Dématérialisation et obligations légales

Dématérialisation et obligations légales

 

 

La dématérialisation qui s’opère actuellement dans la plupart des entreprises dans le cadre de la transformation digitale est un phénomène relativement nouveau auquel s’accompagne un certain nombre de réglementations légales.

 

Dématérialisation des documents : quel cadre légal ?

La dématérialisation prend une part de plus en plus importante dans les entreprises, et ce depuis une vingtaine d’années environ. Elle englobe l’ensemble des processus de transformation des documents physiques en documents numériques et assure leur traitement, du classement au stockage sur des serveurs informatiques.

Le support électronique vient bouleverser l’organisation de travail dans son ensemble et il est alors essentiel d’instaurer un cadre légal. Celui-ci vise principalement à conférer aux documents numériques la même valeur probante que les documents papier. Pour ce faire, la loi du 13 mars 2000 permet de reconnaître la valeur légale des documents électroniques au même titre que les documents papiers sous les conditions suivantes :

 

  • L’émetteur du document doit pouvoir être identifié (grâce à la signature électronique).
  • L’intégrité du document doit être garantie selon les délais de conservation légaux.
  • Dans le cas d’une copie, le document original doit être conservé.

Réglementation elDAS

Ce règlement à l’échelle européenne (electronic iDentification, Authentification and trust Services) permet de renforcer l’interopérabilité entre les autorités publiques, les entreprises et les citoyens en instaurant un service de confiance numérique et notamment pour la signature électronique . En effet, la  signature électronique permet de  garantir l’authentification de l’auteur et l’intégrité du document.  Le règlement prévoit alors  quatre niveaux de signature et de cachet électronique.

GED et SAE : les outils de la dématérialisation légale

Les documents dématérialisés sont soumis à différentes règles de stockage et de conservation notamment. La mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) permet de prendre en charge les premières étapes du cycle de vie d’un document en assurant l’intégrité de celui-ci en conformité légale.

D’autre part, un SAE ou Service d’Archivage Electronique garantit la valeur probante des documents qu’ils conservent de façon légale conformément aux normes et certifications (NF z 42-013 et NF 544).

 

 

Le cas de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est un exemple de dématérialisation de document. Elle concernera bientôt l’intégralité des entreprises. En effet, depuis le 1er janvier 2021, les factures doivent être transmises obligatoirement au format électronique à destination du secteur public (via le portail Chorus Pro).

Les échéances à venir

Il deviendra désormais obligatoire d’émettre des factures électroniques  pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation sera instaurée de façon progressive selon la taille des structures :

  • Au 1er juillet 2024 pour les GE (grandes entreprises)
  • Au 1er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire)
  • Au 1er janvier 2026 pour les PME (petites et moyennes entreprises) et les microentreprises

Conclusion

L’instauration d’un cadre légal en matière de dématérialisation va de paire avec son développement rapide mais surtout inéluctable au sein des entreprises. Ce cadre légal s’adapte aussi bien à la dématérialisation des documents que sur la dématérialisation des processus.

 

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