Qu’est-ce que la GED ?

La GED (Gestion Électronique des Documents) est aujourd’hui le pivot central de l’architecture des données d’une organisation. Elle est le réceptacle structuré de l’ensemble des documents numériques, qu’ils soient vivants ou archivés, permettant de maîtriser l’information de sa création à sa destruction.

La GED en quelques mots

Comment fonctionne la GED ?

La Gestion Électronique des Documents regroupe toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de son acquisition à sa diffusion et son archivage. Elle s’élabore sur une plateforme commune adaptée aux besoins de l’organisation, constituant le référentiel unique et structuré des documents.

Le cycle de vie documentaire optimisé

La GED permet de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser tous types de documents grâce à des logiciels informatiques. Ce processus est hautement structuré et comprend 6 étapes principales, souvent automatisées :

1. L’acquisition des documents

Cette première étape est l’entrée du document dans le système et peut se faire de deux manières principales :

• Fichier numérique original (nativité) : Cela concerne la majorité des documents internes (créés dans la suite bureautique) et un nombre croissant de documents externes (e-mails, fichiers échangés via portail web ou API). Le fichier est directement injecté dans le système.
• Document sur support papier (numérisation) : Pour les documents physiques (courriers entrants, anciennes archives), la numérisation est nécessaire. Le document est scanné pour générer un fichier image. L’efficacité de cette étape dépend de l’utilisation de logiciels OCR (Reconnaissance Optique des Caractères), qui ajoutent une couche de texte invisible au fichier image. Cette couche permet ensuite l’indexation intégrale (full text), rendant le contenu du document papier interrogeable comme s’il était nativement électronique.

2. Le versement, l’indexation et l’enrichissement sémantique

Une fois acquis, le document numérique subit trois opérations cruciales : le classement, le référencement et l’indexation.

• Le classement et le référencement sont effectués à partir de critères factuels (date de création, nom du client, service d’origine).
• L’indexation s’appuie sur des mots-clés, des métadonnées et sur le contenu.

Aujourd’hui, ces traitements sont de plus en plus gérés par l’Intelligence Artificielle (IA). L’IA et les algorithmes d’apprentissage automatique permettent l’extraction de données intelligentes (IDP), allant au-delà de l’OCR pour identifier des champs spécifiques dans le document (numéro de facture, date, montant, identité du signataire) et les renseigner automatiquement comme métadonnées. Ces traitements successifs aboutissent à une description fine et riche du document, facilitant les requêtes de recherche complexe, y compris la recherche sémantique (rechercher non pas le mot, mais le concept associé) grâce à des moteurs de recherche avancés.

3. L’hébergement, le stockage et le partage des données

L’accès au document numérique doit être facile et surtout rapide. Le dimensionnement des serveurs de stockage doit être adapté au volume actuel et futur des documents afin d’éviter toute saturation qui pénaliserait la productivité.

Le partage des données entre collaborateurs est central et s’effectue généralement via Intranet, Internet ou des plateformes de partage dédiées. Il est essentiel de définir clairement les droits d’accès (lecture seule, modification, diffusion) pour garantir la sécurité et la confidentialité.

Concernant l’hébergement, la tendance s’oriente vers des solutions Cloud (SaaS) qui offrent flexibilité, mobilité (accès immédiat depuis n’importe quel terminal) et une gestion simplifiée des sauvegardes (souvent redondées). Cependant, de nombreuses grandes entreprises optent pour des solutions de Cloud Hybride ou On-premise (sur site) pour des raisons de souveraineté des données et de sécurité accrue, surtout dans les secteurs soumis à forte réglementation.

4. La diffusion et la traçabilité (Workflow)

Les modalités de diffusion dépendent des contraintes et des spécificités de chaque métier. L’un des atouts majeurs de la solution GED est d’intégrer des outils de workflow de validation qui assurent la traçabilité de chaque étape du cycle de vie du document.

Cela signifie que le système gère automatiquement le circuit des documents (par exemple, un contrat passe de la rédaction à la validation par le manager, puis à la signature électronique par le directeur). La solution GED conserve l’historique des opérations, des différentes versions du document, et des modifications successives, garantissant que la version consultée par un collaborateur est toujours la plus à jour et la plus valide.

5. L’archivage : Distinction fondamentale entre GED et SAE

Le document électronique est archivé de façon temporaire pendant sa phase d’utilisation courante. Néanmoins, il est fondamental de distinguer la GED du Service d’Archivage Électronique (SAE).

La GED héberge des copies de travail du document, soumises à de multiples modifications, compressions et indexations au cours de leur cycle de vie. Sa vocation est de faciliter le travail collaboratif et le partage d’information. Dans le domaine de la gestion électronique des documents, comprendre l’importance de l’archivage durable par signature électronique constitue un atout majeur pour assurer la conformité et la pérennité des informations.

