La sécurité, un enjeu de la réforme de la facture électronique
A compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les PME et TPE, la France a instauré l’obligation de mettre en place la facturation électronique (e-invoicing) pour l’ensemble des échanges de factures entre entreprises. Cette réforme de la facture électronique (RFE) vise à dématérialiser les processus de facturation, en substituant les factures papier par des factures électroniques.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
La facturation électronique implique l’émission, la transmission et la réception de factures sous format électronique. Pour se conformer à la réforme, les entreprises doivent :
- S’équiper d’une solution de facturation électronique conforme aux exigences légales : Cette solution permet de créer, signer, envoyer et recevoir des factures électroniques au format standard défini par les autorités françaises.
- Transmettre les factures électroniques à la plateforme Chorus Pro : Cette plateforme publique centralise l’échange des factures électroniques entre entreprises et administrations.
- Respecter les délais de transmission et de conservation des factures électroniques : Des délais stricts sont définis pour l’émission, la transmission et la conservation des factures électroniques.
Les obligations des entreprises
A partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises établies en France et réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 36 000 euros HT par an sont tenues d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour l’ensemble de leurs transactions BtoB. A partir du 1er septembre 2027, cette obligation s’étendra à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Les bénéfices
- Réduction des coûts : Suppression des coûts liés à l’impression, à l’envoi et à l’archivage des factures papier.
- Gain de temps : La facturation électronique permet d’automatiser de nombreux processus, ce qui réduit le temps nécessaire à la création, à l’envoi et au traitement des factures. Cela libère également du temps pour se concentrer sur d’autres aspects de l’entreprise.
- Amélioration de la sécurité : Fiabilisation des échanges et limitation des risques de fraude.
- Meilleure traçabilité : Facilitation du suivi et de l’analyse des flux financiers.
- Contribution au développement durable : Réduction de l’utilisation de papier et des impacts environnementaux associés.
- Réduction des erreurs : En automatisant les processus de facturation, les chances d’erreurs humaines sont considérablement réduites, ce qui garantit des factures précises et cohérentes.
L’enjeu crucial de la sécurité
La facture électronique se distingue comme un outil précieux pour protéger les informations sensibles et renforcer la résilience face aux cybermenaces. En effet, en remplaçant les factures papier traditionnelles par des documents numériques sécurisés, l’adoption de la facturation électronique offre de nombreux avantages en matière de sécurité des données, allant de l’authentification renforcée à la protection contre les logiciels malveillants.
Les bénéfices de l’e-invoicing pour la sécurité des données
Authentification et traçabilité
L’un des piliers de la sécurité des données réside dans la capacité à identifier l’origine et à garantir l’intégrité des informations. A cet égard, la facture électronique excelle grâce à deux éléments clés :
- Les signatures électroniques et horodatages: Chaque facture électronique est dotée d’une signature électronique unique qui agit comme une empreinte digitale, permettant de vérifier l’identité de l’émetteur et de s’assurer que le contenu n’a pas été altéré. De plus, un horodatage est apposé sur la facture, attestant de la date et de l’heure exactes de sa création. Cette combinaison garantit l’authenticité et l’immuabilité des données, prévenant ainsi la falsification et la manipulation des factures.
- La traçabilité des échanges: Le parcours de chaque facture électronique est enregistré dans un registre numérique, permettant de suivre son cheminement depuis son émission jusqu’à son paiement. Cette traçabilité détaillée offre une visibilité accrue sur les flux de données et facilite l’identification de potentiels incidents de sécurité. En cas de litige ou de tentative de fraude, il devient aisé de remonter la piste et de déterminer les responsabilités.
Réduction du risque de fraude et de vol de données
La dématérialisation des factures présente un double avantage en matière de réduction des risques de fraude et de vol de données :
- Élimination des supports physiques: En supprimant les factures papier, on supprime également les risques de perte, de vol ou de destruction accidentelle. Ces incidents, fréquents avec les documents physiques, exposent les données sensibles à des regards indiscrets et constituent des failles de sécurité potentielles. La facture électronique, stockée de manière sécurisée sur des serveurs, prévient ces risques en protégeant physiquement les informations.
