Qu’est-ce que la numérisation ?
La numérisation est un procédé informatique consistant à transformer des documents physiques (papier le plus souvent) au format numérique.
Définition de la numérisation
La numérisation s’invite désormais de façon massive dans les entreprises. Et pour cause, dans le cadre d’une démarche de dématérialisation globale, elle est une étape incontournable. A titre d’exemple, la facture numérique sera rendue obligatoire pour les grandes entreprises en 2024 suivies par les ETI et PME en 2025 et 2026.
La numérisation est le processus permettant de convertir différents types de données physiques en données numériques. Il peut s’agir de documents sous forme de textes, d’images, de photos ou encore d’illustrations etc. Pour ce faire, on utilise des outils de Lecture Automatique de Documents (LAD) tels que l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et l’ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères).
La numérisation est l’une des premières étapes dans la mise en place d’une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) visant à stocker l’ensemble des documents numériquement dans un logiciel dédié. Les documents papier sont numérisés afin de pouvoir intégrer la base de données.
Quelles différences entre numérisation et dématérialisation ?
Il est fréquent que ces trois notions soient confondues. Bien que proches, elles présentent certaines différences.
Comme nous l’avons évoqué, la numérisation est le procédé technique permettant la conversion d’un document matériel (papier) en un document numérique par le biais d’outils de Lecture Automatique de Documents. La dématérialisation renvoie quant à elle à un concept plus global, c’est pourquoi l’on peut considérer la numérisation comme l’un des procédés de la dématérialisation.
Quels sont les avantages de la numérisation ?
- Réaliser des économies : les documents étant désormais archivés numériquement, les dépenses liées à la location de salle de stockage sont réduites.
- Centralisation et partage : l’ensemble des documents est centralisé sur un même logiciel facilitant ainsi le partage des données pour tous les collaborateurs.
- Sécurité des données : le stockage virtuel permet de limiter les risques (accident, perte etc.)
- Respect de la réglementation : en matière de durée légale de conservation des documents.
Conclusion
La numérisation est l’une des étapes fondamentales de la dématérialisation. Ce procédé technique permet de stocker l’ensemble des documents d’une entreprise, quelle que soit leur nature dans un logiciel de Gestion Electronique de Documents.
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