Comment archiver ses factures électroniques avec un SAE ?
Recourir à un SAE (système d’archivage électronique) pour les factures électroniques permet de simplifier le processus de facturation et d’être en conformité avec les obligations légales de conservation en vigueur.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
L’obligation progressive d’émettre des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’ici 2026 illustre parfaitement l’évolution croissante de la transformation digitale. La conservation des factures étant une obligation légale, il est essentiel de se tourner vers des solutions de dématérialisation et d’archivage fiables telles que le SAE.
Définition de la facture électronique
Une facture électronique peut être qualifiée comme telle si son processus de facturation est intégralement dématérialisé. C’est-à-dire qu’elle doit être émise, transmise et reçue par voie électronique. La facture électronique est un type de facture dématérialisée. Toutes les mentions légales doivent figurer sur la facture lui donnant ainsi sa valeur juridique.
Archivage électronique : SAE
Un SAE (système d’archivage électronique) est une solution de dématérialisation conçue et adaptée pour archiver les documents électroniques au sein d’un système informatique. Le SAE permet avant tout la conservation sécurisée des documents en conformité avec les obligations légales.
SAE pour la facturation électronique
Un SAE (associé à une GED) permet le versement direct des documents de l’un à l’autre. Les factures sont ainsi importées au sein du SAE lorsque celles-ci doivent être archivées. Elles sont ensuite indexées via les métadonnées (la date de la facture, le nom du fournisseur, le numéro de la facture etc.) avant d’être rangées selon un classement établi par des catégories prédéfinies pour faciliter la recherche. Les factures sont alors vérifiées afin d’attester de leur authenticité et intégrité et sont enfin stockées dans le SAE. Celui-ci garantit la sécurité des données (contrôle d’accès, audit etc.).
Les obligations légales de conservation
L’enjeu principal du SAE pour la facturation électronique concerne le respect des obligations légales, en matière de durée légale de conservation des documents notamment.
En effet, les factures électroniques archivées doivent être conservées selon la durée légale établie. D’après le Code du commerce, l’ensemble des documents comptables doit être conservé 10 ans à compter de la date de la dernière opération effectuée. En ce qui concerne le droit fiscal, les factures électroniques (fournisseurs et clients) doivent être conservées 6 ans à compter de la date de la dernière opération comptable.
Conclusion
En complément d’une gestion électronique de document, le SAE permet d’assurer l’archivage légal des factures électroniques. En effet, le non-respect des durées de conservation peut entraîner des sanctions (amendes pouvant atteindre 375 000 euros en cas de factures non conformes) pour les entreprises.
A lire aussi :