Dématérialisation des documents administratifs : quels sont les enjeux ?
La transformation digitale que connaît actuellement la plupart des entreprises dans le cadre de la dématérialisation des documents concerne également les documents dits administratifs au sein d’une société privée.
Qu’est-ce qu’un document administratif ?
Les entreprises doivent faire face à une quantité importante de documents de différentes natures à gérer quotidiennement. Parmi eux, les documents administratifs prennent une part conséquente au sein d’une société. Il s’agit de l’ensemble des documents relatifs à l’activité générale de l’entreprise. Ce sont des documents à caractère fiscal, comptable ou juridique.
Le rôle d’un document administratif au sein d’une entreprise est de garantir la réglementation légale en vigueur en enregistrant les diverses informations et opérations que connaît l’entreprise. D’autre part, les documents administratifs servent à fournir les preuves des échanges avec d’autres organismes (clients, fournisseurs, administrations etc.) permettant ainsi de fluidifier la communication globale entre les différents acteurs.
Quels sont les différents types de documents administratifs ?
Il existe plusieurs types de documents administratifs de natures différentes, parmi lesquels on peut compter :
- Les documents comptables : bons de commandes, factures fournisseurs, bons de réception, registre comptable, livre d’inventaire etc.
- Les documents sociétaux : les statuts de l’entreprise, registres de titres nominatifs, registres de procès-verbaux de conseil d’administration ou d’assemblée générale etc.
- Les documents juridiques : contrats commerciaux, documents bancaires, dossiers d’avocats etc.
- Les documents fiscaux : impôts sur le revenu et sur les sociétés, TVA, cotisation foncière, taxe foncière etc.
- Les documents RH : contrat de travail, bulletin de salaire, arrêt maladie, déclaration d’accident du travail etc.
Pourquoi dématérialiser les documents administratifs ?
La transformation digitale investit depuis quelques années déjà la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille. Ce phénomène entraîne avec lui la dématérialisation des documents.
Les enjeux et avantages de la dématérialisation des documents administratifs
La dématérialisation des documents administratifs repose sur plusieurs enjeux et objectifs et est essentielle car elle offre surtout beaucoup d’avantages pratiques au niveau de l’utilisation.
1/ Le premier enjeu de la dématérialisation des documents administratifs est de réduire les coûts liés à l’impression papier, à l’encre etc. D’autre part, il n’est plus nécessaire de dédier un espace physique pour le stockage des archives ce qui permet de gagner de place et ainsi optimiser les coûts liés à la location de locaux.
2/ Dématérialiser ses documents administratifs permet d’avoir une meilleure accessibilité aux documents. En effet, stockés sur un serveur en ligne, les documents sont consultables et modifiables à distance et à tout moment.
3/ La sécurité des données reste un enjeu crucial de la dématérialisation, elle doit pouvoir garantir la protection des données en limitant les risques d’accident (incendie, inondation etc.), de vol ou de perte d’une part et assurer la valeur probatoire des documents avec l’archivage légal et la signature électronique.
4/ D’autre part, le partage et la centralisation des informations sur un même serveur numérique permet une meilleure communication et améliore ainsi le travail collaboratif.
5/ L’automatisation des tâches rébarbatives permet de gagner du temps en augmentant la productivité. Cela permet aux différents collaborateurs de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
6/ Le respect de la conformité réglementaire est l’un des enjeux fondamentaux de la dématérialisation, des outils permettent le respect des obligations légales, en matière d’archivage électronique notamment (SAE).
7/ La traçabilité des documents permet de disposer d’un historique sur le suivi des transactions et opérations qui se déroulent dans l’entreprise et dans le cadre d’échanges commerciaux avec des clients ou des fournisseurs par exemple.
Dématérialiser les documents administratifs avec la GED et le SAE
La GED est un outil collaboratif permettant de centraliser l’ensemble des documents d’une entreprise sur un même serveur informatique. Ainsi, les documents peuvent être consultés, partagés et modifiés par tous les intervenants conformément à la politique de droits d’accès.
Le SAE quant à lui, fonctionne sur le même principe qu’une gestion électronique de documents mais concerne exclusivement les archives. Ce système d’archivage légal permet alors de respecter la réglementation légale en matière de durée de conservation des documents en conformité avec la norme NF Z 42-013.
Conclusion
La dématérialisation des documents administratifs est un enjeu crucial pour toutes les entreprises en matière de gestion électronique. Cela permet de gagner en efficacité globale via le traitement dématérialisé des documents administratifs, ceux-ci représentant une part importante du volume de documents d’une entreprise.
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