Qu’est-ce qu’une copie fidèle ?

Définition copie fidèle

L’un des grands défis de la transformation numérique est la dématérialisation des workflows. Celle-ci doit répondre à des exigences bien spécifiques pour mettre en place un environnement dématérialisé, sécurisé et juridiquement exploitable.

Concilier productivité et compliance

L’enjeu de la copie fidèle est de concilier les gains de productivité apportés par la transformation digitale avec le respect des obligations de conformité.

La transformation numérique réduit considérablement les coûts, le poids et la charge de travail liés à l’utilisation du papier. Elle donne également l’occasion de repenser les méthodes de travail et les workflows pour travailler de manière plus agile.

Avec le développement des moyens de communication,  les entreprises et les organisations font face à une augmentation exponentielle des flux documentaires: courriers, contrats, factures, etc.

Elles sont également confrontées à l’obligation légale de conserver les originaux sous peine de sanctions pénales, civiles ou commerciales. Ce délai peut aller jusqu’à trente ans en fonction de la nature du document (pour aller plus loin). 

Dans certains secteurs d’activité comme l’aéronautique et l’agroalimentaire, des exigences de traçabilité et de compliance peuvent s’ajouter pour certains documents relatifs à la sécurité.

Pour répondre à ces obligations d’archivage, la numérisation fidèle ouvre de nouvelles perspectives en conférant aux copies numériques une valeur probante comparable aux originaux papier.

Les bénéfices de la copie fidèle

Pour la productivité

 

  • L’interopérabilité entre les entreprises et leur écosystème est facilitée. Quelles que soient leurs sources et leur nature, les données peuvent être échangées et exploitées par l’entité et ses clients, partenaires et utilisateurs dans tous les outils et applicatifs du SI (système informatique).
  • La gestion quotidienne des flux hybrides (papier et numérique) devient plus fluide : le classement, la conservation, l’accès et la destruction des documents sont simplifiés puisque tous les flux convergent vers une solution numérique unique.
  • Le traitement des flux de datas est automatisé pour une plus grande mobilisation et une meilleure performance.
  • La destruction des documents sur support papier permet un gain d’espace et l’économie des coûts relatifs à l’archivage.

 

 

Pour la sécurité juridique

 

  • Gestion prudentielle : la conservation de la copie numérique certifiée fidèle, et qui a donc la même valeur probante que l’original papier, limite les risques de perte.. Dans un Système d’Archivage Electronique à valeur probante (certifié NF 461), un fichier est ainsi sauvegardé dans plusieurs datacenters physiquement distants de plusieurs centaines de kilomètres.
  • Compliance : les obligations de conformité légale réglementaire et contractuelle sont respectées.
  • Simplification des opérations de contrôle : versés et centralisés dans un serveur unique, les documents deviennent accessibles facilement et rapidement.

Un processus technologique encadré par le droit de la preuve

Définition de la copie numérique fidèle : le fruit d’un processus technologique juridiquement encadré par le droit de la preuve

Une possibilité technique devenue une réalité juridique

Conscient de cet enjeu à la fois économique et juridique, l’appareil législatif français s’est doté de textes législatifs et réglementaires destinés à encadrer la mise en œuvre de la dématérialisation des documents papier et garantir l’intégrité des copies numériques produites.

  • La loi du 13 mars 2000 : le numérique entre dans le Code civil.

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (art. 1316-1 du Code civil abrogé et repris dans l’art. 1366).

 

  • Le décret en Conseil d’Etat du 30 mars 2001 : la fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumée jusqu’à preuve du contraire, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée.

 

  • L’article 1379 du Code civil résultant de l’ordonnance du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats : la copie fiable a la même force probante que l’original :

 

“est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée” (source Legifrance).

  • Le décret en Conseil d’Etat n°2016-1673 du 5 décembre 2016 définit les modalités techniques à respecter pour qu’un document numérisé puisse être considéré comme une copie fiable et donc conserver la force probante de l’original papier et s’y substituer en toute sécurité. Elles concernent :
  • La garantie du contexte de numérisation ;
  • La garantie de l’intégrité ;
  • Les conditions de conservation de la copie ;
  • La traçabilité des empreintes ;
  • La sécurité des accès aux dispositifs de reproduction et de conservation.