Le SAE à valeur probante, en revanche, est un système dédié à l’archivage légal à valeur probante. Il est conçu pour sécuriser la conservation du document original non modifié et garantir son intégrité sur le long terme. Le SAE impose des restrictions d’accès (lecture seule) et l’interdiction de toute modification, se conformant aux exigences strictes de la norme française NF Z 42-013 (révisée en 2020) et de son équivalent international ISO 14641-1.

En pratique, pour garantir la disponibilité, la confidentialité et la pérennité du document légal, les entreprises utilisent le plus souvent une GED associée à un SAE. Après son utilisation courante, le document jugé légalement important (comme un contrat signé ou une fiche de paie) est versé de la GED vers le coffre-fort numérique du SAE.

6. Le monitoring et les tableaux de bord

Le processus est complété par des outils de supervision qui permettent d’analyser l’activité et d’assurer le suivi.

• Les notifications automatiques informent immédiatement chaque collaborateur des événements importants (arrivée d’une pièce, document en attente de validation).
• Le tableau de bord (dashboard) unique par utilisateur permet de visualiser les tâches en cours, l’historique et les statistiques d’utilisation. Il offre une aide précieuse à la décision et au reporting, regroupant des données transverses sans avoir besoin de multiplier les fichiers Excel.

Quelles sont les fonctionnalités majeures d’une GED moderne ?

Les solutions de GED actuelles intègrent des fonctionnalités avancées qui répondent aux impératifs de la transformation numérique :

1. Gestion avancée des données et contenu

• L’automatisation du classement et de l’indexation : Les règles sont prédéfinies, mais l’utilisation de l’IA cognitive permet une classification et un taggage automatiques, y compris pour les contenus non-structurés.
• La recherche organisée et sémantique : Elle ne se limite plus au simple full text par mots-clés mais utilise les métadonnées enrichies par l’IA et la recherche sémantique pour retrouver une information pertinente, même si le terme exact n’est pas présent.
• La gestion des versions (Versioning) : Capacité à conserver et à tracer chaque modification apportée à un document, permettant de revenir facilement à une version antérieure.
• La conservation adaptée aux exigences métier : Définition de politiques de rétention pour garantir la conformité aux obligations légales et internes.

2. Connectivité et adaptabilité du système

• L’interopérabilité (API et Webservice) : C’est une fonctionnalité indispensable. La GED doit pouvoir communiquer fluidement avec l’ensemble du Système d’Information (SI) de l’entreprise (ERP, CRM, SIRH, etc.) grâce à des API (Applicative Programming Interface) robustes.
• La flexibilité et la modularité : Le logiciel doit pouvoir s’adapter aux spécificités des différents métiers et évoluer avec les besoins de l’entreprise (montée en charge, ajout de nouvelles fonctionnalités).

3. Sécurité et conformité (RGPD)

• Sécurité et droits d’accès affinés : Mise en place de contrôles d’accès précis basés sur les rôles et les profils, ainsi que des mécanismes de chiffrement avancés des données (y compris en transit).
• Conformité réglementaire : Aide à la mise en œuvre des politiques de gestion documentaire en accord avec les normes légales (RGPD pour la gestion des données personnelles, normes d’archivage légal, etc.).

Les avantages et l’impact stratégique de la GED

Le déploiement d’une solution GED n’est pas seulement un projet informatique ; c’est une initiative stratégique qui agit sur plusieurs leviers : la productivité, l’économie, la sécurité et l’image de l’entreprise.

1. Pour l’organisation : gain de productivité et de fiabilité

Le principal enjeu de la mise en place d’une GED est le gain de productivité, souvent évalué entre 20 % et 40 % de réduction du temps de recherche manuelle.

• Optimisation de la gestion courante : Les documents sont classés instantanément et accessibles en temps réel. L’historique des opérations simplifie les réponses aux requêtes internes ou clients, car l’information est retrouvée en quelques secondes (il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document manuellement).
• Réduction des risques et amélioration de la fiabilité : La traçabilité des versions et le workflow de contrôle automatique garantissent que l’entreprise travaille toujours avec la version valide du document, évitant ainsi les erreurs coûteuses et les difficultés liées à la perte d’information.
• Économies conséquentes : La réduction des impressions et des coûts associés (papier, consommables, stockage physique) génère des économies directes. Découvrez comment une solution adaptée en gestion électronique de documents peut transformer votre entreprise, et explorez nos conseils pour choisir le prix optimal d’un logiciel GED qui répondra à vos besoins.
• Soutien à la qualité et la conformité : La GED favorise la démarche de management de l’information et de la qualité, notamment en supportant la certification ISO 9001.

