Qu’est-ce que la norme NF Z42-026 ?
Norme NF Z42-026 : définition
Publiée en mai 2017, la norme NF Z42-026 définit et délivre les spécifications utiles pour produire des copies numériques fidèles et contrôler ces prestations.
Périmètre de la norme NF Z42-026
Elle détaille le processus complet de transformation numérique du document papier ainsi que les éléments qui garantissent l’intégrité de la copie fidèle : empreinte numérique, horodatage, signature électronique. Elle est également complémentaire à la NF Z42-013 sur le Système d’archivage électronique (SAE).
Quels documents sont concernés ?
Il s’agit de tous les documents courants au format papier circulant entre les acteurs économiques :
- Les documents administratifs et commerciaux
- Les photographies sur support papier
- Les plans et les cartes
- Les chèques payables
Quels enjeux ?
La norme Z42-026 établit les exigences pour garantir la fidélité d’une copie numérique. Les originaux peuvent être détruits puisque l’obligation de compliance est respectée. Les fichiers conservés dans un Système d’archivage électronique certifié deviennent exploitables juridiquement et libèrent de ce fait l’entreprise des contraintes liées à la gestion des documents papier.
Recourir à un tiers de confiance certifié NF 544 garantit que les exigences de la norme Z42-026 sont bien respectées.
Crédit image : Damian Orellana – Dribbble