 

  • La norme NF Z42-026 publié en mai 2017 a spécifié et normalisé les modalités techniques définies par le Conseil d’Etat au travers d’un peu plus d’une centaine d’exigences à respecter. Et fin 2019, le COFRAC a habilité l’AFNOR à certifier les tiers de confiance respectant cette norme.

Valeur probante = norme NF Z42-026 + norme NF Z42-013

La valeur probante d’une copie numérique : une notion de droit spécifiée par la norme NF Z42-026 visant la production de la copie, et par la norme NF Z42-013 visant l’archivage électronique

De façon plus générale, la valeur probante d’une copie numérique est donc reconnue si :

  • La numérisation du document est fidèle
  • La copie est conservée de façon durable

 

FIDÈLE + DURABLE = FIABLE

 

Pour compléter l’appareil législatif et réglementaire et mettre en œuvre la confiance numérique, des normes et des certifications ont vu le jour.

  • Pour le volet numérisation : la norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle et la certification NF 544 Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier
  • Pour le volet conservation : la norme NF Z42-013 sur l’archivage électronique à valeur probante et la certification NF 461 pour garantir la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés

 

La certification NF 544 pour assurer des prestations de numérisation fidèle 

Homologuée en 2017, la norme NF Z42-026 délivre les règles de l’art en matière de numérisation pour produire une copie numérique fidèle.

Elle recense au total 117 exigences qui couvrent le processus complet de transformation numérique, depuis la collecte des documents jusqu’au contrôle qualité, en passant par la préparation des lots et la numérisation. Elle aborde également les traitements post-numérisation comme la retouche des images, l’indexation avec ou sans Lecture Automatique de Documents (LAD). Enfin, elle couvre la constitution des livrables avec la fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation et l’éventuelle destruction du papier.

La certification NF 544 ouverte aux seuls opérateurs de numérisation de copies fidèles, leur confère le statut de « tiers de confiance » certifiés par l’AFNOR. Le client qui externalise sa numérisation auprès d’un tel tiers de confiance, y gagne le confort d’une certification externe qui renverse la charge de la preuve en sa faveur : la copie numérique est présumée fidèle.

Ces tiers de confiance se soumettent à un audit conduit par Afnor Certification, un organisme indépendant, pour attester qu’ils délivrent des services de numérisation strictement conformes au référentiel et donc à la norme NF Z42-026.

Ces règles de certification portent sur un ensemble de caractéristiques relatives à différents éléments :

  • Management de la sécurité physique des documents ;
  • Qualification de la prestation de numérisation ;
  • Qualification de l’opérateur de numérisation ;
  • Paramétrage de la chaîne de numérisation ;
  • Intégrité et portabilité des documents numériques.

 

La certification NF 461 pour garantir fidélité, intégrité, pérennité et traçabilité archives numériques

Publiée par l’Afnor en 1999 puis révisée en 2001, 2009 et plus récemment en 2020, cette norme énonce des recommandations pour concevoir et exploiter un Système d’Archivage Electronique (SAE). Elle détaille l’organisation autour des fonctions concernant l’archivage électronique, le versement, la conservation, l’accessibilité, la communication et la gestion des éliminations, l’interopérabilité du SAE, la restitution et la réversibilité des documents.

La certification NF 461 repose quant à elle sur un référentiel fondé sur cette norme NF Z42-013 et sur la norme ISO 14641-1. Publiée en 2012 et délivrée par un Afnor Certification, elle atteste que le Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire est conforme aux exigences requises par la norme.

Normes et certifications pour la copie fidèle

 

Les spécifications techniques et fonctionnelles de la norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle

Différence entre fidélité formelle et informationnelle

Selon l’annexe A.2 de la norme NF Z 42-026, un fichier numérique est fidèle « s’il permet de reconstituer toute l’information nécessaire aux usages auxquels le document d’origine est destiné ».

