Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

Qu-est-ce que la gestion documentaire ?

 

La gestion documentaire renvoie à l’ensemble des méthodes et processus mis en place pour optimiser l’organisation et la classification de tous les documents présents dans une entreprise.

 

Définition de la gestion documentaire

La plupart des entreprises, quelle que soit leur taille, sont amenées à gérer un volume considérable de documents en tout genre au sein de son organisation. Une bonne gestion documentaire est alors essentielle pour parvenir à traiter le flux d’informations constant.

On appelle gestion documentaire ou gestion des documents (DM), les différentes pratiques employées visant à structurer et organiser l’ensemble du flux documentaire de l’entreprise. Il s’agit de pouvoir traiter efficacement toutes les données présentes en optimisant le stockage, l’archivage et le partage des documents en centralisant l’information.

 

Les différentes méthodes de gestion des documents

On distingue principalement deux méthodes de gestion documentaire :

 

  • La gestion papier : cette méthode traditionnelle de gestion de documents est la première et par conséquent la plus ancienne. Elle consiste à traiter (classement, tri, partage, recherche etc. ) les documents sous forme physique dans des dossiers entreposés dans une salle d’archivage.
  • La gestion numérique : cette méthode actuelle, permet la conservation de l’ensemble des documents sur des serveurs ou disques durs. A noter que les documents sont encore classés et organisés de façon manuel, ce qui engendre plus de risques d’erreur et une perte de temps considérable.

Ces différentes méthodes, encore employées aujourd’hui, ne permettent pas de répondre de la façon la plus optimale à la problématique de la gestion documentaire et présentent un certain nombre d’inconvénients liés au partage, à la centralisation et à la traçabilité des données notamment.

Comment réussir son projet de GED

Optimiser la gestion documentaire avec la GED

A l’ère de la transformation digitale qui s’opère actuellement pour un grand nombre d’entreprises, de plus en plus de solutions de dématérialisation voient le jour afin de faciliter le traitement des documents et des processus en général. Dans le cas de la gestion documentaire, se tourner vers une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) est tout particulièrement adapté.

 

Qu’est-ce que la GED ?

La gestion Electronique de Documents (GED) est une solution de dématérialisation visant à simplifier et rationaliser la gestion documentaire. Il s’agit d’un système informatique de gestion électronique partagée. Elle permet de gérer l’ensemble des documents provenant de multiples canaux (Emails, courriers, documents PDF, Word, Excel etc.).  La GED permet la prise en charge de l’intégralité des étapes du cycle de vie des documents de l’acquisition jusqu’ à la diffusion.

 

Voici ses principales fonctionnalités :

 

  • Indexation (via les métadonnées)
  • Partage
  • Recherche (en texte intégral)
  • Classement automatisé
  • Interopérabilité
  • Centralisation
  • Traçabilité

 

Quels sont les avantages de la GED pour la gestion documentaire ?

Contrairement aux méthodes papiers ou numériques, les solutions de GED présentent de nombreux avantages au niveau de la gestion documentaire elle-même mais aussi au niveau de la productivité globale de l’entreprise. En effet, la gestion documentaire exige d’adopter une organisation rigoureuse au risque de perdre ou de ne pas retrouver ses documents. La GED permet, entre autres, de pallier ce type de problématique.

 

Les principaux avantages de la GED :

 

  • La centralisation et le partage des informations : l’ensemble des documents étant désormais disponibles sur le système de GED mis en place, il est possible de consulter ou modifier n’importe quel document selon le paramétrage des droits d’accès.
  • Le gain de temps : la recherche via les métadonnées ou par mots-clés permet de retrouver un document instantanément. Ce qui constitue un gain de temps non négligeable lorsque l’on sait que la recherche de documents non retrouvés représente en moyenne 7h30 par semaine pour l’entreprise.
  • La réduction des coûts :  l’automatisation des tâches et la diminution du risque d’erreur permettent aux collaborateurs de se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
  • La conformité réglementaire : la GED permet de garantir l’intégrité des documents grâce à la numérisation fidèle. Les documents ont ainsi la même valeur juridique que les originaux.
  • La sécurité et la traçabilité des données: les documents sont tracés et l’on peut consulter l’historique des versions.

 

Conclusion

Optimiser et maîtriser sa gestion documentaire est un enjeu majeur des entreprises. Au-delà des méthodes traditionnelles, à l’heure de la transformation digitale, les systèmes de Gestion Electronique de Documents (GED) révolutionnent la gestion de documents en proposant des solutions personnalisées adaptées aux différents besoins des entreprises. Ces différentes solutions permettent aux entreprises de réussir leur transition vers la dématérialisation globale de leur gestion.

 

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