Automatisation des processus de validation avec le parapheur électronique
Qu’est-ce qu’un parapheur électronique ?
Un parapheur électronique, e-parapheur ou encore parapheur numérique est une solution dématérialisée permettant de remplacer les parapheurs papier. Il s’agit d’une solution de dématérialisation des processus de validation. Le parapheur électronique est employé en amont de la signature électronique d’un document, dans le cadre des processus de circuits d’approbation interne.
Ces circuits peuvent être prédéfinis (choix des validateurs et de l’ordre) programmés ou spontanés. Les documents en question sont souvent des contrats mais il peut s’agir également de la signature de bons de commande ou de factures électroniques.
Les étapes du parapheur électronique
● La création du document : le document doit être créé, préparé, prêt à être signé. Il doit ensuite être téléchargé dans le bon format sur le parapheur électronique.
● Les circuits de validation : Le circuit peut être préprogrammé ou défini “sur-mesure”.
● La sélection des signataires : cette étape consiste à sélectionner les signataires du document en fournissant leur coordonnées (téléphone, adresse mail etc.)
● La validation et la signature : les signataires reçoivent ensuite une notification via leur adresse mail avec les documents à signer ainsi que toutes les informations nécessaires. Les intervenants peuvent alors procéder à la validation et à la signature (simple ou qualifiée selon le niveau de sécurité choisi).
● L’archivage du document : une fois le document signé et validé, il est archivé électroniquement de façon sécurisé et pérenne dans une GED (Gestion Electronique de Documents).
Quels sont les avantages du parapheur électronique ?
● La sécurité : l’authenticité et l’intégrité des documents sont garanties via un processus de signature électronique conforme. En effet, les parapheurs électroniques bénéficient d’un niveau de sécurité élevé (documents cryptés). De plus, les documents sont stockés dans un espace sécurisé (GED).
● La diminution des coûts : cela permet de réduire les coûts liés au matériel physique (impression, papier, espace de stockage, etc.).
● Une meilleure accessibilité : le parapheur numérique offre la possibilité aux signataires de signer le document à distance depuis n’importe quel endroit.
● Le gain de temps : l’automatisation des processus de validation permet d’accélérer la signature des documents en évitant de multiples allers-retours.
● Facile à déployer : l’implémentation d’un parapheur est relativement simple à mettre en place et est également facile d’utilisation.
Conclusion
Le parapheur électronique présente de nombreux atouts car il permet d’optimiser les processus de validation administrative de documents tout en étant conforme avec les obligations légales.