Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?

Qu'est-ce que la numérisation fidèle ?La numérisation fidèle correspond au procédé permettant d’obtenir une copie fiable en lui conférant la même valeur probante qu’un document original.

 

Quelles sont les différences entre la numérisation et la numérisation fidèle ?

 

Qu’est-ce que la numérisation ?

On entend par numérisation le procédé technique visant à convertir des données physiques de différentes natures telles que des textes, des photos ou bien des images en données numériques. La numérisation est une première étape vers la dématérialisation. Des outils de Lecture Automatique de Documents (LAD) comme la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD), la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) ou encore la Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR) permettent la conversion des différentes données. Celles-ci sont ensuite stockées dans des espaces numériques dédiés (GED, SAE etc.) afin de faciliter l’organisation globale de l’entreprise.

Numériser ses documents permet de fluidifier la centralisation et le partage des données entre les collaborateurs, de réduire les coûts, de sécuriser les données et répond aux obligations légales en vigueur.

Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?

La numérisation fidèle repose sur le même procédé que la “numérisation traditionnelle” à la seule différence que celle-ci dispose d’un statut légal. En effet, la numérisation dite fidèle permet de reproduire à l’identique un document afin de lui conférer la même valeur probante que l’original. Pour ce faire, les documents en question doivent être en conformité avec les certifications suivantes :  Z 42-013 et NF Z42-026. Les copies peuvent ainsi être stockées légalement et ce de façon pérenne dans un SAE (Service d’Archivage Électronique).

 

La certification NF 544

La norme NF 544 a été créée par l’AFNOR en novembre 2018. Cette certification portant sur les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier est la continuité de deux textes, à savoir le décret du 5 décembre 2016 (modification du Code Civil en faveur de la destruction des originaux papiers) et la publication de la norme volontaire NF Z42-026 publiée en 2017. Cette norme détaille l’ensemble des spécifications relatives à la numérisation fiable des documents et au contrôle des prestations.

 

De la copie fidèle à la copie fiable

La copie fidèle est une étape transitoire vers la copie fiable. On appelle copie fidèle tout document numérique reproduit à l’identique depuis le document papier conformément au décret du 5 décembre 2016 de l‘article 1379 du Code civil. La date de création de la copie ainsi que son auteur doivent obligatoirement être mentionnés.

La copie fiable dispose quant à elle de la même valeur probante qu’une copie originale, c’est à dire qu’elle doit désormais être stockée dans un SAE pour assurer son inaltérabilité dans le temps.

Conclusion

La numérisation fidèle permet de respecter les obligations légales de conservation des documents tout en étant conforme au RGPD. C’est pourquoi seule la numérisation fidèle permet aux documents d’acquérir un statut légal.

 

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