Quelle différence entre une numérisation fidèle selon la norme NF Z42-026 et certifiée fidèle NF544 ?
La possibilité technique de dématérialiser ses documents dans un cadre légal est depuis peu devenue une réalité juridique à condition de respecter un processus de numérisation fidèle conforme à la norme NF Z42-026. Mais comment être certain que les exigences définies par cette norme sont bien couvertes ?
La numérisation fidèle dans le respect de la norme Z42-026
Avant mai 2017, un système d’archivage électronique (SAE) ne conservait que les documents nativement numériques dans le respect de la norme NF Z42-013.
Publiée par l’Afnor, la norme NF Z42-026 Définition et spécification des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ouvre de nouvelles perspectives en permettant de rendre probatoire une chaîne de numérisation. Elle décrit en effet les pratiques et les recommandations pour produire des copies numériques dites fidèles c’est-à-dire conformes au Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil. Réputés conformes, ces documents numériques peuvent ensuite être intégrés dans un SAE certifié NF461 pour devenir exploitable d’un point de vue juridique.
Les exigences couvertes par cette norme concernent principalement les domaines suivants :
- Qualification du processus et des outils de numérisation ;
- Mise en œuvre d’une chaîne de traçabilité ;
- Moyens techniques pour la préservation de l’intégrité et notamment les marques d’intégrité et de temps,
- Production de livrables vers un système d’archivage électronique (SAE) dans lesquels seront conservées les copies fidèles.
La marque NF544 ou la garantie de conformité
Dans le contexte de la transformation digitale, les entreprises doivent toutefois être en mesure de prouver que la norme de production est bien respectée.
Créée par l’Afnor en 2018, la certification NF 544 offre la garantie au donneur d’ordre que ses documents ont bien été numérisés dans les règles de l’art et qu’il peut détruire ses documents papier en toute sécurité. En effet, la présomption du respect de la norme est acquise et la charge de la preuve renversée si la numérisation est réalisée par un Tiers de Confiance certifié NF 544.
Cette certification est également l’occasion pour le prestataire de faire valoir son expertise auprès de ses prospects ainsi que sa capacité à gouverner et faire évoluer le fonctionnement d’excellence de la chaîne numérisation en mode copie fidèle à savoir le pilotage de la mise en œuvre, de l’amélioration, de l’anticipation et du contrôle.
Le recours à un prestataire certifié NF 544 présente des avantages certains pour une entreprise
Pour la production :
- Permettre une offre de services augmentée ;
- Assurer l’interopérabilité avec l’ensemble de son écosystème ;
- Optimiser la gestion des flux hybrides, sur supports papier et électronique ;
- Gagner de l’espace en supprimant les documents papier ;
- Economiser les frais liés au classement et à l’archivage du papier.
Pour la sécurité juridique :
- La conservation systématique et sûre des moyens de preuve ;
- Le respect des obligations de conformité légales réglementaires et contractuelles ;
- L’amélioration et la simplification des opérations de supervision et de contrôle.
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