Comment mettre en place un projet de SAE ?

Mettre en place un projet de SAE (Service d’Archivage Électronique) est une étape incontournable de la dématérialisation. C’est l’outil qui permet d’archiver les documents conformément aux obligations légales en matière de durée de conservation notamment.

Pourquoi mettre en place un SAE ?

Un SAE permet d’archiver ses documents en toute sécurité et en conformité avec les normes et certifications en vigueur. Il garantit la valeur probante des données, les documents ont donc la même valeur légale que les originaux. Le SAE assure :

• La pérennité : les archives sont lisibles dans le temps et ne peuvent pas être altérées. Ce processus est assuré par des méthodes de contrôle visant à empêcher d’éventuels problèmes d’obsolescence.
• L’authenticité : les documents ont la même valeur légale que les originaux.
• La confidentialité : les documents sont lisibles uniquement par les personnes autorisées en vertu de la politique de droits d’accès choisie.
• La traçabilité : chaque modification, action ou partage peut être retrouvée grâce à un historique.
• La conformité légale : le SAE garantit la conservation légale des documents conformément à la législation.

Les étapes de la mise en œuvre d’un projet de SAE

Lorsque vous élaborez une méthodologie efficace pour installer un projet de Système d’Archivage Électronique (SAE), il est judicieux de bien comprendre les principes fondamentaux et de maitriser la définition complète de l’archivage à valeur probante.

1/ Analyse de l’environnement documentaire

Dans un premier temps, il est essentiel de bien connaître son environnement documentaire afin de pouvoir identifier les documents qui feront l’objet d’un archivage. Pour ce faire, on réalise un inventaire de l’ensemble des documents, services par services. L’état des lieux des documents de l’entreprise pourra permettre un tri global. Certaines données pourront être stockées dans une solution GED (Gestion Electronique de Documents) ou bien dans une solution de SAE à valeur probante afin d’en garantir la conformité réglementaire. Dans le cas du SAE, les documents identifiés sont triés en fonction de leur durée légale de conservation. Cette première étape s’articule avant tout autour d’une réflexion sur l’existant et le choix des intervenants pour mener à bien le projet. L’aspect juridique est essentiel à prendre en considération.

Pour mieux comprendre les enjeux du SAE, il est intéressant de découvrir les différences entre un système de GED et SAE et comment ils se complètent pour garantir une gestion efficace des documents.

Tableau comparatif des destinations de stockage

2/ L’archivage légal des documents

Archiver ses documents dans un SAE exige de s’assurer que le fournisseur respecte les réglementations légales et sécuritaires obligatoires dans la mise en place du projet. Ces obligations passent par le respect de différentes normes et certifications dédiées. La première étant la norme NF Z 42-013 détaillant les bonnes pratiques à utiliser pour assurer la conservation sécurisée de l’ensemble des documents. Il est également essentiel de s’assurer du respect de la norme ISO 16441-1 qui énumère les “spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d’un système d’informations pour la conservation d’informations électroniques.

En résumé :

• Norme NF Z 42-013 : La référence française pour l’archivage électronique.
• Norme ISO 14641 : Spécifications internationales pour la conception et l’exploitation d’un système d’information pour la conservation d’informations électroniques.
• Certification NF 461 : Preuve de conformité délivrée par l’AFNOR.

3/ La rédaction du cahier des charges

La rédaction du cahier des charges fait office de feuille de route du projet. Il doit détailler de façon claire et précise toutes les étapes à mettre en place. Dans le cas du SAE, deux possibilités se présentent : un SAE interne ou externe. En fonction de l’option choisie, le cahier des charges ne sera pas le même. En effet, dans le cas d’une solution d’archivage sur des supports amovibles tels que des CD-R ou DVD-R alors la rédaction du cahier sera plus brève. En revanche, si il faut opter pour un SAE externe avec installation de centre de calcul sécurisé, le cahier des charges devra couvrir des aspects plus techniques (alimentation énergétique, bâtiment etc.)

Le choix du mode d’hébergement impacte directement la complexité technique :

4/ Le choix du prestataire

Le choix du prestataire dépend là encore du type de SAE choisi (interne ou externe). Dans un premier temps, le prestataire doit pouvoir répondre aux objectifs du cahier des charges mais surtout qu’il puisse garantir sa pérennité. D’autre part, le prestataire doit être en mesure d’assurer un service sécurisé en conformité avec les différentes obligations légales, à plus forte raison dans le cas d’un archivage externalisé. Dans le cas du choix d’une solution de SAE interne, le respect des standards documentaires et informatiques sont tout à fait essentiels dans un souci de réversibilité.

Le prestataire doit garantir la pérennité et surtout la réversibilité (possibilité de récupérer les données dans un format standard en cas de rupture de contrat).

• Vérifier le voisinage numérique du prestataire : Est-il membre de l’association FNTC (Fédération des Tiers de Confiance) ?
• Exiger une attestation de conformité à l’Arrêté du 22 mars 2017 concernant la numérisation des factures papier.

5/ La mise en place du pilote

Le pilote c’est la phase test du projet. En effet, avant de lancer le déploiement de la solution en elle-même, il est impératif de tester la viabilité du projet en conditions réelles afin de pouvoir identifier en amont d’éventuelles problématiques. Pour ce faire, il est conseillé dans un premier temps, de sélectionner les documents, les fonctions et les services qui feront l’objet du test. D’autre part, il est intéressant d’effectuer un audit de conformité à la norme ISO – 14641 afin de valider la mise en place du système pilote.

Vers une gouvernance de l’information 4.0

L’installation d’un Service d’Archivage Électronique ne doit pas être perçue comme une simple contrainte technique, mais comme le socle de la confiance numérique de l’entreprise. En structurant vos flux documentaires autour des normes NF Z 42-013 et ISO 14641, vous transformez un coût de stockage en un actif stratégique.

FAQ : 5 questions clés sur le projet SAE

Quelle est la différence majeure entre une GED et un SAE ?

La GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil de travail collaboratif pour les documents “vivants” (modifiables). Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est dédié à la conservation à long terme de documents “figés”. Le SAE garantit l’intégrité et la valeur probante (non-modification), ce que ne permet pas une GED standard.

Est-il obligatoire de passer par un tiers archiveur certifié ?

Non, l’externalisation n’est pas une obligation légale. Toutefois, si vous optez pour un prestataire externe, il est fortement recommandé qu’il soit certifié NF 461 ou HDS (Hébergement de Données de Santé) pour garantir un niveau de sécurité auditable par les autorités.

Quel est le format de fichier à privilégier pour l’archivage ?

Pour garantir la pérennité (lisibilité dans 10, 20 ou 50 ans), le format PDF/A (ISO 19005) est la norme de référence. Il encapsule toutes les polices et informations nécessaires au rendu visuel, contrairement au PDF standard.

Un document numérisé a-t-il la même valeur que l’original papier ?

Oui, à condition de respecter la Copie Fiable (Article 1379 du Code Civil). Cela nécessite un processus de numérisation strict (horodatage, empreinte numérique, signature électronique) pour que la copie soit reconnue comme ayant la même force probante que l’original.

Qu’est-ce que la clause de réversibilité dans un contrat SAE ?

C’est une clause critique qui définit comment vous récupérez vos données à la fin du contrat. Un SAE conforme doit permettre de récupérer les documents ET leurs métadonnées (journal de cycle de vie) dans un format ouvert, afin d’éviter le “vendor lock-in” (dépendance exclusive envers un prestataire).

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