Quelles différences entre une GED métier et une GED transverse ?
Choisir la solution de gestion documentaire la plus adaptée est un enjeu crucial pour les entreprises. En effet, avec la dématérialisation, celles-ci se tournent vers des logiciels de gestion électronique parmi lesquelles il existe plusieurs options telles que la GED métier ou la GED transverse.
Qu’est-ce qu’une GED ?
Une GED (Gestion Electronique de Documents) est solution de gestion documentaire permettant de stocker numériquement l’ensemble des documents d’une entreprise au même endroit. Une GED prend ainsi en charge la totalité du cycle de vie du document :
(acquisition, versement, indexation, recherche, hébergement, partage des données et diffusion). Tous les documents sont centralisés et partagés avec l’ensemble des collaborateurs. En fonction de la politique de droits d’accès mise en place, différentes actions peuvent être effectuées sur les documents telles que des modifications.
En ce qui concerne l’archivage des documents, une solution de SAE à valeur probante sera plus adaptée afin de garantir leur conformité légale.
Différences entre GED métier et GED transverse
Qu’est-ce qu’une GED métier ?
La GED métier est une GED conçue pour s’appliquer à un métier unique. C’est-à-dire qu’il faut mettre en place une GED par métier dont voici quelques exemples :
- Une GED pour les ressources humaines : gestion des contrats de travail, des dossiers du personnel,des bulletins de paie, etc.
- Une GED pour la comptabilité : gestion des factures fournisseurs, des comptes clients, des journaux comptables etc.
- Une GED pour le service juridique : gestion des contentieux, des baux immobiliers, des contrats, la propriété intellectuelle etc.
- Une GED pour le marketing et la communication : gestion de la diffusion des catalogues, présentations, communiqués de presse etc.
- Une GED pour la vente : gestion des bons de commandes,des achats, des devis, des factures etc.
- Une GED pour la production : gestion dossiers techniques, des documents de contrôle qualité, des plans de production etc.
Qu’est-ce qu’une GED transverse ?
A la différence d’une GED métier, la GED transverse réunit l’ensemble des pôles métiers d’une entreprise au sein d’un seul et même outil. Contrairement à une organisation en silos, la GED transverse permet de centraliser toutes les données favorisant ainsi le partage des documents et le travail collaboratif.
Quelle option choisir ?
La mise en place d’une GED métier a l’avantage principal de concevoir un outil plus adapté aux besoins des collaborateurs. Cette GED “sur-mesure” est paramétrée de façon à correspondre parfaitement au métier auquel elle est dédiée. Par exemple, dans le cas des Ressources Humaines, des fonctionnalités spécifiques à ce service sont intégrées à la solution (CVthèque, gestion de la paie, notes de frais ou encore le recrutement). Enfin, une GED métier permet de simplifier la gestion des droits d’accès en n’autorisant que les collaborateurs du département en question à accéder aux documents.
La GED transverse quant à elle permet de couvrir la gestion documentaire de l’ensemble de l’entreprise et présente ainsi l’avantage de favoriser le partage des informations entre les différents intervenants. Une solution transversale peut être plus adaptée à des organisations pratiquant le travail à distance.
Conclusion
Le choix de l’une ou l’autre des solutions dépend des objectifs de l’entreprise. A noter qu’une GED métier est plus rapide à mettre en place. En effet, celle-ci peut être déployée en 3 mois environ, contre 6 à 12 mois pour une GED transverse.
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