Si la fidélité informationnelle est nécessaire, la fidélité formelle est quant à elle appréciée en fonction des caractéristiques physiologiques de l’œil humain qui, pouvant différer d’un individu à l’autre, sont fixées par convention : niveaux de couleur, de résolution, etc.

Il est par ailleurs possible de s’affranchir d’informations jugées inutiles pour le type de document considéré telles que les pages blanches, les couleurs, les fonds de page ou le libellé des champs d’un formulaire.

Ainsi, la fidélité absolue n’existe pas et la fidélité formelle s’évalue relativement à un référentiel. C’est donc une convention normalisée.

La fidélité formelle est une convention

L’annexe A.1 de la norme précise aussi que la fidélité formelle est définie dans la norme NF Z42-026 comme « une reproduction à l’identique de la forme et du contenu, visuellement parlant pour un être humain du document d’origine. ».

L’outil de référence permettant d’attester de la fidélité formelle est l‘œil humain dont les caractéristiques physiologiques sont ainsi décrites :

« — la définition angulaire de l’œil est de l’ordre d’une minute d’arc. Cette caractéristique induit qu’à la distance habituelle de lecture (environ 25 cm), son pouvoir séparateur correspond à une résolution de numérisation de 300 dpi ;

— la vision des couleurs dépend de l’environnement d’observation. Il est généralement admis qu’un être humain distingue environ 300.000 “couleurs” mais de manière inégale sur l’ensemble du spectre visible qui s’étend de 380 nm (violet) à 750 nm (rouge). Cette performance est largement satisfaite par un codage sur 24 bits qui permet d’en distinguer théoriquement 16 millions.

Ces caractéristiques physiologiques sont à rapprocher de la définition de la fidélité formelle (reproduction à l’identique du contenu et de la codification des couleurs) ».

Les paramètres de la convention de numérisation (CdN)

La convention de numérisation est un document contractuel qui lie le donneur d’ordre (DO), la personne physique ou morale qui commandite le projet, et l’opérateur (OP), le prestataire qui l’exécute.

Le processus de numérisation chez un prestataire se décompose en douze étapes distinctes :

Le processus de numérisation par un tiers

Quels que soient le contexte, le cadre et le type de cas d’usage, la convention de numérisation doit préciser les points suivants :

  • Les donneurs d’ordre ;
  • Le périmètre du fonds documentaire à traiter ;
  • Le mode opératoire décrivant chacune des étapes (de la prise en charge des documents à numériser et le contrôle de réception, jusqu’à la conservation dans un système d’archivage électronique en cas de copie fidèle) ;
  • Toutes ces caractéristiques précises y compris l’outillage ;
  • Les responsabilités ;
  • Les délais ;
  • Les référentiels de contrôle et la démarche de contrôle qualité ;
  • Les résultats garantis (empreintes, cachets serveurs, etc.) ;
  • Les modalités de livraison et les devenirs du papier d’origine et des fichiers de travail produits dans le cadre de la numérisation.

La convention de numérisation doit également spécifier les opérations de contrôle qualité sur les travaux attendus, intégrant même des seuils d’acceptabilité sur la qualité de l’image, l’indexation, les métadonnées.

Ce document constitue également un élément de preuve en cas de contestation de la fidélité.

Conditions techniques de la fidélité

 

Les caractéristiques des images : format, résolution, mode colorimétrique, profondeur de codage, outils de LAD

Que la reproduction soit faite en masse ou de façon unitaire, il convient de choisir au préalable les caractéristiques les plus adaptées à son projet :

  • Le format de production des copies : les copies numériques doivent être produites dans un format électronique pérenne, de type PDF/A ;
  • La résolution (exprimée en DPI) ;
  • Le mode colorimétrique (noir et blanc, niveaux de gris ou couleurs) ;
  • La profondeur du codage (1 bit, 8 bits, 24 bits ou plus).

