Top 10 des meilleures GED

Avec une multitude de solutions disponibles sur le marché, choisir la GED la plus adaptée à ses besoins peut s’avérer complexe. Cet article propose un comparatif des dix meilleures solutions GED actuellement disponibles, en mettant en lumière leurs fonctionnalités, avantages et limites. Que vous soyez une petite entreprise en quête de simplicité ou une grande organisation à la recherche d’une solution robuste et personnalisable, ce guide vous aidera à identifier la solution idéale pour transformer votre gestion documentaire.

Les critères pour définir la meilleure GED

Facilité d’utilisation

• Interface intuitive : Une GED efficace doit offrir une interface utilisateur conviviale et intuitive, permettant aux employés de prendre en main rapidement les fonctionnalités sans nécessiter une formation extensive.
• Accessibilité : La solution doit être accessible depuis différents appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones) et systèmes d’exploitation, facilitant ainsi le travail à distance et la mobilité.
• Recherche avancée : Des outils de recherche performants permettent de retrouver rapidement les documents nécessaires, améliorant ainsi la productivité.

Richesse fonctionnelle

• Gestion des workflows : La capacité à automatiser les processus métiers et les workflows est cruciale pour optimiser les opérations quotidiennes.
• Contrôle des versions : Une bonne GED doit permettre de suivre les différentes versions d’un document, assurant ainsi que les utilisateurs travaillent toujours sur la version la plus récente.
• Collaboration : Des fonctionnalités collaboratives, telles que le partage de fichiers, les commentaires et les notifications, facilitent le travail d’équipe et améliorent la communication interne.
• Indexation et classification : L’indexation automatique et la classification des documents permettent une organisation plus efficace et une recherche plus rapide.

Capacité d’intégration avec d’autres outils

• Compatibilité avec les logiciels existants : La GED doit pouvoir s’intégrer facilement avec les autres outils et applications utilisés par l’entreprise, tels que les ERP, CRM, et les suites bureautiques.
• API et connecteurs : La présence d’API et de connecteurs facilite l’intégration avec des solutions tierces, permettant ainsi une gestion centralisée des informations.
• Interopérabilité : Une « bonne » GED doit être capable de fonctionner avec différents formats de fichiers et de s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise. Elle doit assurer une excellente interopérabilité des outils et des données. Il s’agit d’une fonction indispensable d’une GED digne de ce nom.

Sécurité des données

• Contrôle d’accès : Des mécanismes robustes de contrôle d’accès garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents sensibles.
• Cryptage des données : Le cryptage des données en transit et au repos protège les informations contre les accès non autorisés et les cyberattaques.
• Audit et traçabilité : La capacité à suivre les actions effectuées sur les documents permet de garantir la traçabilité et de détecter rapidement les anomalies.

Conformité aux réglementations

• RGPD et autres normes : La GED doit être conforme aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD en Europe, pour garantir la protection des données personnelles.
• Archivage légal : La solution doit permettre l’archivage des documents conformément aux exigences légales, assurant ainsi la conservation des informations importantes sur le long terme.
• Certifications : La présence de certifications (ISO 27001, etc.) atteste de la conformité de la solution aux standards de sécurité et de gestion des données.

Comparatif des 10 meilleures solutions GED

• Microsoft SharePoint : une GED intégrée et collaborative
• GED Qi² : une solution de dématérialisation complète et paramétrable
• M-Files : une GED axée sur l’intelligence et la flexibilité
• Open Bee : une GED modulaire et accessible
• Alfresco : une GED open-source pour les grandes entreprises
• DocuWare : une GED performante pour l’automatisation documentaire
• ELO Digital : une GED robuste pour la dématérialisation
• Zeendoc : une GED pensée pour les PME
• Youdoc : une GED axée sur la conformité et la performance
• Intalio : une GED spécialisée dans l’automatisation des processus

1/ Microsoft SharePoint : une GED intégrée et collaborative

Microsoft SharePoint est une solution de gestion documentaire qui s’intègre naturellement à l’écosystème Microsoft 365. Plus qu’une simple GED, elle offre une plateforme collaborative où les équipes peuvent partager, co-éditer et organiser leurs documents en temps réel.

Sa compatibilité avec Teams, Outlook et OneDrive en fait un outil puissant pour les entreprises souhaitant centraliser leur gestion documentaire tout en profitant des fonctionnalités avancées de Microsoft. La gestion des versions permet d’éviter les doublons et de suivre les modifications apportées aux documents.