- Limitation des accès aux données: La gestion des factures électroniques s’effectue généralement via des plateformes sécurisées accessibles uniquement aux personnes autorisées. Cette approche restreint considérablement le nombre d’individus ayant accès aux données sensibles, réduisant ainsi les risques d’erreurs humaines, de fuites d’informations ou d’intrusions malveillantes.
Protection contre les logiciels malveillants et les cyberattaques
A l’heure où les cyberattaques se sophistiquent, la sécurité des données devient un enjeu crucial pour les entreprises. La facture électronique offre plusieurs protections contre les logiciels malveillants et les cybermenaces :
- Moins vulnérable aux virus et malwares: Contrairement aux factures papier qui peuvent servir de vecteurs de propagation de virus ou de malwares, les factures électroniques sont des fichiers numériques moins susceptibles d’être infectés. Les solutions de facturation électronique intègrent généralement des systèmes de protection contre les malwares, analysant chaque fichier avant son téléchargement ou son ouverture.
- Meilleure résistance aux tentatives d’hameçonnage: L’hameçonnage par email est une méthode courante utilisée par les cybercriminels pour voler des informations sensibles. La dématérialisation des factures limite les risques d’hameçonnage, car les factures électroniques sont généralement envoyées via des plateformes sécurisées et authentifiées, réduisant ainsi la probabilité que les utilisateurs tombent dans des pièges numériques.
Conformité aux réglementations et protection des données personnelles
La mise en place d’un système de facturation électronique s’inscrit dans un cadre juridique et réglementaire qui vise à protéger les données personnelles et à garantir la sécurité des transactions commerciales. L’e-facturation répond aux exigences de plusieurs normes en vigueur, notamment :
- La loi Sarbanes-Oxley (SOX): Cette loi américaine impose des exigences strictes en matière de conservation et de sécurisation des données financières. La facturation électronique, avec ses systèmes de traçabilité et d’archivage sécurisés, facilite la conformité à ces exigences.
- Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD): Ce règlement européen impose un cadre strict pour la protection des données personnelles. La facturation électronique, en limitant l’accès aux données et en renforçant la traçabilité, facilite la mise en conformité avec le RGPD. Les entreprises peuvent ainsi démontrer plus facilement leur capacité à protéger les données personnelles de leurs clients et fournisseurs.
Sauvegarde et archivage sécurisés
La conservation des factures à des fins légales et fiscales est une obligation pour les entreprises. La facturation électronique associée à un SAE (Service d’archivage électronique) offre des solutions de sauvegarde et d’archivage sécurisées :
- La durée de conservation légale des factures : Les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée minimale imposée par la loi, généralement 10 ans en France. Un SAE assure la conservation de vos factures pendant la durée requise, en toute sécurité et conformité.
- L’inviolabilité et l’authenticité des factures : Un SAE utilise des technologies de pointe pour garantir l’intégrité et l’authenticité de vos factures électroniques, empêchant toute modification ou falsification non autorisée.
- La traçabilité et l’auditabilité des accès : Un SAE enregistre l’historique de tous les accès aux factures électroniques, permettant de retracer les consultations, les modifications et les téléchargements.
- Protection contre les défaillances matérielles et les logiciels obsolètes : Un SAE sauvegarde vos factures électroniques sur des supports sécurisés et redondants, les protégeant contre les pertes de données dues à des défaillances matérielles ou à l’obsolescence des logiciels.
- Accessibilité à vos factures électroniques depuis n’importe où : Un SAE vous permet d’accéder à vos factures électroniques depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, en toute sécurité et simplicité.
Conclusion
La facture électronique se positionne comme un outil incontournable pour améliorer la sécurité des données dans le processus de facturation. En offrant une combinaison d’authentification renforcée, de traçabilité accrue, de protection contre les menaces numériques et d’archivage sécurisé, la facturation électronique permet aux entreprises de réduire les risques de fraude et de vol de données, tout en garantissant la conformité aux réglementations en vigueur.
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