Quels documents peuvent être archivés dans un SAE ?
Faire appel à une solution d’archivage électronique est désormais incontournable avec la dématérialisation des documents présente dans la plupart des entreprises.
Qu’est-ce qu’un SAE ?
Une solution de SAE, ou Service d’Archivage Électronique, permet de verser toutes les archives d’une entreprise dans un outil informatique centralisé. Ainsi, l’ensemble des documents est sauvegardé à un seul et même endroit et peuvent être consultés à tout moment selon la politique de droits d’accès choisie. Le SAE permet ainsi de garantir l’intégrité des documents dans le temps, leur conférant une valeur probante. D’autre part, les données sont sécurisées et les documents ne peuvent être altérés.
Les obligations légales
La spécificité du SAE tient au fait qu’il s’agisse d’un archivage légal répondant à des obligations légales de conservation strictes détaillées via différentes normes et certifications telles que la norme NF Z 42-013 ou la certification NF 461.
Quels sont les documents contenus dans un SAE ?
Les enjeux d’un SAE sont multiples et celui-ci doit pouvoir garantir l’authenticité, la pérennité, la confidentialité et l’intégrité des documents.
Les types de documents présents dans un SAE
Un Service d’Archivage Électronique peut accueillir tous types de documents en théorie, qu’il s’agisse de documents administratifs, fiscaux ou autres. Cependant, tous les documents ne présentent pas les mêmes durées légales de conservation. La mise en place du SAE permet de veiller au respect des délais fixés dont voici quelques exemples :
- Documents RH (bulletin de paie, contrats de travail, soldes de tout compte etc.) : 5 ans
- Documents administratifs (facture fournisseur, facture client, devis, bons de commande etc.) : 10 ans
- Documents fiscaux (impôts sur le revenus, TVA, les société, locaux etc.) : 6 ans
- Documents bancaires (chèque etc.) : 5 ans
- Documents comptables (notes de frais, bilan, compte de résultats etc.) : 10 ans
- Documents sociaux (statuts de la société) : 5 ans à partir de la radiation du RCS; (convocation, rapport du conseil d’administration, feuilles de présence etc.) : 3 ans
- Documents civils et commerciaux (déclaration en douane) : 3 ans
Conclusion
En complément d’une solution d’une GED (Gestion Electronique de Document), le SAE à valeur probante assure l’archivage des documents d’une entreprise de façon légale. C’est-à-dire en respectant la durée légale de conservation des documents.
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