Le cahier des charges d’un projet GED

La rédaction d’un cahier des charges clair et complet est une étape incontournable de la mise en place d’un projet de GED. En effet, celui-ci fait office de feuille de route du projet pour l’ensemble des collaborateurs et intervenants.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de GED ?

Définition de la GED

Une GED ou Gestion Electronique de Documents est une solution informatisée permettant de regrouper tous les documents d’une entreprise au sein d’un seul et même outil : un logiciel de GED. Celui-ci prend alors en charge l’intégralité des étapes du cycle de vie des documents (création, acquisition, versement, indexation, recherche, partage des données, diffusion, monitoring). Une GED permet ainsi de centraliser les données en favorisant le travail collaboratif.

Cahier des charges de GED

Le cahier des charges GED est un document permettant de définir les besoins et attentes d’une entreprise dans le déploiement d’un projet de GED. Pour ce faire, un chef de projet de GED est désigné pour piloter le projet et rédiger en partie ce document avec les collaborateurs qui bénéficieront quotidiennement du logiciel. Le cahier des charges est également destiné à des prestataires externes spécialisés en solutions de GED, qui pourront adapter le projet en fonction des spécificités présentes dans le document.

Quels sont les objectifs du cahier des charges pour un projet GED ?

L’objectif principal du cahier des charges est d’offrir une vision claire et précise du projet aux prestataires spécialisés. En effet, ce document contractuel permet de faire le lien entre le client et les prestataires experts chargés d’implémenter la solution. C’est la feuille de route à suivre du projet, un tel document est donc un gain de temps considérable pour l’élaboration et le suivi des tâches. C’est pourquoi la clarté de son contenu est essentielle afin de faciliter le travail de l’ensemble des intervenants. Que ce soit au niveau de la diminution du risque d’erreurs ou de l’amélioration de l’efficacité, un cahier des charges bien rédigé permet également de réduire les coûts en évitant les retards ou les incompréhensions. Par ailleurs, le budget doit être clairement précisé dans le cahier afin de le respecter.

Comment rédiger le cahier des charges ?

1/ Présentation de la société : la première étape de la rédaction du cahier des charges dans le cadre de la mise en place d’un projet de GED consiste d’abord à établir une présentation précise de la société. Cette présentation permettra de bien cerner le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, son effectif etc. Il s’agit également de décrire son fonctionnement actuel concernant la gestion documentaire, c’est -à -dire mentionner le nombre de personnes mobilisés sur les sujets, les logiciels utilisés, les types de documents etc.

2/ Déterminer les attentes et objectifs : dans un second temps, le cahier des charges doit faire mention des attentes de l’entreprise en matière de gestion de documents. Pour ce faire, il est recommandé de préciser les fonctionnalités que doit comporter la GED, comme par exemple :

• Visualisation des documents (tableurs, images etc.)
• Recherche avancée
• Sécurité des données
• Archivage électronique
• Classement par métadonnées
• Classement automatique par identification de mots clés dans le document (LAD)
• Reconnaissance optique des caractères (OCR)
• Système de multi-classement des documents

Il faut également considérer que la GED sera intégrée au SI (système d’information) et qu’elle sera donc liée aux autres applications de l’entreprise telles que les Ressources Humaines ou encore la comptabilité.

3/ Déterminer les exigences fonctionnelles et techniques
Les exigences fonctionnelles définies dans le cahier des charges jouent un rôle central dans la conception et le déploiement d’un système répondant aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il s’agit de fonctionnalités telles que l’indexation , la recherche, la politique d’archivage etc. Les exigences techniques concernent quant à elles les aspects matériels et logiciels de la solution.

4/ La sécurité et la confidentialité : La sécurité et la confidentialité sont des aspects essentiels lors de la mise en place d’une solution de GED. Le cahier des charges doit ainsi contenir les exigences spécifiques pour garantir une sécurité robuste et la protection des informations sensibles au sein du système.

5 / L’élaboration du budget : étape incontournable de la rédaction du cahier des charges, l’élaboration d’un budget précis doit permettre au projet de voir le jour. Avant de fixer un global, il faut identifier l’ensemble des coûts de l’entreprise liés au projet de GED. Il s’agit principalement des coûts de logiciels, de formations des collaborateurs en interne, de matériel, de maintenance et de support technique. Le choix du fournisseur est également un élément susceptible de faire varier le budget. En effet, chaque fournisseur propose des services variés avec des coûts différents en fonction des fonctionnalités attendues.

6/ L’interface utilisateur : cette étape du cahier des charges vise à déterminer les exigences en termes d’ergonomie et d’expérience utilisateur (UX) afin de garantir une navigation fluide et conviviale de la solution.

7/ L’interopérabilité : le cahier des charges doit mentionner les besoins en matière d’interopérabilité avec les autres systèmes existants. En effet, La GED doit être conforme aux normes de l’industrie, garantissant ainsi son intégration avec d’autres systèmes utilisant les mêmes normes.

8/ L’évaluation des risques : L’établissement d’un Cahier des Charges (CDC) pour la Gestion Électronique de Documents (GED) doit inclure une évaluation approfondie des risques potentiels. Cela garantit la mise en place d’un système robuste et sécurisé en analysant les menaces et en identifiant les vulnérabilités potentielles.

9/ La mise en fonction du projet : c’est la dernière étape de la rédaction du cahier des charges. Elle consiste principalement à établir et faire figurer l’ensemble des délais du projet à respecter en tenant des évolutions et ajustements éventuels.

Conclusion

Rédiger un cahier des charges est incontournable à la mise en place d’un projet de GED. En effet, ce document est avant tout la pierre angulaire de la communication du projet : il permet d’harmoniser les instructions pour l’ensemble des intervenants.