Comment numériser un document ?
La numérisation consiste en l’élaboration d’un processus de transformation des documents papier au format numérique. Les documents, quelle que soit leur nature, sont alors soumis à différentes étapes transitoires afin de pouvoir être stockés numériquement dans une base de données.
La numérisation des documents
La numérisation des documents est l’étape centrale de la dématérialisation. Numériser un document consiste donc à transformer un support matériel (papier le plus souvent) en un fichier électronique.
Différence entre “dématérialisation “ et “numérisation”
Il convient de distinguer les termes de numérisation et de dématérialisation, qui ne renvoient pas tout à fait à la même chose. En effet, il faut entendre par numérisation l’opération technique qui permet de convertir (via un scanner) les fichiers papiers au format numérique, tandis que le concept de dématérialisation s’inscrit dans une démarche plus globale de transformation digitale. Ainsi, la numérisation est un des procédés de la dématérialisation.
Avant de s’engager dans un projet de numérisation des documents, il est essentiel de définir ses objectifs en amont. A savoir, quels sont les types de documents à numériser et dans quel ordre. D’autre part, il est important d’impliquer l’intégralité des équipes et collaborateurs au sein du processus de dématérialisation.
Il existe différents outils de Lecture Automatique des Documents afin d’exploiter les données numériques.
La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR)
L’utilisation d’un logiciel OCR figure au premier plan des méthodes de numérisation des documents. Il s’agit d’une des technologies de Lecture Automatique des Documents (LAD). En effet, la Reconnaissance Optique de Caractères ou Optical Character Recognition en anglais permet de comparer les signes avec des bibliothèques de formes dans le but de les faire coïncider. L’OCR transforme un document scanné en texte et a la capacité de traiter certaines données structurées telles que les images.
La Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)
Un logiciel de RAD permet la numérisation des documents via l’utilisation du scanner combinée aux technologies de Reconnaissance Optique des caractères. La RAD a pour mission d’identifier la nature des documents concernés (factures, bulletins de paie, contrats etc.) par le biais de signes prédéfinis.
La Reconnaissance Intelligente de Caractères (ICR)
L’ICR est l’acronyme pour Intelligent Character Recognition. Il s’agit d’une technologie proche de celle de l’OCR permettant la reconnaissance de caractères manuscrits (l’ensemble des lettres de l’alphabet ainsi que les caractères spéciaux). Son mode de fonctionnement est basé sur le Machine Learning lui permet d’alimenter et accroître sa base de données en permanence.
La numérisation fidèle
Lorsque l’on s’aventure sur le terrain de la numérisation, il est essentiel de connaître et respecter certaines obligations légales. Afin qu’un document numérique puisse acquérir la même valeur probante qu’un document papier original, il doit être conforme aux certifications Z 42-013 et NF Z42-026. On qualifie alors de fidèle toute copie conservée dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) de façon durable.
Le choix du prestataire
Bien qu’il existe un certain nombre de logiciels gratuits permettant de numériser ses documents, faire appel à une entreprise spécialisée reste nécessaire pour une organisation professionnelle. En effet, dans le cadre d’une dématérialisation globale de l’entreprise, choisir un prestataire permet de répondre aux obligations légales imposées concernant la valeur probante et la conservation des documents au sein d’une GED et d’un SAE.
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