La gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Les contrats figurent parmi les documents les plus importants, et pour cause, ils représentent un volume conséquent au sein d’une entreprise. C’est pourquoi la gestion du cycle de vie des contrats est un processus central qu’il est intéressant d’optimiser.
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM – Contract Lifecycle Management) désigne le processus englobant l’entièreté du traitement des contrats dans une entreprise. Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats vise à rationaliser et à automatiser l’ensemble des étapes du cycle afin d’améliorer la gestion globale et ainsi gagner en productivité.
Il s’agit d’un processus numérique intégralement dématérialisé, fruit de la dématérialisation et de la transformation digitale des entreprises.
Les étapes du cycle de vie des contrats
1/ La création du contrat : il s’agit de la rédaction du contenu du contrat à partir de la conception de modèles préétablis.
2/ La validation du contrat : cette étape consiste en la validation interne des contrats par le service juridique afin de s’assurer de leur conformité.
3/ La négociation du contrat : les parties prenantes doivent se mettre d’accord sur la nature et le contenu du contrat avant de le signer.
4/ La signature du contrat : l’étape de la signature du contrat valide l’accord de façon officielle.
5/ Le suivi du contrat : le suivi du contrat permet de vérifier le respect des termes de celui-ci et/ou de procéder à des ajustements éventuels (nouvelle législation etc.)
6/ Le renouvellement du contrat : le renouvellement offre la possibilité de revoir ou modifier certains points du contrat, voire le résilier si les termes du contrat le permettent.
7/ L’archivage du contrat : cette dernière étape concerne le stockage du contrat dans un espace sécurisé tel qu’un SAE (Système d’Archivage Électronique).
Le CLM associé à la GED pour gérer les contrats
Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats peut être combiné à une solution de GED. En effet, un CLM peut s’intégrer aux autres logiciels présents dans le système d’information d’une entreprise. Ainsi, l’ensemble des contrats est centralisé et traité par un logiciel CLM pour ensuite être versés dans une GED afin d’être stockés. Les contrats peuvent alors être consultés ou modifiés. La solution de GED intègre les fonctionnalités du CLM pour gérer tous les types de contrats.
Conclusion
La gestion des contrats est souvent fastidieuse, les étapes du cycle de vie étant nombreuses, les logiciels de CLM et de GED présentent de sérieux avantages pour leur gestion. L’automatisation des tâches, la centralisation et le partage des données permettent d’augmenter la productivité de l’entreprise.
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