Les documents peuvent être traités avec des outils de LAD (Lecture Automatique de Documents) :

  • La RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) détecte la nature du document numérisé (facture, devis, contrat) à partir de sa mise en page et selon des modèles prédéfinis ;
  • L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères ou vidéocodage) transforme un document scanné en texte. Les formes sont détectées puis comparées à des bibliothèques de formes pour en faire correspondre un caractère. Si des erreurs surviennent lors de la reconnaissance d’un caractère, certains moteurs OCR sont capables de comparer le mot entier au contenu de son dictionnaire intégré pour en déduire l’équivalence la plus proche et rectifier.
  • L’ICR (Intelligent Character Recognition) est une technique avancée d’OCR qui reconnaît les caractères manuscrits dans les documents appelés « documents structurés » ou « documents semi-structurés ». Elle intègre un mécanisme d’apprentissage pour reconnaître de nouveaux caractères et améliorer ses performances.
  • L’OMR (Optical Mark Recognition) permet la capture de données marquées par l’homme sur des formulaires. Elle est utilisée pour lire des questionnaires, des copies d’examen à choix multiples. Les experts en gestion d’opérations de vote ont même recours au dépouillement optique de bulletins de vote pour accélérer et fiabiliser la proclamation des résultats.

Cette étape est d’ailleurs indispensable si les documents sont destinés à être versés dans une solution GED (Gestion Electronique de Documents).

 

Les métadonnées contextuelles

 

Des métadonnées doivent être associées au document numérique pour décrire le contexte de sa création : date, opérateur, paramètres, etc.

La préservation de l’intégrité de la copie et le scellement numérique

  • L’horodatage qualifié : Il consiste à apposer à un fichier une date fiable sous la forme d’un jeton d’horodatage qui garantit l’existence d’un fichier à une date donnée et certifie qu’il n’a pas été modifié depuis cette date.
  • Le cachet électronique qualifié ou signature électronique qualifiée : Le cachet électronique est lié à une personne morale qui garantit l’identité de l’émetteur et assure l’intégrité du document. La signature électronique est quant à elle utilisée par une personne physique (expert-comptable, collaborateur ou client) qui intervient pour approuver le contenu du document.
  • L’empreinte numérique : Il s’agit d’un algorithme dit de hachage normalisé et cryptographique (le plus courant actuellement étant l’algorithme SHA-256). Cette empreinte permet de garantir l’intégrité du document.

 

Les fichiers sont ainsi scellés et leur authenticité garantie.

De la copie fidèle à la copie durable

Pour être réputée fiable, la copie fidèle elle doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.

La conservation des copies dans un Système d’Archivage Electronique (SAE), conforme à la norme NF Z42-013, garantit la disponibilité, la pérennité, l’intégrité, la gestion et la confidentialité des documents.

Le Système d’Archivage Electronique permet ainsi de :

  • Garder la trace de toutes les opérations effectuées ;
  • Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées telles que des contrôles d’accès, des opérations de sauvegarde, etc.

Il convient donc de distinguer le SAE, qui garantit la valeur probante, et la GED (Gestion Electronique des Documents) qui n’a pas pour vocation d’assurer la pérennité et l’intégrité des documents.

Circuit des documents papier aux copies numériques fiables

Format des documents et obsolescence

Précisons que le droit prévoit la migration des formats de documents afin d’anticiper leur obsolescence. Les opérations requises pour assurer la lisibilité des copies numériques dans le temps ne sont donc pas considérées comme une altération de leur contenu ou de leur forme, dès lors que ces opérations sont tracées et donnent lieu à une nouvelle empreinte électronique.

La norme NF 544 apporte la garantie d’un Tiers de confiance

 

Différence entre copie conforme NF Z42-026 et copie certifiée fidèle NF 544

La norme NF Z42-026

  • Publiée en mai 2017, elle vise ceux qui numérisent eux-mêmes leurs documents et les opérateurs de numérisation.
  • Elle décrit le processus de numérisation assurant la fidélité de la copie électronique par rapport à l’original, et devant être repris dans la convention de numérisation (CdN) entre le donneur d’ordre et l’opérateur.
  • Son respect garantit la création d’une copie fidèle formelle et pas seulement informationnelle.