Cependant, SharePoint n’est pas une GED prête à l’emploi : son paramétrage avancé et sa prise en main nécessitent souvent un accompagnement technique. Si son intégration est idéale pour les grandes entreprises utilisant déjà Microsoft 365, elle peut s’avérer complexe et surdimensionnée pour des structures recherchant une solution plus intuitive et indépendante.

2/ GED Qi² : une solution de dématérialisation complète et paramétrable

Développée par le Groupe Puce & Plume (acteur majeur de la dématérialisation), la GED Qi² est une solution de gestion documentaire innovante qui allie flexibilité, intelligence et intuitivité. Conçue pour s’intégrer harmonieusement aux systèmes d’information existants, elle garantit une interopérabilité optimale avec les outils métiers des entreprises.

Grâce à des technologies avancées comme la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) et la Lecture Automatique de Documents (LAD) et d’OCR, la GED Qi² automatise la capture, la classification et l’indexation des fichiers numériques, réduisant ainsi le travail manuel et les risques d’erreur.

Son moteur de recherche performant, basé sur Elastic Search, assure un accès instantané aux documents, même en cas de volumétrie importante. Elle favorise également le travail collaboratif grâce à un système de commentaires, notifications et assignations, permettant un suivi fluide des validations et des tâches.

Particulièrement adaptée aux PME et ETI, la GED Qi² offre une personnalisation avancée avec des workflows sur mesure, une gestion des droits d’accès précise et une interface modulable. Son intégration avec des extranets, intranets, ERP, CRM et logiciels RH en fait une solution clé pour les entreprises cherchant une gestion documentaire optimisée et sécurisée.

Avec ses fonctionnalités avancées comme l’archivage électronique conforme aux normes légales, un plugin Outlook intégré pour capturer et classer automatiquement les emails, ainsi qu’une sécurité renforcée avec des accès contrôlés et un cryptage des données, GED Qi² représente une réponse complète aux enjeux de dématérialisation et d’automatisation des processus documentaires.

3/ M-Files : une GED axée sur l’intelligence et la flexibilité

M-Files propose une approche innovante en abandonnant l’organisation traditionnelle en dossiers au profit d’un classement basé sur les métadonnées. Cette structuration permet un accès rapide aux documents, indépendamment de leur emplacement physique.

Avec ses fonctionnalités de recherche avancée et d’automatisation des workflows, M-Files améliore la gestion des documents dans des environnements nécessitant une grande traçabilité, comme le secteur juridique ou les services financiers. Son intégration avec Microsoft 365, Salesforce et divers ERP facilite son adoption au sein des entreprises.

Toutefois, cette approche peut dérouter les utilisateurs habitués à une arborescence classique, et sa mise en place requiert un temps d’adaptation. M-Files convient particulièrement aux entreprises cherchant une gestion documentaire flexible et intelligente, mais elle peut être plus exigeante à prendre en main pour des utilisateurs ayant des besoins plus standards.

4/ Open Bee : une GED modulaire et accessible

Open Bee se positionne comme une solution GED intuitive et modulaire, adaptée aux entreprises de toutes tailles. Elle centralise les documents dans un espace sécurisé et permet un accès rapide via un moteur de recherche optimisé par l’OCR.

La plateforme met l’accent sur la collaboration et la gestion des processus métier en intégrant des circuits de validation et des accès personnalisés. Elle propose également des fonctionnalités de signature électronique et d’archivage conforme aux normes légales.

Si Open Bee offre un bon équilibre entre simplicité et personnalisation, elle peut toutefois nécessiter une période d’adaptation pour exploiter pleinement ses fonctionnalités avancées. Elle convient aux entreprises souhaitant structurer efficacement leur gestion documentaire sans entrer dans des configurations trop complexes.

5/ Alfresco : une GED open-source pour les grandes entreprises

Alfresco est une GED open-source qui mise sur la flexibilité et l’évolutivité. Son architecture modulaire permet d’adapter la solution aux besoins spécifiques des entreprises, notamment celles gérant un volume important de documents.

Grâce à ses workflows intelligents et à sa gestion avancée des métadonnées, Alfresco facilite l’organisation des documents et leur traçabilité. Son API ouverte permet une intégration avec de nombreux outils tiers comme Microsoft 365, SAP et Google Drive.

Cependant, sa mise en œuvre nécessite une expertise technique et un paramétrage avancé. Destinée aux grandes entreprises ou aux secteurs réglementés, Alfresco peut être trop complexe pour des structures recherchant une solution clé en main et facile à déployer.

6/ DocuWare : une GED performante pour l’automatisation documentaire

DocuWare se distingue par ses capacités avancées d’automatisation des processus documentaires. Conçue pour fluidifier la gestion des documents, elle est particulièrement adaptée aux entreprises cherchant à optimiser leurs processus métiers, notamment dans les services administratifs et financiers.

