5 idées reçues sur la dématérialisation
Pour réussir leur transformation digitale, les entreprises doivent obligatoirement passer par la case “démat”. Comme toute nouveauté, le concept de dématérialisation n’échappe pas à la règle et fait alors l’objet d’un certain nombre de préjugés ou de critiques.
En effet, depuis quelques années maintenant, la plupart des entreprises transitionnent vers le numérique et cette transformation passe par la dématérialisation des documents mais également par l’automatisation des processus métiers. Cette tendance s’est accélérée avec le contexte de COVID-19, favorisant ainsi le développement du télétravail; les méthodes de travail collaboratif à distance ont dû être améliorées pour être plus performantes.
Voici un aperçu des principales idées reçues recensées sur la dématérialisation.
1/ La dématérialisation est onéreuse à mettre en oeuvre
Le passage au numérique est un enjeu essentiel pour la grande majorité des entreprises, qu’il s’agisse de grandes entreprises, d’ETI (entreprises de taille intermédiaire) ou de PME (petites et moyennes entreprises). Il existe différents types de projet de dématérialisation en fonction des besoins de chaque structure, c’est pourquoi il est possible d’adapter les budgets en conséquence. Les solutions de dématérialisation sont multiples et vont du plus simple au plus complexe selon les options choisies. Ce qu’il faut retenir c’est que si un projet de dématérialisation demande une petite mise de départ, celui-ci garantit un ROI élevé à la clé et permet alors de réaliser des économies sur le long terme. A titre d’exemple, certaines études indiquent qu’une facture papier coûte entre 15 et 20 euros en moyenne contre 5 euros pour une facture électronique. Le site des impôts dans une FAQ dédiée à la facture électronique donne un ordre de prix assez proche : “Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros ”.
2/ La dématérialisation est trop complexe à mettre en œuvre
Encore une fois, tout dépend de la taille ou de l’ancienneté de l’entreprise en question. En effet, une entreprise avec un historique fourni verra certes sa tâche plus fastidieuse mais toujours de façon temporaire. Scanner, puis numériser l’ensemble des documents, mettre en place des solutions de GED (Gestion Electronique de Documents), des solutions de SAE (Service d’Archivage Électronique) ou encore automatiser ses processus métiers grâce à la RPA (Robotic Process Automation) sont autant de démarches permettant la dématérialisation au sein de son entreprise. Pour faciliter la mise en place de ses différentes solutions il est préférable de faire appel à des prestataires externes dont c’est le domaine d’expertise. De plus, un projet de dématérialisation est relativement rapide à déployer, quelques semaines en général. Une fois le processus finalisé, il permet de gagner en productivité sur la durée, en soulageant les collaborateurs notamment.
3/ La dématérialisation engendre des risques pour la conservation et la sécurité des données
Avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026, toute une législation a dû être pensée en faveur de la dématérialisation. En ce qui concerne la conservation des données, celles-ci peuvent être stockées dans un SAE (Service d’Archivage Électronique) en conformité avec la norme AFNOR NF Z42-013 dans le cas d’un archivage de document à valeur probante. Autrement, les documents sont stockés dans une GED en toute sécurité. D’autre part, la sécurité des données est assurée via des contrôles internes avec des documents cryptés. De plus, les données dématérialisées échappent à d’éventuels risques de perte ou d’accident (incendie, vol etc dans les salles d’archivage).
4/ Il faut disposer d’experts de la dématérialisation en interne
L’enjeu d’une solution de dématérialisation efficace et adaptée est justement d’être facile à déployer mais surtout à utiliser quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs. C’est la raison pour laquelle la plupart des solutions ne requièrent pas l’acquisition de compétences particulières en la matière. D’autre part, il est soit possible de faire intervenir un prestataire pour faciliter le déploiement ou bien de former ses équipes sur le sujet. En réalité, la deuxième option est essentielle bien que les solutions mises en place soient faciles d’utilisation, il est nécessaire de prendre ce temps pour optimiser la gestion, toujours dans une logique long terme.
5/ Il n’y a pas de garantie au niveau de la productivité
Autre contraire, dématérialiser ses documents permet de gagner en productivité sur le long terme. En effet, les solutions de dématérialisation permettent d’automatiser certaines tâches rébarbatives, ainsi le temps des collaborateurs est mieux redistribué et ceux-ci peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le gain de temps est considérable et le risque d’erreurs de saisie manuelle notamment est grandement limité.
Conclusion
Bien que certains clichés aient la peau dure, il faut retenir de la dématérialisation qu’il s’agit de l’enjeu principal de la transformation digitale. Par conséquent, elle est incontournable et sera amenée à investir l’ensemble des entreprises dans un futur proche comme en témoigne les nouvelles obligations légales sur la facture électronique entre autres.
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