La GED au service de la facture électronique
Le recours à la facture électronique ne relève plus de la simple option et devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026 dans le cadre de la dématérialisation. C’est pourquoi il est essentiel de se tourner vers des outils de dématérialisation adaptés tels que la GED (Gestion Electronique de Documents) afin de fluidifier le traitement du processus de facturation électronique.
Quels sont les avantages d’une GED pour la facture électronique ?
Dans le cadre de la réforme de la facture électronique 2024, de nouvelles obligations légales seront progressivement mises en place d’ici 2026. Toutes les entreprises assujetties à la TVA auront l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
Définition de la facture électronique
La facture électronique est un type de facture dématérialisée. Il s’agit d’une facture dont le processus est entièrement digitalisé, et ce dans l’ensemble du cycle de vie en passant par les étapes de création de la facture, de transmission et réception, d’intégration et enfin d’archivage. Afin d’être qualifiée de facture électronique, celle-ci doit être émise et transmise électroniquement permettant ainsi sa lecture automatique. Elle doit également contenir toutes les mentions légales obligatoires afin de lui conférer sa valeur juridique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture dite électronique est une facture dont le processus est entièrement dématérialisé. C’est -à -dire que la facture ne doit jamais avoir été imprimée. Elle doit obligatoirement être créée, transmise et reçue uniquement par voie électronique.
Il existe 3 formats de factures électroniques :
- Les factures au format non structuré (JPEG, PDF, HTML) : avec la nouvelle réglementation sur la facture électronique, ce format ne sera plus conforme.
- Les factures au format structuré (XML, UBL, CII) : ce format permet de répondre aux normes de l’EDI (Echange de Données Informatisées).
- Les factures au format hybride (Factur-X) : il s’agit d’une combinaison entre un format structuré et non structuré.
LAD ou facture électronique : quelle option choisir ?
La nouvelle loi 2024 concernant la réception obligatoire des factures au format électronique pour toutes entreprises assujetties à la TVA d’ici 2026 vient bouleverser les méthodes de traitement des factures. De fait, les factures au format papier ou encore PDF seront amenées à disparaître au profit de la facture électronique.
Les technologies de LAD seront donc moins employées dans le traitement des factures, papier du moins. Le format PDF étant lui aussi amené à disparaître pour les factures pour des raisons de conformité.
La facturation “du futur” s’établit désormais via des modes de dépôts automatisés tels que les EDI (Echanges de Données Informatisées) ou les API (Interface de programmation). En effet, les plateformes d’EDI ou d’API sont compatibles avec les formats de factures structurées (CII, UBL) et permettent d’être en conformité avec la réglementation légale.
Conclusion
Bien que la LAD soit une technologie utile dans le traitement des factures papier (celles-ci n’étant bientôt plus conformes), d’autres technologies de facturation voient le jour, à l’instar des plateformes d’EDI.
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