La copie produite dans le respect de cette norme est dite conforme.

La certification NF  544

  • Depuis novembre 2018, elle est ouverte aux seuls opérateurs de numérisation de copies fidèles conformes NF Z42-026.
  • Les opérateurs conformes bénéficient de la marque NF Service 544 délivrée par Afnor Certification, accrédité COFRAC.
  • Les conditions de certification et la liste des organismes certifiées sont publiques (https://certificats-attestations.afnor.org/referentiel/NF544).
  • Les Tiers de confiance certifiés se distinguent de l’auto-déclaration de conformité.

La copie produite est certifiée fidèle.

Les enjeux de la norme NF 544 : le renversement de la charge de la preuve

 

Du point de vue des clients, ce statut de Tiers de confiance NF 544 apporte le confort d’une certification externe qui renverse la charge de la preuve en leur faveur puisque la loi confère aux copies certifiées fidèles une présomption de conformité par rapport à l’original.

Dès lors, une personne mettant en cause une copie fiable devant un tribunal devra apporter la preuve de sa non-conformité.

Exemples et applications

Quatre cas d’usages couverts par la norme

La norme NF Z42-26 retient quatre cas d’usage :

  • La numérisation centralisée de stock
  • La numérisation centralisée de flux
  • La numérisation décentralisée de stock
  • La numérisation décentralisée de flux

La numérisation centralisée 

Il s’agit de numérisation réalisée dans un scan center avec une forte capacité technique. L’entreprise n’a pas besoin de mobiliser ses propres moyens humains et le coût de la copie est moindre compte tenu du volume.

La numérisation décentralisée 

Adaptée aux petits volumes, la numérisation est prise en charge par l’organisation elle-même et par son personnel en plus des tâches courantes et sans organisation dédiée (par exemple la numérisation à un guichet d’accueil).

La numérisation de stock 

 

Numérisation de documents déjà inventoriés et archivés mais qui implique des opérations de préparation et de dépollution.

La numérisation de flux 

Numérisation des documents entrants de l’entreprise. L’exhaustivité est plus difficile à vérifier puisque ces documents sont reçus au fil de l’eau et ne peuvent donc pas faire l’objet d’un inventaire au préalable.

L’OPCO Atlas : cas d’un workflow de dématérialisation d’une organisation dans une approche multicanale

Atlas est l’Opérateur de Compétences des entreprises, salariés et candidats à l’alternance agréé par l’Etat (OPCO) en charge des services financiers et du conseil.

Sa mission est notamment d’assurer le financement des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon les niveaux de prise en charge fixés par les branches professionnelles.

Pour l’année 2020, l’opérateur a reçu quelque 300.000 factures réparties comme suit :

  • Environ 45 % déposées en ligne
  • Environ 45 % au format papier
  • Environ 10 % par mail reçues durant le confinement

Afin de couvrir ses obligations légales de traçabilité malgré des données de plus en plus hybrides, en 2020, Atlas confie le traitement de l’ensemble de ses documents entrants à un prestataire certifié NF544, et choisi le GROUPE PUCE & PLUME, l’un des tous premiers experts en optimisation de traitements de flux de données à recevoir la certification AFNOR.

Chaque facture ou pièce comptable fait ainsi l’objet de deux exemplaires :

  • L’original qui est horodaté, scellé, blockchainé et sauvegardé dans les datas centers cybersécurisés (ISO27001, NF 461) pour couvrir les obligations légales.
  • Un exemplaire de travail destiné à être partagé dans une GED, compressé, océrisé, pour que les données soient extraites et rapprochées automatiquement des chaînes de gestion.

Cette mise en œuvre lui permet faire converger ses flux entrants multicanaux de façon homogène avec de forts bénéfices :

  • Augmenter son offre de valeur ;
  • Couvrir ses obligations légales ;
  • Raccourcir ses délais d’instruction et de paiement ;
  • Fiabiliser ses traitements.

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