des enjeux économiques, organisationnels, sécuritaires et environnementaux. En France, cette tendance est particulièrement dynamisée par l’État qui joue son rôle dans la modernisation du pays et plus spécifiquement de son administration. Nombreux sont en effet les avantages de la dématérialisation. Voici les 7 principaux.
La dématérialisation est une tendance de fond
Le contexte actuel de transformation digitale incite de plus en plus de structures à dématérialiser leurs documents afin de se rapprocher d’une politique “zéro papier”. Objectif utopique si l’on entend par là une disparition totale du papier, cet objectif salutaire incite l’ensemble des services à appliquer une politique de réduction des documents imprimés. On l’a vu, le débat se pose également dans le secteur public où l’État encourage la généralisation de la dématérialisation au sein des administrations publiques afin de faciliter la gestion globale des données, souvent très volumineuses. On retiendra par exemple la dématérialisation des marchés publics, des factures entre l’État et ses fournisseurs, le projet France connect, ou encore la télédéclaration de la TVA.
En quoi consiste la dématérialisation ?
Dématérialiser renvoie à l’action de transformer les documents physiques (les supports papier) en documents numériques. Le processus de dématérialisation peut s’effectuer via deux méthodes différentes :
- Dématérialisation duplicative : lorsqu’il s’agit de convertir un document papier existant en fichier numérique.
- Dématérialisation native : lorsque le document est directement créé numériquement, il est alors “natif”.
Opter pour une démarche de dématérialisation offre de nombreux avantages mais présente également quelques contraintes .
1/ Gain de place
Le premier avantage notable de la dématérialisation est le fait de gagner de l’espace. Tous les documents étant centralisés dans une base de données virtuelle, il n’est plus nécessaire de dédier des salles entières pour les entreposer. Selon la taille des organisations, des volumes importants peuvent être mobilisés pour stocker des documents qu’il faut répertorier par ailleurs, occasionnant des frais considérables au regard du prix au m2. De plus, l’archivage numérique permet de parer aux risques de pertes liés à des accidents tels que les incendies, inondations ou autres dégâts.
Les solutions de stockage numérique offrent de grandes capacités d’accueil de données, à titre d’exemple un disque dur SSD (Solid State Drive) de 1 To (téraoctet) correspond à environ une salle de 43 000 m2 de stockage de documents de traitement de texte.
2/ Gain de temps
La centralisation de l’ensemble des données et documents sur un espace numérique entraîne un gain de temps considérable dans la recherche car ceux-ci sont désormais indexés, numérotés et accessibles via un moteur de recherche par mots-clés dans la base de données. De plus, certaines tâches chronophages et rébarbatives sont automatisées permettant aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3/ Faciliter l’accès aux données
Les solutions de gestion facilitent l’organisation globale, notamment au niveau de la transmission et du partage des informations entre les différents collaborateurs. Les documents remplissent des conditions d’accessibilité spécifiques (partage, création, modification etc.). Ainsi les collaborateurs peuvent intervenir en fonction des notifications reçues. L’avantage principal réside dans le fait que tout le monde (quel que soit le service concerné) a accès aux données depuis n’importe quel endroit à n’importe quel moment.
4 / Sécurité
Stocker ses documents matériels dans des salles d’archives physiques présente un certain nombre de risques à différents niveaux. En effet, les documents sont exposés à des pertes en cas de sinistre (incendie, inondation, vol etc.) mais également à des pertes dues à des déménagements de service ou des documents égarés par des collaborateurs. Un stockage informatique permet de limiter les risques tout en garantissant l’intégrité et la pérennité des données. Elles certifient la valeur probante des documents électroniques conformément aux obligations légales (norme NF Z 42-013 et certification NF 544).
5 / Traçabilité
La mise en place de solutions et logiciels de gestion (GED, SAE) permet de suivre toutes les opérations effectuées sur les documents via des notifications ou un historique détaillé. Cette traçabilité des actions empêche les pertes car l’ensemble des données est sauvegardé en temps réel. D’autre part, cela améliore la communication entre les collaborateurs appartenant à différents services.
6 / Réaliser des économies
D’un point de vue économique, passer à la dématérialisation dans les entreprises ou les administrations permet de réduire les coûts de façon importante. En effet, les dépenses liées à l’achat des fournitures d’impression telles que l’encre, le papier ou encore le matériel (imprimantes, scanner etc.) ne sont plus nécessaires. D’autre part, le traitement de l’archivage et la gestion des documents n’est plus pris en charge par un personnel rémunéré à cet effet.
7 / Réduire l’empreinte écologique
La réduction de l’empreinte écologique est un avantage non négligeable de la dématérialisation, d’autant plus dans le contexte actuel. En effet, la production de papier nécessite la mobilisation de plusieurs ressources et exploite les forêts tandis que plusieurs milliers de tonnes de déchets papier n’est pas recyclés chaque année dans les bureaux en France.
Conclusion
Lorsqu’une entreprise ou une administration s’engage dans un processus de dématérialisation de ses documents, elle se transforme profondément à plusieurs niveaux. En effet, l’organisation de celle-ci change et permet de gagner en productivité en favorisant le travail collaboratif. C’est pourquoi la mise en place d’un projet de dématérialisation est un investissement à mener sur le long terme avec des avantages certains à la clé.
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