Pourquoi dématérialiser ses contrats ?
Les contrats figurent parmi les documents les plus importants d’une entreprise. Dématérialiser ses contrats permet d’optimiser et de rationaliser leur gestion à travers différents outils.
Qu’est-ce qu’un contrat dématérialisé ?
Un contrat électronique fonctionne de la même manière qu’un contrat papier dans la mesure où les mentions qu’il contient sont identiques. L’ensemble des étapes du contrat est alors dématérialisé (création, validation, signature électronique, archivage).
Valeur juridique du contrat dématérialisé
Un contrat électronique dispose de la même valeur juridique qu’un contrat papier comme en témoigne l’article 1316-1 du décret d’application n° 2001-272 de la loi n° 200-230 du 13 mars 2000 : “L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Afin que le contrat dématérialisé obtienne la même valeur légale qu’un contrat papier traditionnel, les signataires doivent être clairement authentifiés et l’intégrité du document doit être garantie.
Pour quels types de contrats ?
La dématérialisation des contrats est compatible avec tous les types de contrats dont voici quelques exemples :
- Contrat de travail
- Contrat de vente (contrats commerciaux)
- Contrat de location
- Contrat de partenariat
- Contrat de prestation de services
Quels sont les avantages ?
Dans le cadre de la transformation digitale, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la dématérialisation car elle présente un certain nombre d’avantages pratiques, pour la gestion des contrats notamment.
Les avantages liés à la dématérialisation des contrats :
- Automatisation des workflow : grâce à la dématérialisation, le traitement des contrats est simplifié et les délais réduits, avec la mise en place de la signature et du parapheur électroniques notamment. Cela permet de tout coordonner de façon automatisée à distance en garantissant la même valeur légale qu’un original papier.
- Économique : recourir aux contrats dématérialisés permet de réduire les coûts liés à l’impression du papier et à l’envoi postal du courrier. D’autre part, il n’est plus nécessaire de stocker physiquement les documents permettant également de gagner de la place.
- Facilite le partage des données : les contrats sont stockés sur des outils de dématérialisation en ligne tels qu’une GED (Gestion Electronique de Documents) afin de faciliter le partage des données entre les différents intervenants.
- Sécurité des données : la dématérialisation garantit la sécurité des contrats grâce à un archivage numérique légal tel qu’un SAE (Système d’Archivage Électronique). Celui-ci assure l’intégrité des données conformément aux obligations légales, en matière de durée de conservation notamment.
Conclusion
Dématérialiser ses contrats permet avant tout de gagner en efficacité et ainsi augmenter sa productivité globale tout en sécurisant ses données et en restant en conformité avec les réglementations légales liées à la dématérialisation.
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