Pourquoi intégrer le SAE à la GED ?
La GED et le SAE sont les outils incontournables de la transformation digitale et plus particulièrement de la dématérialisation des documents au sein des entreprises. Intégrer son Système d’Archivage Electronique (SAE) à sa Gestion Electronique de Documents (GED) présente ainsi plusieurs avantages.
Comment fonctionnent la GED et le SAE ?
La GED et le SAE sont tous deux des outils dédiés à la gestion documentaire, ils présentent des fonctionnalités différentes mais se complètent afin de prendre en charge la totalité du cycle de vie des documents.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED est un outil de gestion documentaire permettant de centraliser et partager les données au sein d’une même base informatisée. Elle traite les étapes suivantes du cycle de vie des documents : acquisition, versement, indexation, recherche et diffusion. Ainsi, il est possible d’accéder ou d’effectuer des modifications à distance.
Qu’est-ce que le SAE ?
Un SAE permet de conserver les documents de façon dématérialisée sur le long terme. Les documents que contient un SAE sont des archives dans leur version finale qu’il est alors impossible de les modifier. Le SAE prend en charge les étapes de conservation et de destruction des documents conformément aux obligations légales.
Quels sont les avantages à intégrer un SAE à sa GED ?
Intégrer un SAE à sa GED déjà existante est une option intéressante pour les entreprises car cela permet de réunir l’ensemble des fonctionnalités des deux outils afin d’obtenir une solution complète.
Les avantages
- Gestion simplifiée : avoir un SAE directement relié à la GED permet de faire basculer automatiquement les documents présents dans un SAE vers la GED par le biais d’un Record Management permettant de faire le pont entre les deux logiciels. Cela permet d’éviter la présence de doublons, d’identifier les documents et de leur conférer une valeur probatoire et de classer les documents en fonction de leur durée de conservation (ou s’ils doivent être détruits).
- Gain de temps : additionner les différentes fonctions de la GED et du SAE permet de gérer l’ensemble des documents au même endroit de façon à simplifier la gestion globale (facilite la recherche des documents notamment). Traçabilité : intégrer les deux outils permet une meilleure traçabilité du flux documentaire.
- Respect des obligations légales : une solution de SAE permet de répondre aux exigences légales en matière de conservation des documents. L’intégrer à la GED garantit l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des documents.Réduction des coûts : l’automatisation des tâches que permettent les outils de GED et SAE permet de réaliser des économies et de gagner en productivité.
- Renforcement de la sécurité : le SAE permet des niveaux de sécurité élevés garantissant la protection des données et la diminution des risques de vol ou de perte.
Conclusion
La fusion des outils de GED et SAE permet aux entreprises de mieux répondre aux obligations réglementaires, aux objectifs de sécurité et de gagner du temps afin d’améliorer la productivité globale.
A lire aussi :
- Qu’est-ce que la GED ?
- GED : interopérabilité des outils et des données
- L’interopérabilité de la GED : une fonctionnalité indispensable
- GED [QI]
- Quels sont les logiciels de GED ?
- La gestion des contrats par la GED
- Qu’est-ce qu’un SAE à valeur probante ?
- Comment mettre en place un projet de SAE ?
- Quelles sont les différences entre la GED et le SAE ?