Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
La dématérialisation des documents qui s’opère actuellement dans la plupart des structures via la transformation digitale soumet les entreprises à repenser leur organisation et la gestion de leurs documents numériques. L’archivage est une étape à part entière dans le processus de Gestion Electronique des Documents.
L’archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante renvoie à l’ensemble des procédés de stockage et de restitution des documents garantissant leur inaltérabilité. Les documents ont ainsi la même valeur légale que le document d’origine. Cette démarche s’effectue dans une perspective de bonne conservation des données électroniques.
SAE à valeur probante
Un SAE (Système d’Archivage Électronique) à valeur probatoire est dédié à garantir l’intégrité, la fiabilité et la traçabilité des documents lors de la phase de conservation.
D’autre part, la mise en place d’un système d’archivage électronique à valeur probante permet de répondre aux exigences de la norme NF Z 42-013 en termes d’archivage numérique légal. La norme NF Z 42-013 détaille les obligations légales en matière de conservation sécurisée des documents numériques d’un système d’archivage électronique.
Fonctionnalités d’un SAE
Un Système d’Archivage Électronique offre certaines fonctionnalités complémentaires à celles de la Gestion Electronique de Documents, dont le rôle concerne la gestion courante des documents.
Les principales fonctionnalités du SAE
- Versement : le versement est une opération consistant à faire transiter les documents vers le service des archives via un par transfert sécurisé.
- Conservation : les méthodes de conservation assurent la sécurité et la pérennité des données conformément aux réglementations légales (norme NF Z 42-013)
- Consultation : le SAE prévoit une recherche optimisée des documents mis à disposition et pouvant être consultés à tout moment selon la politique de gestion de droits mise en place.
- Destruction : un SAE permet également de détruire les documents lorsqu’ils arrivent au terme de leur durée légale de conservation.
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