2. Pour les utilisateurs : travail collaboratif et mobilité

La transition vers le digital simplifie concrètement le travail des utilisateurs :

• Concentration sur la valeur ajoutée : L’automatisation des tâches répétitives (classement, saisie des données, suivi des validations) libère les collaborateurs pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Accès immédiat et mobilité : Grâce au Cloud et aux interfaces web, les données sont accessibles quel que soit le lieu de travail (télétravail, mobilité, présentiel), favorisant l’efficacité de l’organisation nomade.
• Production collaborative : La GED permet à plusieurs collaborateurs d’intervenir et de réviser un même document selon leurs niveaux d’autorisation, uniformisant les pratiques documentaires et structurant le circuit de validation.

3. Pour la RSE : l’impact environnemental

La solution GED s’inscrit dans une démarche de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE) en diminuant l’impact environnemental. Non seulement elle réduit le recours au papier (le papier représente environ 75 % du poids des déchets de bureaux), mais elle minimise également les émissions de CO2 liées à la production et au transport de papier. L’accès centralisé à l’information, au lieu de sa duplication, est également un facteur de sobriété numérique si l’on prend soin de choisir des solutions d’hébergement éco-conçues.

Mise en œuvre et choix d’une solution GED

Le succès d’un projet GED dépend d’une préparation minutieuse et d’un alignement stratégique entre les besoins métier et la faisabilité technique. Le processus se déploie en plusieurs phases.

1. Définir et cadrer son projet

La première étape est l’élaboration d’un cahier des charges (CdC) de GED détaillé. Il est crucial d’impliquer tous les futurs utilisateurs et d’identifier non seulement les objectifs (gains de productivité, réduction des coûts, conformité) et les besoins spécifiques (gestion des contrats, gestion des factures), mais aussi les blocages et les problèmes récurrents dans le flux documentaire actuel.

Le CdC sert de référence et doit définir précisément :

• La quantité, la nature et le format des documents à gérer (fichiers, poids, types).
• Les exigences d’hébergement (Cloud, On-premise, Hybride) et de sécurité des données.
• Les critères de classement, d’indexation et de recherche souhaités.
• Les besoins en gestion des droits d’accès, de workflow et d’archivage légal.

2. Choisir la bonne architecture (transverse, métier ou mixte)

Le choix de l’architecture du système est déterminant :

• Système transversal : Un seul logiciel GED pour l’ensemble de l’entreprise, assurant une collaboration optimale entre les services et une vision globale de l’information. Il nécessite un temps de mise en place plus long.
• Système par métier : Chaque service dispose du logiciel le plus adapté à ses besoins ultra-spécifiques (par exemple, une solution GED spécifique aux RH et une autre à la comptabilité). Cette segmentation peut cependant pénaliser la transversalité et la collaboration inter-services.
• Système mixte : Une solution de nouvelle génération, à la fois transversale et configurable de différentes façons pour répondre aux besoins spécifiques de chaque département. C’est souvent l’approche privilégiée par les ETI et les grandes entreprises.

3. Sélection et test des logiciels

Le choix final doit s’orienter vers une solution qui allie compatibilité, évolutivité et pérennité.

• Compatibilité et interopérabilité : Le logiciel doit s’intégrer sans difficulté à l’écosystème informatique existant (ERP, CRM) via des API et des webservices robustes.
• Évolutivité : S’assurer de la capacité de l’éditeur à proposer de nouvelles fonctions, des mises à jour régulières (notamment en matière d’IA et de sécurité) et un design moderne.
• Confiance dans l’hébergeur : Pour les solutions SaaS, il est impératif d’être vigilant quant au lieu de stockage des données (législation applicable) et de s’assurer de la pérennité et des garanties de sécurité du fournisseur.

Il est recommandé d’organiser une phase de test (Proof of Concept – POC) sur un seul service pour analyser l’impact de la solution, juger de son intuitivité et de son accessibilité pour tous les utilisateurs, quelles que soient leurs compétences informatiques.

4. Le rôle crucial de l’accompagnement et de la formation

La réussite du déploiement repose sur l’implication des futurs utilisateurs et la qualité de l’accompagnement. La gestion du changement est essentielle : une formation initiale complète est indispensable, ainsi qu’un suivi ponctuel lors des mises à jour ou de l’intégration de nouvelles fonctionnalités. Le recours à des intégrateurs spécialisés peut sécuriser le projet, notamment lors de la migration de volumes importants de données existantes.

Les défis de la GED moderne : IA, Cloud et Cybersécurité

Pour rester à la pointe, une solution GED doit intégrer les tendances technologiques de fond qui redéfinissent la gestion documentaire.

