Qu’est-ce que le SAE ou Système d’Archivage Électronique à valeur probante ?

SAE à valeur probante

Le respect des obligations légales liées à la conservation sécurisée des archives d’une organisation selon leur DUA (durée d’utilité administrative) est simplifié par la dématérialisation et l’hébergement des documents au sein d’un SAE certifié NF 461.

Les garanties du SAE

Pour préserver à long terme la valeur d’origine des données versées, le SAE doit néanmoins respecter les exigences de la norme NF Z 42-013 créée en 1999 par l’AFNOR.

  • L’intégrité des flux documentaires est garantie par l’apposition d’une empreinte numérique et d’un horodatage au moment de leur versement.
  • La traçabilité est assurée grâce au recensement de chaque transaction dans des journaux chainés entre eux et conservés au sein du SAE.
  • La pérennité des fichiers hébergés au fil des années est possible grâce à la réalisation régulière de contrôle d’accès, de back-up de sauvegarde et au cryptage des informations.
  • La réversibilité permet la restitution de chaque document, métadonnée et journal en cas de changement de dispositif grâce à la conversion des formats et à la migration fréquente des données vers de nouveaux supports de stockage exploitables.

L’archivage à valeur probante

Contrairement à l‘archivage classique, l’archivage à valeur probante garantit que les documents hébergés n’ont pas été altérés, ce qui leur confère la même valeur que la version d’origine. Les documents conservés dans un SAE certifié NF 461 sont donc présumés fiables et probants. Ils peuvent alors être utilisés comme éléments de preuve légalement incontestables en cas de litige, au même titre que le support papier.

Les fonctionnalités du SAE

Le SAE, dont la capacité est presque illimitée, permet donc le versement des documents d’une organisation dans un unique outil, leur consultation à tout moment grâce à une architecture de classement ergonomique ainsi que leur conservation sécurisée et leur destruction sous contrôle strict.

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