Grâce à ses workflows intelligents, DocuWare facilite le traitement des factures, la gestion des contrats et l’archivage des dossiers RH. Elle s’intègre avec divers logiciels comptables et ERP, réduisant ainsi les interventions manuelles et le risque d’erreurs.

Son moteur de recherche performant, combiné à l’OCR et à une indexation avancée, garantit un accès rapide aux documents. Toutefois, son déploiement peut nécessiter une configuration poussée pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Si elle est idéale pour les structures ayant des flux documentaires complexes, elle peut être surdimensionnée pour celles recherchant une solution plus simple.

7/ ELO Digital : une GED robuste pour la dématérialisation

ELO Digital va au-delà de la simple gestion documentaire en proposant une plateforme complète de dématérialisation. Elle repose sur un moteur de recherche intelligent, l’automatisation des processus et l’intégration de l’intelligence artificielle pour optimiser l’organisation des documents.

Elle se distingue par sa compatibilité avec de nombreux systèmes tiers (SAP, Microsoft 365, CRM) et sa capacité à gérer des flux documentaires complexes. Elle s’adresse principalement aux entreprises ayant des exigences avancées en matière de GED et d’automatisation.

Cependant, son large éventail de fonctionnalités peut la rendre plus difficile à appréhender pour des entreprises recherchant une solution plus intuitive. Elle est particulièrement adaptée aux structures ayant des besoins évolutifs et nécessitant un haut degré de personnalisation.

8/ Zeendoc : une GED pensée pour les PME

Zeendoc se distingue par sa simplicité et son approche orientée vers les petites et moyennes entreprises. La plateforme permet de numériser, classer et retrouver facilement les documents, tout en intégrant des fonctionnalités comme l’OCR et l’export comptable vers des logiciels comme Sage ou Cegid.

L’interface intuitive et les fonctionnalités automatisées en font un bon choix pour les entreprises souhaitant une GED accessible sans nécessiter un paramétrage complexe. Toutefois, Zeendoc reste plus limité en termes de personnalisation et d’intégration avec d’autres outils métier, ce qui peut être un frein pour des structures ayant des besoins plus poussés.

9/ Youdoc : une GED axée sur la conformité et la performance

Youdoc est conçu pour répondre aux enjeux de conformité et de structuration documentaire des entreprises. Sa gestion dynamique des documents permet un accès rapide aux fichiers tout en garantissant une traçabilité rigoureuse.

Grâce à ses workflows automatisés, la solution facilite la gestion des processus métiers et assure un archivage conforme aux normes en vigueur. Son intégration avec divers ERP et outils collaboratifs en fait une solution adaptée aux entreprises ayant des exigences réglementaires strictes.

Toutefois, sa configuration et son déploiement nécessitent un accompagnement pour en exploiter pleinement le potentiel. Youdoc s’adresse principalement aux entreprises devant gérer des volumes importants de documents avec un fort besoin de contrôle et de sécurité.

10/ Intalio : une GED spécialisée dans l’automatisation des processus

Intalio se positionne comme une solution complète de GED intégrant des fonctionnalités avancées d’automatisation et de gouvernance documentaire. Son moteur de gestion des métadonnées et ses workflows personnalisables permettent d’optimiser les flux documentaires.

Elle s’intègre avec divers ERP, CRM et outils collaboratifs, facilitant ainsi la digitalisation des processus métier. Son orientation vers la conformité réglementaire en fait un choix pertinent pour les entreprises soumises à des obligations strictes en matière de gestion documentaire.

Néanmoins, son implémentation peut être complexe et nécessiter une expertise spécifique. Elle s’adresse davantage aux organisations ayant des processus documentaires sophistiqués qu’aux entreprises recherchant une solution simple et immédiatement opérationnelle.

Quelle GED choisir ?

Le choix d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) est une décision stratégique qui peut transformer la manière dont une entreprise gère ses informations. Chaque solution présentée dans ce comparatif offre des fonctionnalités plus ou moins adaptée à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse de collaboration, d’automatisation des processus, ou de conformité réglementaire.

En évaluant vos priorités en matière de gestion documentaire, que ce soit la simplicité d’utilisation, la flexibilité, ou la sécurité des données, vous pourrez identifier la solution qui correspond le mieux à vos objectifs. Que vous soyez une petite entreprise cherchant à structurer vos documents ou une grande organisation nécessitant une gestion documentaire avancée, il existe une solution GED capable de répondre à vos exigences et qui vous accompagnera dans votre transformation numérique.

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