L’intégration de l’Intelligence Artificielle (IA)

L’IA est le principal levier de transformation de la GED. Elle est utilisée pour :

• L’extraction de données intelligentes (IDP) : Identification et extraction automatiques de données critiques dans des documents non structurés (contrats, courriers), avec un niveau de précision que l’OCR seule ne peut atteindre.
• La classification sémantique : Au lieu de classer uniquement par tags manuels, l’IA comprend le sens du document et le classe automatiquement, par exemple, en distinguant une “facture d’achat” d’une “facture de vente”.
• La recherche prédictive : Les systèmes apprennent des comportements des utilisateurs et sont capables de proposer les documents pertinents avant même qu’une recherche complète ne soit lancée.

Le choix du modèle d’hébergement : SaaS et Cloud Hybride

La démocratisation du prix des logiciels et la multiplication des offres ont permis l’essor du modèle SaaS (Software as a Service), hébergé sur le Cloud et exploité par l’éditeur.

• Pour les TPE/PME : Le SaaS est idéal, car il est moins coûteux qu’une licence et offre une grande facilité d’utilisation (indexation automatique, consultation à distance).
• Pour les ETI/Grands Comptes : Si le SaaS offre l’agilité, la question de la souveraineté des données et de la sécurité reste centrale. Beaucoup optent pour le Cloud Hybride, permettant de stocker les données sensibles sur des serveurs privés ou sur des Clouds locaux et sécurisés, tout en utilisant la flexibilité des applications Cloud pour la gestion courante.

Cybersécurité et conformité légale

Face à la croissance des menaces cyber, la solution de GED moderne doit garantir un niveau de sécurité maximal :

• Sécurité des accès : Au-delà des mots de passe, l’authentification multi-facteurs (MFA) doit être la norme.
• Politiques de rétention et destruction : L’outil doit permettre de définir et d’appliquer automatiquement les durées légales de conservation pour chaque type de document, assurant la conformité au RGPD (droit à l’effacement) et aux réglementations spécifiques au secteur d’activité.

La distinction entre GED, SAE et GEC

Une confusion fréquente persiste entre les trois principaux acronymes de la gestion documentaire.

La GED couvre un champ d’action bien plus large que la GEC, qui est une composante spécifique. De même, la GED et le SAE sont complémentaires et non interchangeables : après avoir été géré et validé en GED, le document doit être versé au SAE pour son archivage légal.

La GED, pilier de la performance numérique

La Gestion Électronique des Documents a dépassé sa fonction initiale de simple dématérialisation. Aujourd’hui, elle se positionne comme le cœur névralgique du Système d’Information et un levier essentiel de la transformation numérique. En structurant l’information, elle ne fait pas qu’accélérer les processus internes ; elle assure la conformité légale (RGPD, facture électronique, archivage probant) et renforce la résilience de l’entreprise face aux risques de perte de données et de cyberattaques. En définitive, investir dans une solution de GED moderne, c’est choisir de faire de l’information un avantage compétitif durable, garantissant une meilleure productivité, une sécurité accrue et une préparation optimale pour les obligations réglementaires de demain.

Questions fréquentes sur la GED

Que veut dire GED ?

GED est l’acronyme français pour Gestion Électronique des Documents. Il désigne une solution logicielle intégrée au système d’information (SI) d’une organisation dont la mission est de regrouper, organiser et diffuser l’ensemble de ses flux documentaires (papier et électroniques) de manière structurée.

Pourquoi mettre en place une GED ?

Le déploiement d’une GED vise principalement à optimiser la gestion documentaire courante d’une entreprise. Cela se traduit par l’automatisation des tâches récurrentes, une réduction significative des coûts de traitement (papier, recherche) et une simplification majeure du partage et de l’accès aux données entre les collaborateurs et les services.

Comment déployer une GED ?

La mise en place d’un projet GED nécessite une préparation minutieuse en amont, commençant par la définition d’un cahier des charges qui identifie les besoins spécifiques des métiers et des utilisateurs. Le choix du logiciel résulte d’un processus structuré, s’appuyant sur des tests (POC) et reposant impérativement sur la concertation avec l’ensemble de ses futurs utilisateurs et, souvent, sur l’expertise d’intégrateurs spécialisés.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une GED ?

Les fonctionnalités clés d’une solution de GED incluent l’automatisation du classement (de plus en plus assistée par l’IA), l’indexation avancée (par métadonnées, full text et sémantique), la recherche rapide par mots-clés, la gestion de la traçabilité (workflow, versioning), la flexibilité du logiciel et son interopérabilité avec les autres outils du Système d’Information.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Le choix repose sur une analyse approfondie des besoins : la quantité et la nature des documents, le budget et les exigences de sécurité. L’entreprise doit choisir entre un système transverse (unique pour toute l’organisation), un système métier (spécifique à chaque service) ou un système mixte, tout en privilégiant l’évolutivité de la solution et sa capacité à s’intégrer avec les outils existants.